Control Interno

OBJETIVOS DEL SEMINARIO.

OBJETIVO GENERAL.

1. Que los participantes adquirieran las herramientas necesarias de control interno para el logro de la eficiencia y eficacia empresarial.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

1. Comprender la definición de control interno.

2. Evaluar el control interno a nivel de empresa.

3. Comprender y evaluar el control interno a nivel de proceso, transacción y aplicación.

4. Evaluar la eficiencia y eficacia general, identificar asuntos que requieren mejoras y establecer un sistema de monitoreo.

EL CONTROL INTERNO

Debido a la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, se ha hecho necesario que los miembros de los Consejos de Administración asumieran de forma efectiva unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que los consejos de administración tengan claro en qué consiste el control interno para que puedan actuar en consecuencia.

Tras considerar el alcance del control de la empresa, su indispensable presencia como eslabón final de toda organización, el contenido del control administrativo y el significado de dos técnicas o formas de control referidas específicamente al ámbito de la administración como son los Análisis Financiero y la Auditoria Interna, no hallamos en condiciones de pasar a estudiar otro de los instrumentos básicos de que se sirve la empresa para el buen funcionamiento de su organización y que, además de ser punto obligado de referencia para la auditoria (tanto externa como interna), constituye la esencia misma de la seguridad del sistema administrativo: CONTROL INTERNO.

¿ QUÉ ES CONTROL INTERNO?.

Es un proceso que lleva a cabo La gerencia General, la dirección y los demás miembros de la empresa, con el objeto de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en los siguientes ámbitos:

a. Eficacia y eficiencia de las operaciones.

b. Fiabilidad de la información financiera.

c. Cumplimiento de las leyes gubernamentales.

La anterior definición refleja ciertos conceptos fundamentales.

El control interno es un proceso. Es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas dirigidas a la consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.

El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de manuales de políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la organización.

El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad, no la seguridad total, a la dirección y a la gerencia de Administración de la entidad.

El control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos en uno o más ámbitos independientes, pero con elementos comunes.

El control interno se refiere tanto al control administrativo interno como al control contable interno.

Los controles administrativo. Incluyen el plan de organización ( por ejemplo, el organigrama formal que muestra quién le reporta a quién) y todos los métodos y procedimientos que facilitan la planeación y el control administrativos de las operaciones. Algunos ejemplos son los procedimientos para los presupuestos para el otorgamiento de crédito a los clientes.

Los controles contables. Incluyen los métodos y procedimientos para autorizar las transacciones, salvaguardar los activos y asegurar la precisión de los registro financieros. Los buenos controles contables ayudan a maximizar la eficiencia; ayudan a minimizar el desperdicio, los errores no intencionales y el fraude.

Nosotros nos enfocamos a los controles internos contables, que deben proporcionar un aseguramiento razonable en cuanto a:

1. La autorización. Las transacciones se ejecutan de acuerdo a las intenciones generales o especificas de la administración.

2. El registro. Todas las transacciones autorizadas se registran en las cantidades, periodos y cuentas correctos. No se registran transacciones ficticias.

3. La salvaguarda. Precauciones y procedimientos que restringen en forma adecuada el acceso a los activos.

4. La conciliación. Los registros se comparan contra otros registros y cuentas físicas llevando de manera independiente. Tales comparaciones ayudan asegurar que se obtenga otros objetivos de control.

5. La valuación. Los registros se comparan contra otros registros y cuenta físicas llevados de manera independiente. Tales comparaciones ayudan a asegurar que se obtenga otros objetivos de control.

6. La valuación. Las cantidades registradas se revisan en forma periódica para el menoscabo de los valores y las rebajas necesarias.

Los tres primeros objetivos generales (autorización, registro y salvaguardar) están relacionados al establecimiento de un sistema de contabilidad y están dirigidos a la prevención de errores e irregularidades.

Los dos últimos objetivos (conciliación y valuación) están dirigidos a la detección de errores e irregularidades.

Debemos agregar un sexto objetivo del control interno: el de fomentar la eficiencia operativa. La administración debe reconocer que el propósito de un sistema de control interno es tanto positivo (fomentar la eficiencia) como negativo (prevenir los errores y el fraude).

EL SISTEMA CONTABLE

El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y equipo que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y los pasivos de la empresa.

Independientemente del tamaño o tipo de empresa, e independientemente de que sea una empresa privada o pública, los administradores y los contadores deben estar alertas a la importancia de los sistemas y controles contables. Los registro contables se llevan por varias razones. Una razón primordial es para ayudar a los administradores a operar sus entidades de manera más eficiente y efectiva. Cualquier persona que constituye una empresa pronto descubrirá que es absolutamente esencial llevar registros.

Por ejemplo las empresas deben llevar registro de las cuentas por cobrar a clientes y de las cuentas por pagar a acreedores y deben poder trazar los desembolsos y entradas de efectivo a cuentas individuales.

El enfoque de sistema está en las transacciones repetitivas voluminosas que casi siempre caen dentro de una de las cuatros categorías siguientes:

 Desembolsos de efectivo.

 Entradas de efectivo.

Adquisición de bienes o servicios, incluyendo la nómina de los empleados.

 Ventas u otro tipo de entrada de bienes o servicios.

RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN.

La responsabilidad primaria de los estados financieros de una empresa recae sobre la administración. La mayoría de los informes anuales de las empresas en Nicaragua contienen una declaración explícita indicando que la administración es responsable de sus estados financieros.

LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EL CONTROL INTERNO.

Todos los buenos sistemas de control interno tienen características comunes. Estas características se pueden resumir en una lista de verificación para el control interno, que se puede utilizar para evaluar cualquier procedimiento especifico para el efectivo, las compras, las ventas, la nómina y similares.

La cual resumen estos en sistemas como son:

1. Personal confiable con responsabilidad claras.

El elemento más importante para obtener el éxito en el control es el personal. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema, independientemente de lo bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificación. Los procedimientos para contratar, capacitar, motivar y supervisar a los empleados son esenciales. A los individuos se les debe delegar autoridad, responsabilidad y obligaciones que corresponda con sus capacidades, intereses, experiencia y confiabilidad.

La confiabilidad comienza en la parte más alta de la organización. La administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que esté funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. Además, la supervisión y evaluación adecuada de los empleados son esenciales. El sistema contable más moderno y dinámico será deficiente si no están siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente.

La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte más baja de la organización como sea factible, de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos.

2. Separación de las obligaciones.

La separación de las obligaciones no sólo ayuda a asegurar una recopilación de datos precisa sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que requeriría

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