Control Interno

Manual de Control Interno

Reseña Histórica

Misión

Visión

Organigrama de Cargos

MARCO NORMATIVO

Concepto de Control Interno

El Control Interno de una entidad comprende el plan de organización y el conjunto de medidas adoptadas para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, técnica y administrativa, promover la eficacia en las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Objetivos del Control Interno

• Para proteger los activos

• Obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y de otros datos e informes operativos

• Promover y evaluar la eficiencia de las operaciones en todos los aspectos de las actividades de la compañía.

• Comunicar las políticas administrativas estimular y medir el cumplimiento de los mismos

Organización

Que cuente con una adecuada división del trabajo del personal involucrado, definiendo con claridad a cada quien las labores de dirección o coordinación, ejecución, supervisión y control y que la responsabilidad sea delegada.

Personal

Que cuente con personal idóneo para la correcta aplicación de los procedimientos y métodos de control interno, considerando para ello, los siguientes elementos:

 Entrenamiento

 Eficiencia

 Moralidad

 Retribución

Controles Administrativos y de Contabilidad

Los Controles Internos están agrupados en dos categorías: Administrativos y Contables; los controles administrativos son procedimientos y métodos que se relacionan sobre todo con las operaciones, objetivos, políticas e informes administrativos de la empresa.

El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimiento y registros que se relacionan con el proceso de decisión que conduce a la autorización de operaciones por la administración y la autorización en un función de la administración asociado directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y el punto de partida, para establecer el control contable de la empresa.

El control interno contable consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las cuentas y los informes sean confiables.

El control contable comprende el plan de organización, los procedimientos y los registros, que se relacionan con la protección de los activos y la confiabilidad de registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que:

 Las operaciones se ejecutan de acuerdo con la autorización general o especifica de la administración.

 Se registran las operaciones como sean necesarias para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y mantener la contabilidad de los activos.

 El acceso a los activos se mantiene solo de acuerdo con la autorización de la administración.

 Los Activos registrados en la contabilidad se comparan en intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.

Limitaciones

Una estructura de control interno no puede considerarse como totalmente eficaz, independiente del cuidado que se tenga en su diseño e instrumentación.

Aún cuando el personal de sistemas desarrolla un sistema ideal, su eficacia depende de la competencia y confiabilidad de la gente que lo utilice.

La estructura de control interno incluye cinco categorías de políticas y procedimientos que la dirección diseña y aplica para proporcionar garantías razonables que se alcanzaran los objetivos de control de la administración.

Estos reciben el nombre de Componentes de la Estructura de Control Interno y son:

 Ambiente de control

 Evaluación del riesgo por parte de la administración

 Información y comunicación

 Actividades de control

 Monitoreo

Ambiente de control:

Hace referencia a la conciencia de control que cada colaborador tenga frente a los procesos y funciones de su competencia, A su vez este componente conlleva una serie de factores que permiten su interacción con el proceso administrativo como son: integridad, valores éticos, competencias laborales, y filosofía de la dirección.

Valoración de Riesgos:

Toda actividad, todo negocio conlleva un determinado nivel de riesgos, que es necesario identificar para convivir con ellos, contrarrestarlos y hasta enfrentarlos en un momento determinado.

Información y comunicación:

Los esquemas de información y comunicación deben hacer posible la emisión de reportes útiles en el control de las operaciones y en las decisiones de la gerencia, al igual que deben establecerse los canales de comunicación claros y expeditos que permitan conocer oportunamente las decisiones que atañen a cada puesto de trabajo.

Actividades de control:

Son políticas, procedimientos y directrices que ayudan a lograr la ejecución de los planes y programas dentro de los términos previstos y con el uso óptimo de los recursos. Las actividades de control se dan a lo largo y ancho de la organización, en todos los niveles y funciones; incluyen un rango de acciones diversas como la comprobación, aprobación, conciliación, autorización, verificación, segregación de funciones, revisión de desempeño y medidas de seguridad de los activos.

Monitoreo:

Este componente puede catalogarse como el control y el autocontrol de los controles, pues corresponde a la evaluación periódica que debe hacerse a los sistemas control, en procura su actualización permanente y su permeabilidad a los cambios del entorno.

Importancia del Control Interno

Las empresas requieren implementar sistemas de control interno con el fin de propiciar una seguridad razonable en la efectividad de sus planes y programas, proteger sus bienes y derechos, cumplir con el entorno legal y lograr un mejor resultado en sus operaciones: El control es la medicina preventiva de la empresa; no le asegura el cumplimiento de los objetivos pero contribuye altamente a su logro.

En pocas palabras como se puede observar, todos los objetivos de control interno tienen como base fundamental proteger a la empresa de cualquier anomalía que pueda existir, ya sea en los pasivos, en los activos y en general en la exactitud de los registros de información financiera. Si una compañía cuenta con un adecuado control interno es menor el riesgo de fraude, además de que el control interno ayuda a conocer la situación financiera de la empresa, a donde se encuentra el dinero obtenido por la operación de la misma, si existen deudas con los proveedores que ya se tengan que pagar, si los clientes ya saldaron sus cuentas y el dinero se encuentra en el banco o en alguna otra inversión, por mencionar algunos ejemplos.

1. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

Podemos establecer que el área del efectivo comprende el manejo adecuado de Caja y Bancos, la Caja se divide en dos: Caja Chica y Caja General. El control interno en esta área está constituido por una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades del Instalaciones y accesorios eléctricos LA FUENTE, que puedan afectar el manejo del efectivo en caja y bancos.

Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

• División del trabajo

• Delegación de autoridad

• Asignación de responsabilidades

• Promoción de personal eficiente

• Identificación del personal con las políticas del Grupo

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea LA FUENTE, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica.

Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo. Los siguientes mecanismos de control interno, deben ser aplicados obligatoriamente para asegurar un control contable y financiero eficiente.

A. Normas Generales de Caja

 Ninguna persona podrá tener acceso a los documentos y valores que son responsabilidad del Tesorero, excepto el Departamento de Contabilidad y Servicios Administrativos y/o auditores cuando tengan que efectuar arqueos.

 El Responsable de Tesorería no tendrá acceso a los registros de contabilidad ni a aprobar desembolsos.

 Mensualmente se considera indispensable que exista

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