Control Interno

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Según la definición general es “controlar es inspeccionar, examinar, revisar, un proceso, procedimiento, actividad, objeto, para asegurarse que logrará su objetivo”.

El control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

En toda empresa existe algo llamado “Control Interno” que no es otra cosa que la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno para el correcto manejo de estas operaciones.

La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración que obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas que surjan, y tomar las que mejor convengan a los intereses o beneficios de la empresa.

Muchos expertos interpretan el término “control interno” como los pasos que da un negocio para evitar el fraude, tanto por malversación de activos como por presentación de informes financieros frau¬dulentos.

En conclusión el Control Interno está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable o una salvaguarda de los activos fijos para poder así lograr los objetivos específicos de la entidad

La revisión no termina con las investigaciones realizadas al principio de la auditoría sino que continúan en el transcurso de ella.

Los objetivos primarios del Control Interno deben lograr:

• Confiabilidad e integridad de la información.

• Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.

• Salvaguardia de los bienes.

• Uso eficiente y económico de los recursos.

• Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas.

• Evitar o reducir fraudes

• Salvaguarda contra el desperdicio

Importancia

Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a empleado.

El control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa.

La evaluación del control interno es la estimación del auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre.

De este estudio y evaluación, el Contador Público podrá desprender la naturaleza de las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello dependerá la extensión que deba dar a los procedimientos de auditoría de empleados y la oportunidad en que los va a utilizar para obtener los resultados más favorables posibles.

Medios de lograr el control interno

El control interno varía significativamente entre una organización y otra, dependiendo de factores como su tamaño, la naturaleza de sus operaciones y los objeti¬vos. Sin embargo, para un control interno satisfacto¬rio en casi cualquier organización de gran tamaño, algunas características son esenciales. El control in-terno de una organización incluye cuatro componentes o elementos:

1) el ambiente de control;

2) la evalua¬ción del riesgo;

3) el sistema de información (conta¬ble) y de comunicación;

4) actividades o procedimientos de control

• AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control fija el tono de una organiza¬ción al influir en la concientización de personal de control. Éste puede considerarse como la base de los demás componentes del control interno. Los facto¬res del ambiente de control incluyen:

 integridad y va¬lores éticos;

 compromiso de ser competentes;

 junta directiva o comité de auditoría;

 filosofía y estilo operacional de la gerencia;

 estructura organizacional;

 asignación de autoridad y responsabilidad, y

 políti¬cas y prácticas de los recursos humanos.

• EVALUACION DEL RIESGO

De acuerdo al diccionario de la Real Academia Española, "riesgo" significa "contingencia o proximidad de un daño".

La declaración No. 9 sobre los estándares para la práctica profesional de la auditoría interna (SIAS No.9), “Statements on Internal Audítíng Standards” emitida por el Instituto Americano de Auditores Internos, señala al riesgo, como "la posibilidad de que un evento o acción pueda afectar en forma negativa a la organización".

La generalidad de las empresas puede verse expuestas a diversos tipos de riesgos que pueden resumirse en los siguientes:

• Contabilidad errónea o inapropiada.

• Pérdida o destrucción de activos fijos o recursos financieros.

• Costos excesivos/Ingresos deficientes.

• Sanciones legales.

• Fraude o robo.

• Decisiones erróneas de la gerencia.

• Interrupción del negocio. Deficiencias en el logro de objetivos y metas.

• Desventaja ante la competencia. Desprestigio de imagen.

La evaluación de riesgos es utilizada para identificar, medir y priorizar riesgos con el fin de que el mayor esfuerzo sea realizado para identificar las áreas auditables de mayor relevancia.

La Valuación de riesgos establece que como parte de los planes establecidos para llevar a cabo las responsabilidades del departamento de auditoría interna, se debe efectuar una valuación de riesgos con relación a su organización, y señala como elementos del proceso de valuación:

 Identificación de las actividades auditables.

 Identificación de factores de riesgo que son relevantes a las actividades auditables, y

 Valuación de los factores de riesgo

• SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Para ayudar a la gerencia a cumplir los objetivos de la organización se necesita información en todos sus niveles. El sistema de información contable y la for¬ma como se comunican a lo largo de la organización las responsabilidades del control interno en la pre¬sentación de informes financieros son de gran impor¬tancia para los auditores.

Un sistema de información contable de una orga¬nización consiste en los métodos y registros estable¬cidos para registrar, procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonio relacionados. Por tanto, un sistema de información de contabilidad debe:

 Identificar y registrar todas las transacciones vá¬lidas.

 Describir oportunamente las transacciones, con suficiente detalle para permitir su clasificación apropiada de las transacciones en la presentación

de informes financieros.

 Medir el valor de las transacciones en una forma que permita registrar su valor monetario apropia¬ do en los estados financieros.

 Determinar el periodo en el cual ocurrieron las tran¬sacciones, para permitir el registro de las transac¬ciones en el periodo de contabilidad apropiado.

 Presentar apropiadamente las transacciones y las revelaciones relacionadas en los estados finan¬cieros.

• PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control son políticas y procedi¬mientos que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia se llevan a cabo.

Estas políticas y procedi¬mientos promueven acciones relacionadas con los riesgos que enfrenta la organización.

Aunque en una organización se realizan muchos tipos de actividades de control, solamente los siguientes son generalmen¬te pertinentes en una auditoría de los estados finan¬cieros de la organización:

o Revisiones de desempeño.

o Procesamiento de la información.

o Controles físicos.

LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO

El control interno puede ser efectivo para proteger¬se contra errores y contra fraude y asegurar la confiabilidad de la información contable. Sin embargo, es importante reconocer la existencia de limitaciones inherentes del control interno. En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como re¬sultado de equívocos en instrucciones, errores de jui¬cio, descuido, distracción o fatiga. Adicionalmente, sin la participación activa de la junta directiva y un departamento de auditoría interna efectivo, la alta gerencia puede invalidar fácilmente el control inter¬no. Finalmente, las actividades de control dependien¬tes de la separación de funciones pueden ser burladas por colusión entre empleados.

El Control Interno en las compañías

La discusión anterior del control interno y su consideración por los auditores independientes correspon¬de a las empresas de gran tamaño. En las grandes empresas puede lograrse un control interno excelen¬te mediante la amplia distribución de funciones, de manera que ninguna persona maneje una transacción completamente desde el principio hasta el fin. En una empresa muy pequeña, con uno o dos empleados de oficina, hay poca o ninguna oportunidad para la dis-tribución de funciones y responsabilidades. Por con¬siguiente, el control interno tiende a ser débil o a estar completamente ausente, a menos que el propietario/ gerente reconozca su importancia y participe en las actividades clave.

Debido a la ausencia de un control interno fuerte en las pequeñas empresas, los auditores independien¬tes deben confiar mucho más en las pruebas sustanti¬vas de los saldos de las cuentas y las transacciones, de lo que se requiere en organizaciones más gran¬des. Aunque está bien reconocer que rara vez el con¬trol interno puede ser fuerte en un negocio pequeño, esta limitación no es una justificación para ignorar las formas de control disponibles. Los auditores pue¬den contribuir en forma valiosa a las pequeñas com¬pañías clientes estimulando la instalación de controles, cuando sean prácticos bajo determinadas circunstancias. Casi siempre pueden utilizarse las si¬guientes prácticas específicas, aun hasta en el nego¬cio más pequeño:

1) Registrar todos los recibos de efectivo inmediata¬mente.

a) Para cobros por mostrador, utilice cajas regis¬tradoras fácilmente visibles a los clientes. Lle¬ve un registro diario de las lecturas de la registradora.

b) Prepare una lista de todos los giros de correo inmediatamente después de abrir el correo y conserve esta lista para comparación posterior con los volantes de consignación bancaria y con las entradas en el diario de recibos de efectivo.

2) Deposite todos los recibos de efectivo en forma intacta diariamente.

3) Efectúe todos los pagos mediante cheques nume¬rados serialmente, con la excepción de pequeños

desembolsos de caja menor.

4) Concilie las cuentas bancarias mensualmente y con¬serve en los archivos copias de las conciliaciones.

5) Utilice facturas de ventas serialmente numeradas, (pre-numeradas), órdenes de compra e informes de recepción de mercancía.

6) Expida cheques a proveedores solamente en pago de facturas aprobadas asociadas con órdenes de compra e informes de recibo.

7) Compare el mayor auxiliar con las cuentas de con¬trol en intervalos regulares y prepare y envíe men¬sualmente los extractos a los clientes.

8) Prepare estados financieros comparativos men¬sualmente, con suficiente detalle para revelar va¬riaciones significativas en cualquier categoría de ingresos o gastos.

La adherencia a estas prácticas de control bási¬cas reduce significativamente el riesgo de error ma¬terial o la posibilidad de que queden sin detectar grandes desfalcos. Si el tamaño del negocio permi¬te una distribución de funciones del manejo de efectivo y del mantenimiento y actualización de los registros, puede lograrse un grado razonable de control. Si es necesario que un empleado sirva como auxiliar de contabilidad y cajero, entonces es necesaria una participación activa del propieta¬rio en ciertas funciones clave para protegerse contra el encubrimiento de fraude o de errores. En pocos minutos, cada día, el propietario, aunque no esté entrenado en contabilidad, puede crear una cantidad significativa de control interno

1) leyen¬do personalmente los totales de la caja registrado¬ra diariamente,

2) conciliando la cuenta bancaria mensualmente

3) firmando todos los cheques y can¬celando los documentos de soporte,

4) aprobando todos los asientos de diario general y

5) revisando críticamente los estados mensuales comparativos de ingresos y gastos.

Ejemplos de Control Interno

El efectivo es casi siempre el activo mas llamativo para los ladrones y malversadores potenciales. Por consiguiente, los controles internos para el efectivo son mucha mas elaborados que para, digamos, los clips y los escritorios que estan en las instalaciones. Cabe destacar en particular los puntos siguientes:

• La función de recibir efectivo debe estar separada de desembolsar efectivo. Además, los individuos que manejan efectivo o cheque s no deben tener acceso a los registros contables

• Todas las entradas de efectivo de deben depositar intactas cada día. Es decir nada del dinero ni ninguno de los cheques recibido cada día debe usarse directamente para ningún otro propósitos.

• Todos los desembolsos mayores se deben hacer por medio de cheques foliados. Se deben investigar los cheques faltantes.

• Las cuentas bancarias deben conciliarse cada mes. Es sorprendente el numero de empresas que no concilian regularmente sus cuentas bancarias.

El control del efectivo requiere de procedimientos para manejar tanto los cheques como la moneda. Para el control de cheques, muchas organizaciones utilizan protectores de cheques que perforan o de otra manera imprimen una cantidad inalterable al frente del cheque. Los cheques por grandes cantidades de dinero por lo común requieren dos firmas.

La moneda es probablemente la forma de efectivo mas atractiva. Los negocios que manejan mucho dinero en efectivo, tales como establecimientos de juegos de azar, restaurantes y bares, estan en particular sujetos al robo y al reporte falso.

Control interno del efectivo del inventario.

En muchas organizaciones, se tiene un acceso mas fácil a los inventarios que al efectivo. Pro tanto son uno de los blancos favoritos de los ladrones.

La contracción del inventario es la diferencia entre el valor del inventario que se obtendría si no hubieran hurtos, clasificaciones erróneas, roturas o errores en el registro y el valor del inventario que se obtiene al hacer cuenta física.

Los expertos en el control de la contracción del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta. Las tiendas minoristas han llegado a extremos tales como colocar minúsculas etiquetas sensibles en la mercancía; si el vendedor no las despega o neutraliza, estos transmisores en miniatura activan un alarma en el momento en que el culpable esta a punto de salir de la tienda..

La imponente magnitud de la contracción del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra.

Conclusión

El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración, dentro de una organización dada. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. El control interno, sin embargo, no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación, sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos.

Los expertos en el control de la contracción del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contracción del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra.

El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. A esto se debe su importancia.

Conclusiones.

El control interno se define como: "Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad".

El Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de auditoría.

Técnicas a aplicarse en la planeación de la auditoría.

1. Estudio y Evaluación de la Organización.

2. Estudio y evaluación de sistemas y procedimientos.

3. Estudio y evaluación de flujogramas.

4. Estudio y evaluación del sistema de control interno.

5. Análisis Factorial:

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la operación y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración.

Estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no solamente en los planes de la dirección sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas.

Evaluación del control interno es la estimación del auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre.

Formas de hacer el estudio y evaluación del control interno.

Método Descriptivo:

Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.

Método Gráfico.

Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.

Método de Cuestionarios.

Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.

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