EJEMPLO DIAGNOSTICO Y PROPUESTAS

Actividad

Cero

Descripción

Causa Raíz

Propuesta

Elemento JIT

Revisión Orden de Compra

DEF

Consiste en verificar e imprimir la información consignada en la orden, resaltando aquella información necesaria para el proceso de importación.

 Se necesita obtener información como el Incoterm, valor total de la mercadería, fecha de entrega.

Cargar datos brindados en la cotización del proveedor al sistema, para generar la orden de compra sin errores.

Jidoka

Revisión Orden de Compra

PAP

Se necesita archivar las orden de compra

Tener un back up que sea disponible a usuarios pertinentes.

Estandarización

Coordinación de pago

DEF

Consiste en informar al área de finanzas sobre los pagos a realizar, así como el proceso de emisión de Cartas de crédito si aplicase, así mismo realizar el seguimiento a que estos se realicen al proveedor de las mercaderías

El area de finanzas necesita informacion de pagos del proveedor, como numero de cuenta bancaria, codigo del banco, etc

Actualizacion continua de los datos bancarios del proveedor.

El ERP envie directamente la informacion al banco para que realice el la tranferencia al proveedor.

Estandarización

Coordinación de pago

PLZ

Las activiades que realiza finanzas para cargar informacion de pago a proveedor esta centralizado en pocas personas

Capacitar al pesonal de finanzas sobre la importacion de los pagos a los proveedores internaciones.

Shojinka

Coordinación de pago

PAP

El area de finanzas requiere llevar  files de los pagos realizados

Creacion de carpeta back up con los pagos realizados.

Estandarizacion

Coordinación con el proveedor

DEF

Se comunica con el proveedor para verificar los acuerdos en los términos del contrato (OC)

Se necesita verificar los acuerdos con el proveedor, especialmente la fecha de entrega de la importación  

Acceso al ERP, para verificar fecha de promesa de la OC. Que el sistema ERP unas semanas antes avise nuevamente al proveedor la entrega de la importación

Estandarización

SMED

Coordinación con el agente de carga

DEF

Comunicación con el Agente de Carga para el desaduanaje de la importación

Es responsabilidad del Agente de Carga estar al tanto de la importación a llegar

El proveedor debe tener el acceso a visualizar en el ERP la información necesaria para el desaduanaje de la importación

Estandarización

SMED

Jidoka

Relaciones

Seguimiento a la Documentación de la importación

DEF

Verificación de los documentos relacionados a la importación

Estos documentos ya fueron enviados antes del envío del repuesto importado

La información de estos documentos, como su digitalización, y verificación deben estar registrados en el ERP

Estandarización

SMED

Coordinaciones con el agente de aduana

DEF

Comunicación con el Agente de Aduana para la verificación de la importación

Es responsabilidad del Agente de Carga la comunicación y seguimiento de la importación

Mejoramiento del respectivo proceso, auditando las actividades mensualmente para la optimización de dichas tareas

Estandarización

Coordinaciones con el agente de aduana

PLZ

Comunicación con el Agente de Aduana para la verificación de la importación

Es responsabilidad del Agente de Carga la comunicación y seguimiento de la importación

El proveedor debe tener el acceso a visualizar en el ERP la información necesaria para el desaduanaje de la importación

SMED

Coordinación Entrega Almacén

PLZ

Se coordina con Almacén para la respectiva recepción de los repuestos importados

Almacén cuenta con horarios de Recepción y no sabe cuando llega la importación

Almacén debe contar con el acceso de visualización [ERP] de la información de llegada de importaciones, y que el sistema le avise unos días antes para que puedan estar preparados.

Estandarización

SMED

Coordinación Entrega Almacén

DEF

Se coordina con Almacén para la respectiva recepción de los repuestos importados

Almacén cuenta con horarios de Recepción y no sabe cuando llega la importación

Flexibilidad de Almacén en el caso de recepción importaciones, evitando sobrecostos de transporte.

Almacén debe contar con el acceso de visualización [ERP] de la información de llegada de importaciones, y que el sistema le avise unos días antes para que puedan estar preparados.

Estandarización

SMED