CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR[pic 1]

Este recurso fue recopilado de las fuentes: Principios de Auditoria de Kurt Panny y otros autores, y del libro Auditoría: Un Enfoque Integral de Alvin A. Arens y otros autores, por el profesor Kelvin Concepción.

Las cuentas por cobrar están constituidas por facturas que   son pagadas en corto plazo. Una definición de documentos por cobrar comunmente aceptada   es que son promesas escritas para pagar ciertos montos en fechas futuras. Por lo regular los documentos por cobrar involucran transacciones de monto considerable.

Los objetivos de los auditores en la auditoría de cuentas por cobrar y ventas se expresan de la siguiente manera:

a. Analizar el control interno sobre las cuentas por cobrar y las transacciones de ventas.

b. Soportar la existencia de las cuentas por cobrar y la ocurrencia de las transacciones de ventas.

c. Fundar la inclusión completa de las cuentas por cobrar y de las transacciones de ventas.

d. Precisar si el cliente tiene derechos sobre las cuentas por cobrar contabilizados.

e. Establecer la precisión numérica de los registros y de las planillas de soporte de las cuentas por cobrar y de las ventas.

f. Determinar si la valuación de las cuentas por cobrar y de las ventas está hecha con los valores realizables netos apropiados.

g. Determinar si la presentación y revelación de las cuentas por cobrar y ventas son adecuadas.

La falta de   controles eficaces sobre las transacciones de ventas a crédito y las cuentas por cobrar son costosos para una entidad. Si los controles sobre las ventas a crédito son inapropiados, son prácticamente inevitables las  pérdidas por créditos.

Un buen control toma en cuenta el que no se envíen mercancías a clientes cuyo crédito vigente no ha sido aprobado, que no se  hagan despachos a los clientes sin haber avisado al departamento de facturación; y que por tanto, no se prepare la factura de ventas. Debe estar pendiente de que las facturas de ventas no contengan errores en precios y cantidades; y que  las mismas estén controladas mediante números seriales consecutivos, a fin de garantizar que las mismas no se pierdan y queden registradas contablemente.

Una estructura adecuada de control interno  sobre las ventas a crédito es acrecentado por una división de funciones, de manera que los

diferentes departamentos o individuos sean responsables por los procedimientos propios de este ciclo de ingresos y cuentas por cobrar tal  como  son    la  preparación  o  toma  del  pedido  de  ventas,  la aprobación del crédito, la entrega de la mercancía de las existencias, los despachos, la facturación,  la verificación de la factura,  el manejo de cuentas de control,  el manejo de los libros mayores de los clientes, la aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas y la autorización de castigos de cuentas hecho por el departamento de crédito.

En el caso de los controles necesarios en    los pedidos recibidos de los clientes son necesarios    procedimientos de operacionales diseñados cuidadosamente y numerosos controles, a los fines de garantizar procedimientos transparentes que eviten el fraude o errores. Un primer paso consiste en el registro del pedido u orden de compra del cliente, la revisión de los artículos y de las cantidades para determinar  si  puede  cumplirse  dentro  de  un  plazo  razonable,  y preparar un pedido de ventas.

Antes de procesar los pedidos de ventas, el departamento de crédito debe depurar al cliente. El departamento de cuentas por cobrar es supervisado por un gerente de crédito, quien reporta al tesorero o al vicepresidente de finanzas en organizaciones con una estructura mediana o grande. El departamento de crédito establece  las políticas de  crédito  de  la  gerencia  y  las  utiliza  para  evaluar  los  clientes

probables y continuos mediante el estudio de los estados financieros del cliente, así como los buró de crédito como CICLA y TransUnion.

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