CUENTAS POR COBRAR

INTRODUCCIÓN

La Contabilidad es la disciplina que se encarga de determinar, medir y cuantificar los factores de riqueza de las empresas, con el fin de servir para la toma decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistémica y útil para las empresas.

En la contabilidad existen muchísimos términos, los cuales es de gran importancia conocerlos para poder llevar a cabo un registro contable.

Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos más importantes de una empresa. Su misma naturaleza de representar las decisiones de concesión de crédito, la gran importancia que para la administración tiene su buen manejo y controlen las decisiones financieras, como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generación de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de la empresa. Para todos los fines de la gerencia de crédito se deben considerar dos elementos básicos tales como la obtención de la máxima ganancia en operaciones; cobrabilidad de las ventas a crédito, minimizando lo más que se pueda el riesgo de las cuentas por cobrar, a fin de protegerse contra posibles pérdidas, y la optimización de las ganancias de los accionistas de la empresa.

CUENTAS POR COBRAR

Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes o servicios.

Las cuentas por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa y para esto existe programas para llevar a cabo las operaciones.

Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentado)derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.

También se puede decir que son derechos de la entidad, producto de obligaciones contraídas por terceros por concepto de compras de productos, prestación de servicios, ventas de bienes, arrendamiento de inmuebles, concesiones o licencias de explotación de bienes de cualquier naturaleza, servicios o actividades análogas. También incluyen los pagos a cuenta o en exceso de impuestos y contribuciones.

Se generan en el momento en que se configuran los hechos que los originan y se cancelan, cuando se produce el cobro conforme a las cláusulas contractuales acordadas.

Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: corto plazo y a largo plazo.

• Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.

• Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente. Pueden sub clasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son:

a) A cargo de clientes y

b) A cargo de otros deudores

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:

1. Provenientes de ventas de bienes o servicios.

2. No provenientes de venta de bienes o servicios.

CUENTAS POR COBRAR PROVENIENTES DE VENTAS DE BIENES O SERVICIOS.

Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de una "factura" por parte del cliente.

Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas como "cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses. En aquellas empresas donde el ciclo normal de operaciones sea superior a un año, pueden incluirse dentro del activo circulante, aun cuando su vencimiento sea mayor de doce meses, siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de operaciones, en cuyo caso deberán ser clasificadas fuera del activo circulante, en el grupo de activos a largo plazo. Así lo establece, entre otros, el Párrafo 59 de la NIC 1.

CUENTAS POR COBRAR NO PROVENIENTES DE VENTAS A CRÉDITO.

Como el título indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito.

Este tipo de cuentas por cobrar deberán" aparecer clasificadas en el balance general en el grupo de activo circulante, siempre que se espere que van a ser cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.

De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos:

1. Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo.

2. Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo.

CUENTAS POR COBRAR NO PROVENIENTES DE VENTAS QUE SE COBRARÁN EN EFECTIVO.

Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo.

El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar las siguientes:

1) CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES.

El origen de estas cuentas por cobrar podría ser el de préstamos otorgados por fa empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su propio consumo.

2) INTERESES POR COBRAR.

Se refiere a derechos por cobrar surgidos como consecuencia de haber prestado dinero a terceros.

3) ALQUILERES POR COBRAR.

Estas cuentas por cobrar aparecen cuando la empresa arrienda un inmueble o parte de él y el canon de arrendamiento se recibe por lapsos vencidos.

4) RECLAMACIONES POR COBRAR A COMPAÑÍAS DE SEGUROS.

Serán registrados en esta cuenta aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se hagan a las compañías de seguros.

5) RECLAMACIONES POR COBRAR A PROVEEDORES.

Con alguna frecuencia se presenta el caso en que la empresa compra una mercancía de contado y, posteriormente, tal mercancía es devuelta al proveedor por cualquier razón. Si se ha convenido en que el proveedor devolverá el valor correspondiente en efectivo y no mediante una nueva mercancías en forma inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta "reclamaciones por cobrara proveedores".

6) RECLAMACIONES JUDICIALES POR COBRAR.

Cualquier reclamación que se esté litigando y que se tenga un alto grado de seguridad de que la sentencia será favorable, debe ser registrada en esta cuenta y presentada como activo circulante si se espera que se cobrará en un lapso de doce meses.

7) DEPÓSITOS EN GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS.

Cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizando que el objetivo de tal contrato será cumplido, el monto depositado será registrado en la cuenta mencionada y presentada dentro del activo circulante, siempre que esté contemplado que la obra será terminada o que et servicio será prestado dentro de los próximos doce meses.

8) REGALÍAS POR COBRAR.

Se entiende por regalía (Royalty en inglés) la compensación por la utilización o empleo de bienes, por lo general calculado en base a toda o a una parte de los ingresos provenientes del usufructo o explotación de tales bienes. Por ejemplo, el cobro periódico por parte del propietario de terrenos por concepto de la explotación de minerales (petróleo, carbón, etc.) y el cobro que realiza el autor de un libro por su venta o el que hace un fabricante por el uso de sus equipos cuando produce bienes o servicios para terceras personas.

9) CUENTAS POR COBRAR A LOS ACCIONISTAS.

Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.

10) DIVIDENDOS PASIVOS POR COBRAR.

Aunque esta cuenta será comentada detenidamente cuando se estudie el tema de "Sociedades Anónimas" en el módulo de contabilidad superior, es conveniente que desde ahora se conozca su origen y cómo debe ser presentada en el balance general.

Cuando una sociedad anónima es constituida, los socios o accionistas "suscriben el capital". Es decir, se comprometen a aportar una cantidad determinada de recursos. La ley permite que tales recursos sean pagados o entregados a la empresa por partes, con tal de que la primera entrega no sea inferior al 20% del compromiso total.

La parte del capital que los accionistas les quedan debiendo a la empresa, deberá ir siendo pagada a medida que ellos vayan decidiéndolo.

Cuando los accionistas deciden pagar a la empresa una parte adicional del capital que le deben, se dice que la empresa ha decretado el cobro de un dividendo pasivo y esta cuenta deberá ser clasificada dentro del activo circulante, si el plazo para cobrarlo no es superior a doce meses. De lo contrario, deberá ser presentada en activos a largo plazo.

11) DIVIDENDOS POR COBRAR SOBRE INVERSIONES.

Cuando la empresa tiene inversiones en acciones en otras compañías, con frecuencia éstas deciden distribuir parte de las utilidades obtenidas entre sus accionistas.

Cuando ello ha sucedido, a la empresa inversora le surge el derecho a cobrar la parte de esas utilidades que le corresponda, lo cual, mientras no hayan sido cobradas, tal hecho deberá ser registrado en la cuenta "dividendos por cobrar"

12) CUENTAS POR COBRAR A COMPAÑÍAS SUBSIDIARIAS.

Se dice que una compañía es subsidiaria de otra, cuando ésta es propietaria de más del 50% del capital de aquélla. A la compañía "dominante" se le denomina "compañía matriz".

La compañía matriz debe registrar en esta cuenta cualquier préstamo, anticipo, etc., que conceda a la subsidiaria.

Por supuesto, los derechos por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios a la subsidiaria, deben ser registrados dentro de "cuentas por cobrar comerciales", pero separadas de las cuentas por cobrar a otros clientes.

Estas cuentas serán presentadas en el activo circulante, si se espera que sean cobradas en un lapso no mayor de un año.

CUENTAS POR COBRAR NO PROVENIENTES DE VENTAS QUE SERÁN COBRADAS EN BIENES DIFERENTES DE EFECTIVO.

Pertenecen a este grupo aquellos derechos por cobrar que, al ejecutar su cobro, éste se producirá por medio de cualquier bien o servicio diferente a efectivo. Entre ellos, se puede mencionar:

1) RECLAMACIONES A PROVEEDORES.

Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercancía y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante la reposición de la mercancía que faltó o que llegó con defectos.

2) ANTICIPOS A PROVEEDORES.

En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercancía o de la prestación del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercancía o el servicio que ha comprado.

3) DERECHOS A COBRAR POR ENVASES.

Existen empresas tales como las embotelladoras de refrescos que, el producto que venden a sus clientes, es sólo el contenido de las botellas. Los envases, las botellas en este caso, se le facturan al cliente en forma separada y, el valor de ellas, será cobrado mediante su devolución por parte del cliente.

Es por esta razón que los derechos por cobrar por envases no se presentan dentro de las cuentas por cobrar comerciales, sino en una cuenta separada ya que, comúnmente, no se cobrará en efectivo.

4) ANTICIPOS A CONTRATISTAS.

Cuando una empresa requiere hacer, por ejemplo, una obra de construcción, generalmente se da un anticipo a cuenta. Este adelanto constituye un derecho por cobrar, el cual será cobrado en el momento en que la obra sea recibida ya terminada.

Se ha querido comentar en esta introducción acerca de las cuentas por cobrar más comunes, diferentes a las cuentas por cobrar comerciales. De ellas nos volveremos a ocupar a medida que lleguemos a los temas relacionados con las transacciones que las originan. Por ahora, seguiremos tratando sólo las cuentas por cobrar comerciales.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta de bienes o servicios.

A) DOCUMENTOS POR COBRAR:

Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por los intereses no devengados por la sociedad.

B) DEUDORES VARIOS (NETO):

Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos. La estimación de deudores varios incobrables debe ser rebajada para su presentación en el balance.

C) DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR A EMPRESAS RELACIONADAS:

Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas, descontados los intereses no devengados que provengan o no de relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excede de un año a contar de la fecha de los estados financieros.

REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR.

Las transacciones que con más frecuencia afectan las cuentas por cobrar son:

a) Las ventas a crédito.

b) Las cobranzas.

c) Las devoluciones, rebajas y descuentos.

EFECTOS POR COBRAR

En esta cuenta se registran y controlan los derechos por cobrar que una empresa posee respaldados por efectos de comercio negociables tales como letras de cambio, pagarés, entre otros.

Realmente, con respecto al origen de las cuentas por cobrar, es aplicable a los efectos por cobrar. La única diferencia consiste en la naturaleza del documento que respalda el derecho por cobrar. A ese derecho se le denomina cuentas por cobrar, cuando está respaldado por la simple aceptación de una factura, mientras, que será un efecto por cobrar cuando el documento que lo respalda es una letra de cambio o un pagaré.

Sin embargo, la realidad en Venezuela nos dice que la mayoría de las transacciones por ventas a crédito se hacen respaldadas por letras de cambio en vez de pagarés.

Están compuestos al igual que las cuentas por cobrar por los derechos que tiene una empresa por las operaciones que realiza por diferentes conceptos entre los cuales están las ventas de bienes o la prestación de servicios, con la diferencia de que los efectos están representados por un documento diferente a la factura como es un giro o letra de cambio.

LA LETRA DE CAMBIO

Es un documento negociable mediante el cual una persona llamada librador o girador le ordena a otra conocida como librador o girador que pague una cantidad determinada a una fecha cierta, a una tercera persona llamada tomador o beneficiario.

En Venezuela, a la letra de cambio también se le conoce con el nombre de giro, por lo cual, en lo adelante, podremos utilizar cualesquiera de los dos términos.

PERSONAS QUE INTERVIENEN EN UNA LETRA DE CAMBIO

En toda letra de cambio intervienen, como mínimo, tres personas.

a) Librador o girador.

Es la persona que libra o emite la letra de cambio.

b) Librado o girado.

Se refiere a la persona que adquiere el compromiso de pagar la letra.

c) Tomador o beneficiario.

Es quien tiene el derecho de cobrar la letra.

REQUISITOS QUE DEBE CONTENER UNA LETRA DE CAMBIO.

De acuerdo con el Artículo 410 del Código de Comercio, para que una letra de cambio sea válida, debe contener la siguiente información:

1) La denominación de letra de cambio inserta en el mismo texto del título y expresada en el mismo idioma empleado en la redacción del documento.

2) La orden pura y simple de pagar una suma determinada.

3) El nombre del que debe pagar (Librado).

4) Indicación de la fecha de vencimiento.

5) Lugar donde el pago debe efectuarse.

6) El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago (Tomador).

7) La fecha y el lugar donde la letra fue emitida.

8) La firma del que gira la letra (Librador).

Igualmente, el Artículo 411 del Código de Comercio señala que la ausencia de alguno de los requisitos precedentes, hace que el título no valga como tal letra de cambio. Sin embargo, cuando falte el vencimiento, se considerará pagadera a la vista y cuando no se Indique el lugar de pago, se supondrá que es el que se asigne al lado del nombre del librado.

En forma optativa, puede mencionarse en la letra otro tipo dé información tal como: número asignado, el aval si existe, etc.

EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS

El saldo de esta cuenta está constituido por el valor nominal de los documentos que han sido entregados en descuento a una entidad financiera.

Son documentos recibidos de clientes que se endosan a favor del banco, entregando éste (el banco) el valor neto en el momento de hacer la operación.

Registros contables relacionados con los efectos por cobrar descontados:

1-Cuando se descuentan en la institución financiera:

xx-xx-xx Banco xxx

Interés gasto xxx

Efectos por cobrar descontados xxx

Asiento para Para contabilizar el descuento de efectos en el banco y el pasivo por posible devolución

Cuando vencido el documento el cliente cancela ante el banco:

xx-xx-xx Efectos por cobrar descontados xxx

Efectos por Cobrar xxx

Asiento para registrar cobro de giro descontado por el banco.

Cuando vencido el documento el cliente no cancela:

xx-xx-xx Efectos por Cobrar Devueltos xxx

Banco xxx

Para contabilizar documentos descontados por el banco y no cancelados por los clientes, más intereses y comisiones.

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Efectos por cobrar descontados

Efectos por Cobrar

Para cancelar el giro del cliente

EFECTOS ENVIADOS AL COBRO

Consiste en entregarle a una entidad financiera Efectos por Cobrar para que sean cobrados y en donde se recibe el dinero cuando el cliente cancela.

Cuando se envían a la institución financiera (ASIENTO DE ORDEN)

xx-xx-xx Efectos enviados al cobro xxx

Efectos enviados al cobro percontra xxx

Para contabilizar entrega de efectos recibidos de clientes al banco para su cobro.

Cuando en banco cobra el efecto y nos entrega el monto:

xx-xx-xx Bancos xxx

Comisiones Bancarias xxx

Efectos por cobrar xxx

Para contabilizar cobranza de los efectos enviados al banco.

-xx-

Efectos enviados al cobro per-contra xxx

Efectos enviados al cobro xxx

Para registrar efectos enviados al cobro y cancelados por los clientes.

Cuando vencido el documento el cliente no cancela:

xx-xx-xx Comisiones Bancarias xxx

Bancos xxx

Para contabilizar pago de comisión por tramites de cobranza de efectos.

-xx-

Efectos enviados al cobro per-contra xxx

Efectos enviados al cobro xxx

Para registrar efectos enviados al cobro y no cancelados por los clientes

EFECTOS POR COBRAR ENDOSADOS (A TERCEROS)

También se le conoce como Efectos por cobrar endosados entregados o a terceros y se utilizan para el pago de deudas u obligaciones mediante el endoso de los Efectos Por Cobrar a cargo de nuestros clientes, es decir, se están utilizando para cumplir con las obligaciones con nuestros proveedores.

ENDOSO

Es el acto mediante el cual el beneficiario o el tenedor de un pagaré no vencido lo transfiere o cede a otra persona, para lo cual estampa su firma al dorso del documento (endoso en blanco), sin necesidad de designar a un nuevo beneficiario, aunque también puede hacerlo. “ Es el acto en virtud del cual el legítimo tenedor de un efecto (endosante) transfiere su propiedad a un tercero (endosatario)”.

TRATAMIENTO CONTABLE

PERSONAS QUE INTERVIENEN:

ENDOSANTE: Quien endosa el giro. LA EMPRESA

CLIENTE: Deudor quien debe.

ENDOSATARIO: Quien recibe el endoso. PROVEEDOR

EFECTOR POR COBRAR EN LITIGIO

Procedimiento de cobro mediante el cual se envían las letras de cambio vencidas cuyo cobro ha sido imposible, para que un abogado proceda a su cobro por vías judiciales.

Se trata de giros vencidos que por no poderlos cobrar directamente se los enviamos al abogado para que proceda a cobrarlos por vía judicial. El valor del efecto en litigio es lo que yo voy a intentar cobrar al librado, además del valor nominal ya que la empresa queda facultada para recargar los gastos legales en las cuales se incurra, corriendo éstas por cuenta del librado, así como también cualquier otro gasto ocasionado por gestiones de cobranza de dicha letra.Pero se nos van a presentar dos situaciones judiciales y es que no sabemos cuándo vamos a cobrar. Esta es la razón por laque vamos a trasladar de la cuenta Efectos por Cobrar a la Cuenta Efectos por Cobrar en Litigio cargando, además, a esta cuenta los gastos judiciales y extrajudiciales en que incurrimos que como lo dije anteriormente constituirá el valor según libros del Efecto por Cobrar en Litigio, es decir, lo que debemos ganar al menos para no ganar ni perder.

Los Efectos en Litigios se clasifican en el rubro de Otros Activos, porque no sé tiene certeza en qué momento y que monto puede hacerse efectivo.

PROCEDIMIENTO

El giro que no ha sido cobrado en su vencimiento puede ser entregado a un abogado para que gestione su cobro. Contablemente esto se registra mediante el siguiente asiento:

Efectos en Litigio xxx

Efectos por Cobrar xxx

Los honorarios pagados al abogado por esa gestión también deben ser llevados a Efectos en Litigio, es decir, que él va a cargar con eso.

Efectos en Litigio xxx

Banco xxx

Todos los gastos ocasionados por la no-cancelación del giro deben llevarse también a la cuenta Efectos en Litigio. Sí con anterioridad se habían registrado en una cuenta de gastos, deben ser traspasadas a efectos en litigio.

Efectos en Litigio xxx

Intereses de Mora /Gastos de Cobranza xxx

Como todos los gastos en litigio forman parte del giro (Valor nominal +todos los gastos en que se incurrió), si se cobra de menos, la diferencia se carga aPérdidas en Efectos en Litigio y si se cobra de más, la diferencia se acredita a Utilidad en Efectos en Litigio.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR

• Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.

• Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos).

• Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

• Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

• Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

RESPECTO AL CONTROL INTERNO.

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa.

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.

3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Controlar el efectivo recibido de proveedores.

5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.

8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.

9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)

10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.

11. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.

13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc).

14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.

2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.

3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas.

4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.

5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas.

6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, entre otros

7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.

8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUT, domicilio, entre otros datos .

9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos.

10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notaría, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo).

11. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.

12. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo documento por cobrar.

13. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.

14. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.

15. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.

16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.

17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa.

18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa.

19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.

20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.

21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compañías de seguros, verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.

22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores.

Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercaderías y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito.

23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución.

24. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal contrato será cumplido.

25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garantía citada en el punto anterior.

26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.

27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio.

A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercadería o el servicio que ha comprado.

28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situación.

ERRORES Y FRAUDES

ERRORES

Los errores pueden ser consecuencia de fallos matemáticos o administrativos en los registros contables, aplicación errónea de los PCGA o mal interpretación de los hechos existentes.

Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables básicos.

ERRORES MÁS COMUNES:

• En la clasificación del activo que no seria material en cuanto a su cantidad, si esta afectada a dos categorías de la planta o el equipo.

• Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en cuanto a sí: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, el método contable por el efecto de cambio esta en conformidad con los paga.

ERROR TOLERABLE

Se especifica generalmente como un componente de la precisión deseada.

El problema de los errores. El sistema de control debe ser adecuado para detectar errores, así como desfalcos.

TIPOS DE ERRORES

1. ERRORES DE OMISIÓN:

No son intencionales, son errores humanos y los mas numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en mas al gasto o la falta de beneficio.

2. ERRORES INTENCIONALES:

Son los desfalcos y falsificaciones de registros.

FRAUDES

Se puede afirmar que es un engaño hacia un tercero, abuso de confianza, dolo, simulación, etc. El término "fraude" se refiere al acto intencional de la Administración, personal o terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros, pudiendo implicar:

• Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.

• Malversación de activos.

• Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos.

• Registro de transacciones sin sustancia o respaldo

• Mala aplicación de políticas contables.

TIPOS DE FRAUDE

Se considera que hay dos tipos defraudes:

1.- Se realiza con la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa.

2.- Es la presentación de información financiera fraudulenta como acto intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales.

LOS FRAUDES DENOMINADOS INTERNOS:

Son aquellos organizados por una o varias personas dentro de una institución, con el fin de obtener un beneficio propio.

LOS FRAUDES CONOCIDOS COMO EXTERNOS:

Son aquellos que se efectúan por una o varias personas para obtener un beneficio, utilizando fuentes externas como son: bancos, clientes, proveedores, entre otros

PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES

Es una cuenta de valoración donde se registran las posibles pérdidas estimadas de las Cuentas por Cobrar provenientes de las ventas de mercancía efectuadas a crédito.

Esta cuenta se presenta disminuyendo a las Cuentas por Cobrar en la sección del Activo Circulante del Balance General.

Una provisión para cuentas incobrables es un tipo de cuenta de salvaguardia establecidas por muchas empresas. La función principal de este tipo de cuenta es proporcionar un colchón contra las facturas de clientes que estén pendientes de pago durante períodos prolongados de tiempo. Las empresas normalmente la base de la cantidad de reservas que se mantienen en la cuenta en las evaluaciones de los clientes de alto riesgo y la probabilidad de que los clientes no podrá honrar a las facturas. Es importante señalar que la función normal de una provisión para cuentas incobrables no se destina a cubrir los saldos pendientes en las facturas que se encuentran actualmente de menos de seis meses.

MÉTODOS PARA LA ESTIMACIÓN DE LA PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES

Esta provisión suele calcularse de acuerdo a las siguientes bases:

1. Porcentaje sobre las Ventas Brutas

2. Porcentaje sobre las Ventas Netas

3. Porcentaje sobre las Ventas a Crédito

4. Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar Globales

5. Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar por Antigüedad de Saldos

1-PORCENTAJE DE LAS VENTAS BRUTAS

Este método consiste en encontrar un porcentaje (%) dividiendo las Pérdidas por Cuentas Malas o Incobrables de los ejercicios anteriores entre las Ventas Brutas de esos ejercicios, el cual aplicaremos a las Ventas Brutas del ejercicio corriente.

2-PORCENTAJE SOBRE LAS VENTAS NETAS

Este método es muy similar al anterior pero con la diferencia de que se utilizan, como base para el cálculo, el monto de las ventas netas, es decir, las ventas brutas menos rebajas y devoluciones.

3-PORCENTAJE SOBRE LAS VENTAS A CRÉDITO

En este método se toma para el cálculo solo las ventas a créditos del período, un criterio bastante razonable ya que es imposible que surjan pérdidas por cuentas por cobrar, de las ventas al contado.

4-PORCENTAJE SOBRE LAS CUENTAS POR COBRAR GLOBALES

Este método es muy sencillo y consiste en aplicar un porcentaje (%) fijo determinado por la experiencia o basado en las estadísticas elaboras por la empresa.

5-PORCENTAJE SOBRE LAS CUENTAS POR COBRAR POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS

Este método es uno de los más sensatos, consiste en crear una cédula de Cuentas por Cobrar, con clasificación de saldos por la antigüedad de vencimiento, tomando en primer lugar los saldos no vencidos y luego los otros saldos clasificándolos de 30 en 30 días de vencimiento. Para cada grupo se establece un porcentaje dado por la experiencia o criterio establecido por la empresa, el cual se aplica a esos saldos obteniendo un resultado que va ser la Provisión estimada para el ejercicio corriente.

REGISTROS CONTABLES

Creación o ajustes de la Provisión para Cuentas Malas o Incobrables:

31-12-xx Pérdidas para Cuentas Malas o Incobrables xxx

P/r la Provisión p/ Cuentas Dudosas del presente ejercicio xxx

Aumento:

xx-xx-xx Pérdidas para Cuentas Malas o Incobrables xxx

Provisión para Cuentas Malas o Incobrables xxx

Asiento para aumentar la Provisión

Disminución:

xx-xx-xx Provisión para Cuentas Malas o Incobrables xxx

Ingresos Varios xxx

p/r La disminuir la provisión

CANCELACIÓN DE LAS CUENTAS MALAS O INCOBRABLES DURANTE EL EJERCICIO

Si la incobrabilidad se hace evidente durante el mismo período en que se originan las Cuentas por Cobrar y aun no se ha creado la provisión:

xx-xx-xx Pérdidas para Cuentas Malas o Incobrables xxx

Cuentas por Cobrar xxx

p/r para cancelar cuentas incobrables

SI SE CANCELAN EN EL EJERCICIO SIGUIENTE CUANDO YA ESTÁ CREADA LA PROVISIÓN

xx-xx-xx Provisión para Cuentas Malas o Incobrables xxx

Cuentas por Cobrar xxx

Asiento para cancelar cuentas incobrables

RECUPERACIÓN DE LAS CUENTAS INCOBRABLES

Cuando no existe la provisión y se recuperan en el mismo ejercicio en que se había registrado su cancelación como incobrables:

xx-xx-xx Cuentas por Cobrar xxx

Pérdidas para Cuentas Malas o Incobrables xxx

Asiento de reversión cuando se recuperan cuentas incobrables en el mismo ejercicio y no existía la provisión.

Banco o Caja xxx

Cuentas por Cobrar xxx

Asiento para registrar el ingreso

Cuando existe la provisión y se recuperan en el mismo ejercicio en que se había registrado su cancelación como incobrables:

xx-xx-xx Cuentas por Cobrar xxx

Provisión para Cuentas Malas o Incobrables xxx

Asiento de reversión cuando se recuperan cuentas malas en el mismo ejercicio y ya existía la provisión.

Banco o Caja xxx

Cuentas por Cobrar xxx

Asiento para registrar el ingreso de la cuenta recuperada

Cuando no existe la provisión y se recuperan en el ejercicio siguiente al que se registrado su cancelación como incobrables:

xx-xx-xx Banco o Caja xxx

Ingresos Varios xxx

Asiento para registrar el ingreso de cuentas malas recuperadas en otro ejercicio al que se habían cancelado.

CONCLUSION

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una organización, los cuales generarán un beneficio en el futuro. Forman parte de la clasificación de activo circulante. Entre las principales cuentas incluidas en este rubro figuran las siguientes: Clientes Documentos por cobrar Funcionarios y empleados Deudores Diversos

Tener un mayor auxiliar de clientes donde aparecen todas y cada una de las cuentas por cobrar de forma individual. Elaborar periódicamente una relación de cuentas por cobrar. Establecimiento de una política de crédito, fijando un periodo de cobro congruente con nuestras operaciones de pago (metas de liquidez) Elaborar periódicamente un análisis de clientes por antigüedad de las partidas que forman su saldo.

Las cuentas y efectos por cobrar son los créditos a favor de la empresa originados por las ventas y prestaciones de servicios a crédito e incluyen cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptación de clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturas con posterioridad.

El fraude es el delito más creativo: requiere de las mentes más agudas y podemos decir que es prácticamente imposible de evitar. En el momento en que se descubre el remedio, alguien inventa algo nuevo"

Esta norma define el fraude y el error e indica que la responsabilidad de la prevención de los mismos radica en la administración. El auditor deberá planear la auditoría de modo de que exista una expectativa razonable de detectar anomalías importantes resultantes del fraude y el error. Se sugieren procedimientos que deben considerarse cuando el auditor tiene motivos para creer que existe fraude o error.

BIBLIOGRAFÍA

A. REDONDO. CURSO PRÁCTICO DE CONTABILIDAD GENERAL Y SUPERIOR.

TERCERA EDICIÓN. TOMO I.

MONOGRAFIAS.COM

AUDITORIA TOMO II 1997. CONTROL INTERNO, ÁREAS ESPECÍFICAS DE IMPLANTACIÓN PROCEDIMIENTOS Y CONTROL.

GUTIERREZ C. R. 2008. CONTABILIDAD E.A.T UC AUDITORÍA CONTABLE.

INTRODUCCIÓN

La Auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos, el auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.

Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuación y validez de las operaciones y saldos, puesto que la adecuación y validez de estos elementos describe la situación que se produce cuando no existen errores o irregularidades; es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos, esto con el propósito de verificación de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y bancos resultantes enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero también se puede aplicar a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin fines de lucro.

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