COSO II APLICADO EN CUENTAS POR COBRAR

CAPÍTULO V (CASO PRÁCTICO)

AUDITORÍA INTERNA APLICADA EN LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE UNA EMPRESA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTA DE CERVEZA

5.1 DATOS IMPORTANTES DE LA EMPRESA

a. Fundación: Distribuidora Aquiles, S.A. se fundó el 4 de diciembre de 2000 como una empresa dedicada a la distribución y venta de cerveza en diferentes marcas y presentaciones, con sede en la ciudad de Guatemala.

b. Visión: Ser líder en el mercado de bebidas alcohólicas.

c. Misión: Ser la empresa número uno de Centro América en la comercialización de cerveza; trabajar junto con sus clientes y proveedores parar cumplir las expectativas de los consumidores; confiar su éxito en la eficacia, calidad operativa y diversidad de productos; invertir para proveer mejores beneficios a sus consumidores, clientes, colaboradores, accionistas y comunidad en general.

d. Cobertura de ventas: la empresa tiene cobertura en el departamento de Guatemala, el resto del país es atendido por empresas relacionadas.

e. Clasificación de clientes: los clientes están clasificados en tres categorías:

• Clientes mayoristas: depósitos que venden al por mayor.

• Clientes de mercados especiales: supermercados y tiendas de conveniencia.

• Clientes detallistas: restaurantes, tiendas, bares y clientes en general.

f. Atención a clientes: los clientes son atendidos a través de los sistemas de pre-venta y auto-venta para lo cual se utiliza una flota de vehículos propiedad de Distribuidora Aquiles, S.A. En el primer sistema, los vendedores visitan a los clientes para tomar pedidos que son despachados posteriormente por personal de reparto; en el segundo, los vendedores transportan producto para la venta y entrega directa a los clientes.

Los vendedores de pre-venta se conducen en paneles; el personal de reparto y los vendedores de auto-venta lo hacen en camiones acondicionados para el transporte del producto. Los clientes que atiende cada tipo de vendedor son:

• Vendedores de pre-venta: mayoristas y de mercados especiales.

• Vendedores de auto-venta: detallistas.

g. Sistema de cobro a clientes: las ventas son cobradas así:

• Vendedores de pre-venta: cobran las ventas al crédito de clientes mayoristas y de mercados especiales.

• Personal de reparto: cobran las ventas de contado de clientes mayoristas y de mercados especiales. En ocasiones, cobran las ventas al crédito que no han sido pagadas a los vendedores, esto como una condición previa al despacho de nuevos pedidos al cliente.

• Vendedores de auto-venta: cobran las ventas de contado y al crédito de clientes detallistas.

• Cobradores: colaboran en el cobro de las ventas al crédito de los clientes de mercados especiales que pagan en sus oficinas administrativas.

• Encargado de Cartera Mercados Especiales: controla los pagos efectuados por clientes a través de transferencias bancarias.

h. Límites y plazos de créditos: la empresa concede crédito de acuerdo a las capacidades de venta y pago de los clientes, estableciendo los siguientes plazos:

• Clientes mayoristas: 30 días.

• Clientes de mercados especiales: 30 días y 60 días.

• Clientes detallistas: 8 y 15 días.

i. Sistema de información: el Sistema SAK500 es un programa diseñado por el departamento de Informática de Distribuidora Aquiles, S.A. que administra las operaciones de la empresa y apoya sus estrategias de negocio.

j. Estados financieros: la evaluación de auditoría interna es por el período del 1 de julio al 31 de diciembre de 2010. Los estados financieros de la empresa al 30 de junio de 2010 son los siguientes:

k. Departamento de Auditoría Interna: en octubre de 2010, el Consejo de Administración, a través de su comité de auditoría, decidió cambiar los servicios de auditoría interna que eran prestados por una firma independiente y crear un departamento de Auditoría Interna como parte de la estructura organizacional de la empresa. Actualmente, las funciones de auditoría interna se realizan en apego a las guías obligatorias del Marco Internacional para La Práctica Profesional de la Auditoría Interna establecido por el Instituto de Auditores Internos de Estados Unidos de América, por lo cual se cumplen los siguientes lineamientos básicos:

• El estatuto de auditoría interna está aprobado por el Consejo de Administración, y el mismo contiene el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la auditoría.

• Anualmente se ratifica ante el Consejo de Administración la independencia con que actúa el departamento de Auditoría Interna.

• El personal de auditoría interna es íntegro, objetivo, confiable, competente y se capacita constantemente en su profesión.

• Se mantiene un programa de aseguramiento y mejora de la calidad del trabajo.

• La actividad de auditoría interna se gestiona de manera eficaz de tal forma que añade valor a la entidad.

• La función de auditoría interna está enfocada a evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gobierno, gestión de riesgo y control.

• Los trabajos de auditoría interna se realizan de manera planificada a fin de cumplir los objetivos de la actividad, los resultados se difunden a las partes apropiadas y se da seguimiento a los planes de acción.

5.2 PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

Con base al programa de trabajo del departamento de Auditoría Interna para el 2011, se evaluará el control interno existente en el departamento de Créditos y Cobros de Distribuidora Aquiles, S.A. La evaluación se realizará bajo la metodología de gestión de riesgos corporativos (Coso ERM o Coso II) y de conformidad con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. Las directrices del trabajo son las siguientes:

a. Objetivo: evaluar la eficacia del control interno y de la gestión de riesgos corporativos del departamento de Créditos y Cobros con el fin de facilitar recomendaciones para su mejora.

b. Alcance: se evaluarán los ocho componentes de la gestión de riesgos corporativos existentes en el departamento de Créditos y Cobros por el período del 1 de julio al 31 de diciembre de 2010. El trabajo incluirá la evaluación de la fiabilidad de la información, la eficacia y eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las normas y leyes aplicables.

c. Recursos:

• Humanos

1 Analista de Auditoría para el trabajo de campo y preparar el informe

1 Jefe de Auditoría para supervisar, revisar y discutir el informe

1 Gerente de Auditoría para discutir y difundir el informe

• Tiempo

Trabajo de campo: del 3 al 31 de enero de 2011

Preparación del informe: del 1 al 4 de febrero de 2011

Revisión del informe: del 7 al 9 de febrero de 2011

Discusión del informe: 10 y 11 de febrero de 2011

Difusión del informe: 14 de febrero de 2011

d. Métodos y Técnicas:

• Métodos de evaluación: entrevistas, narrativas y cuestionarios.

• Técnicas de verificación: inspección, observación, confirmación, investigación, confrontación, revisión documental, pruebas sustantivas y de cumplimiento.

e. Informe: los resultados del trabajo serán comunicados por el Gerente de Auditoría al Consejo de Administración a través de un informe que incluirá las conclusiones y recomendaciones de auditoría, así como los planes de acción de la Gerencia General. Antes de presentar el informe al Consejo de Administración, éste se discutirá con la Gerencia General y las Gerencias Operativas afectadas para conocer los planes de acción a implantar.

f. Programa de trabajo: el siguiente programa de trabajo ha sido autorizado por el Gerente de Auditoría, el mismo será ejecutado por el Lic. Omar Marín, Supervisor de Auditoría, bajo la supervisión del Lic. José Samuel Sum Archila, Jefe de Auditoría Sección Distribución.

No. Actividades Fecha Referencia

1 Evaluar el ambiente interno del departamento de Créditos y Cobros (algunos aspectos serán generales para toda la empresa) A

1.1 Realizar entrevista con el Gerente General para revisar los elementos del ambiente interno donde él tiene gestión directa y efectuar las verificaciones que procedan. 03/01/2011 A – 1

1.2 Realizar entrevista con el Gerente de Recursos Humanos para revisar los elementos del ambiente interno donde él tiene gestión directa y efectuar las verificaciones que procedan. 04/01/2011 A – 2

2 Evaluar los objetivos del departamento de Créditos y Cobros y cotejarlos con los objetivos de la empresa. B

2.1 Realizar entrevista con el Gerente General para conocer los objetivos a nivel de la empresa. 03/01/2011 B – 1

2.2 Realizar entrevista con el Gerente Financiero para conocer los objetivos del departamento de Créditos y Cobros. 06/01/2011 B – 1

2.3 Cotejar los objetivos de la empresa con los objetivos del departamento de Créditos y Cobros y verificar su coherencia. 06/01/2011 B – 1

3 Evaluar los eventos que afectan las funciones del departamento de Créditos y Cobros. C

3.1 Realizar entrevista con el Gerente Financiero

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