DIAGNOSTICO

Evaluación Integral

Etapa inicial.

1.1 Antecedentes.

Actualmente Ferretería Santa Elena, se encuentra inscrita ante la Administración Tributaria, con el Número de Identificación Tributaria 4922223K, bajo el régimen sobre utilidades de actividades lucrativas del ISR. Inicio Operaciones desde el 17 de noviembre de 1,993. Es una empresa individual que comercializa materiales de ferretería especiales para la construcción, la carpintería, la fontanería, etc., suministra materiales y herramientas al sector artesanal, industrial y al comercio en general, la empresa presta un servicio económico porque mediante su actuación ofrece a los consumidores y a otras empresas lo que puedan necesitar, este servicio económico se representa por la oferta de productos de cualquier índole y de la mejor calidad.

Se encuentra ubicada estratégicamente en el centro de Santa Elena, Flores, Petén, cuenta con amplias instalaciones, bodega y parqueo. La empresa ofrece productos de alta calidad, un excelente servicio de atención al cliente y cuenta con los mejores precios del mercado, con el afán de ayudar al consumidor final; también ofrece servicio de transporte sin recargo alguno, demostrando así el deseo de servir y contribuir al desarrollo de los habitantes de Peten.

La empresa ferretera es una entidad económica que combina diversos factores de la producción para comercializar un producto que se espera vender con cierta utilidad y satisfacer necesidades sociales, contribuir con la población petenera a través de generación de empleos, y obtener beneficios que remunere los esfuerzos personales de sus propietarios.

1.2 Identificación General de la Empresa

Nombre Comercial: Ferretería Elena

Nombre del Propietario: José Juventino Jácome Juárez

Domicilio fiscal y comercial: Calzada Virgilio Rodríguez Macal, Santa Elena, Flores, Petén

Tipo de organización: Individual

Actividad económica principal: Compra y venta de artículos de Ferretería, Pinturas y Otros Productos de Vidrio.

Fecha de Inscripción: 10 de Julio de 1989.

Descripción de construcción: Las instalaciones están construidas de paredes de blocks piso de cementos y techo con estructura metálica y laminas de zinc.

Número de empleados: 7 personas conformadas por personal, administrativo, ventas y auxiliares.

1.3 Organigrama.

Fuente: Ferretería Santa Elena

1.4 Planteamiento del problema.

Después de la realización de la evaluación de las áreas administrativa, financiera y operacional de la empresa, a través de la matriz FODA, y cuestionarios y entrevistas realizadas a las distintas áreas de la empresa, se determinaron las siguientes aéreas críticas que necesitan ser mejoradas, siendo las siguientes:

 La empresa no cuenta con póliza de seguro que respalde los inventarios ante cualquier eventualidad, siniestro o caso fortuito.

 No se cuenta con manual para el manejo de los inventarios.

 Registro inadecuado de los inventarios, por falta de una adecuada clasificación de ítems.

 No se cuenta con una persona responsable de bodega.

 Falta de control en el abastecimiento de inventarios.

Debido a que Ferretería Santa Elena, no cuenta con el perfil especifico en cada departamento, falta de capacitación e incentivos al personal de la empresa los controles internos en el área de inventarios ha generado debilidades en el desarrollo, y el no prever eventualidades o casos fortuitos puede afectar la rentabilidad de la empresa, la falta de conocimiento de funciones frente al control interno de suministros almacenados y las decisiones de las cantidades requeridas no están basadas en ningún parámetro obtenido de la demanda ni políticas de inventarios. Derivado de la problemática anterior surge la interrogante siguiente:

¿La falta de un control adecuado en el área de inventarios podría incidir en un momento determinado la rentabilidad de la empresa denominada Ferretería Santa Elena?

2 Justificación.

Mejorar los controles internos en el área de inventarios es determinante para el correcto funcionamiento de las operaciones de la empresa denominada Ferretería Santa Elena, ya que con esto podría obtener beneficios significativos en el desarrollo de sus actividades comerciales, para lo cual es preciso que la gerencia realice las siguientes gestiones:

 Es necesario que se elabore un manual para el implemento de sus inventarios

 La gerencia general debe requerir información sobre la contratación de seguros, para decidir qué entidad aseguradora le conviene.

 Es importante que la gerencia en coordinación con el personal, realice inventario físico, tomando en cuenta el periodo de menor movimiento de ventas.

 La gerencia general debe adoptar una clasificación de inventarios, identificando los productos de mayor rotación.

 Es de suma importancia que la casa matriz, tenga un control eficiente en el despacho de las cantidades requeridas por la Sucursal.

 Es de vital importancia que se defina un perfil específico para el resguardo del área de almacén.

El buen desarrollo de procesos logísticos ayuda al mejor funcionamiento, fortalecimiento e imagen de la empresa y por supuesto un aumento en el nivel de ventas, logrando de esta manera mayores utilidades para sus propietarios.

3 Planeación de la Evaluación Integral

3.1 Objetivos

3.1.1 Objetivo General

Verificar mediante una evaluación integral el funcionamiento del área de inventarios de la Empresa Ferretería Santa Elena, para optimizar el manejo de los mismos.

a. Objetivos Específicos

 Obtener información necesaria que permita conocer el sistema y medición de inventarios de Ferretería Santa Elena.

 Observar el comportamiento actual de la política de inventarios y determinar el tipo de modelo que más se ajuste a las necesidades y estructura actual de la empresa.

 Colaborar con la administración de la empresa, brindándole asesoría estratégica de acuerdo a los conocimientos relacionados con el tema.

3.1.2 Alcance

Se realizara una evaluación integral enfocada al área Administrativa de Inventarios, de acuerdo con su naturaleza de la empresa, basada en información actualizada como mínimo un año fiscal.

El análisis de la empresa se llevara a cabo de acuerdo a procedimientos exigidos por las leyes tributarias y principios de contabilidad generalmente aceptados; poniendo en práctica los conocimientos adquiridos a través de la carrera de Contaduría Pública y auditoria.

La evaluación se realizara en un periodo aproximado de tres mes Así mismo, la implementación de las recomendaciones resultantes de la evaluación, serán realizadas igualmente por un plazo aproximado de tres meses.

3.1.2.1 Estudios a Realizar

El estudio se realizara al área administrativa de inventarios, con lo cual se pretende desarrollar la evaluación integral y el trabajo de anteproyecto.

Se analizarán y estudiaran los registros de inventarios así como la valuación y el método de inventarios adoptado por la empresa.

El análisis también comprende la verificación de documentos como: el área legal; marco geográfico, económico y social; personal, recursos físicos, inventarios, Estados financieros y declaraciones juradas de impuestos.

3.2 Técnicas y Metodología a utilizar

Las técnicas y métodos que se emplearan en el transcurso de la evaluación integral se realizan en base al libro de Jack Fleitman de Evaluación Integral, que proporciona diversas técnicas de recopilación de datos, que constituyen los métodos prácticos de investigación. Estas permiten al evaluador obtener información necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones objetivas. Las técnicas empleadas en el desarrollo de la evaluación son los siguientes:

3.2.1 Técnicas e investigación de campo

 Entrevistas: Se realizara entrevista con el administrador de y personal de Ferretería Santa Elena con el fin de recopilar toda la información necesaria que tienda a la identificación de problemática en determinada área.

 Cuestionarios: Serán preparados y estructurados con apego a metodología aplicable y a los objetivos que se pretenden alcanzar. Serán aplicados al personal involucrado en el área administrativa-financiera.

 Observación Directa: Esta herramienta permitirá confirmar la información recabada en cuestionarios y entrevistas, para poder evaluar los riesgos en cada una de las áreas sujetas a análisis.

 Instrumentos: Los instrumentos que se utilizaron para el acercamiento y conocimiento de la empresa son: Agendas; libreta de apuntes cédula de entrevistas; cuestionarios, cámaras fotográficas, Computadora, Impresoras, Hojas, lapiceros, observación directa en las aéreas de trabajo; análisis organizacional y documental.

3.2.2 Procedimientos

El proceso de elaboración de la práctica empresarial dirigida, se inició con el reconocimiento y solicitud por escrito al Administrador de Ferretería Santa Elena, para poder realizar una evaluación integral en Ferretería Santa Elena, utilizando las herramientas apropiadas específicamente en las áreas administrativa, financiera y operativa que conforman la empresa obtener información precisa.

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