ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE OPERACIONES ESTANDAR

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1. OBJETIVO:

Establecer las pautas necesarias que permita estandarizar y uniformizar las directivas a seguir en la elaboración de un documento normativo llamado Procedimiento de Operación Estándar (en adelante POE). Asimismo, establecer el mecanismo de codificación, distribución, corrección, modificación y anulación de POE obsoletos a nivel de toda la botica.

1. ALCANCE:

Aplica a todo el personal que labora en la botica.

1. BASE LEGAL:

No aplica.

1. FRECUENCIA:

Este procedimiento se aplica previamente a la elaboración, control y actualización de todo procedimiento operativo estándar.

1. RESPONSABILIDAD:

• El Químico Farmacéutico Director Técnico de la botica, es el responsable de elaborar, distribuir, capacitar y supervisar el cumplimiento de los Procedimiento Operativo Estándar (POE).
• Representante Legal, es el responsable de aprobar dichos procedimientos y brindar todo el material logístico necesario.

1. DEFINICIONES:

• Procedimiento Operativo Estándar (POE).- Es una descripción secuencial, detallada en forma sencilla y breve, de cómo una operación específica de cualquier proceso debe ser llevada a cabo.

1. PROCEDIMIENTO:

1. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN.-

• La elaboración de un Procedimiento de Operación Estándar (POE), es competencia del Director Técnico de la botica.
• El original de todo POE va ser denominado POE matriz. El POE matriz estará a cargo del Director Técnico de la botica.
• La Elaboración y Revisión del POE original o matriz para su aplicación, debe ser realizada por el Director Técnico de la botica, y la Aprobación debe ser por el Representante Legal de la botica.
• Esta Revisión y Aprobación de los POE matriz se evidencia con las firmas correspondientes de las personas responsables indicadas anteriormente, las cuales firman en la primera página de cada hoja del POE y con lapicero de tinta color azul.

1. CONTENIDO EN EL ENCABEZADO.-

Donde:

• El Logo de la botica: será ubicado en la parte superior izquierda de la carátula, seguidamente se colocará el nombre Comercial de la botica.
• Nombre de la botica: Se coloca el nombre comercial de la botica.

1. TÌTULO.-

• El Título debe indicar claramente a que proceso, directiva o instructiva se refiere el POE, se recomienda letra ARIAL tamaño 13 y en negrita.

1. IDENTIFICACIÓN Y NUMERACIÓN.-

1. Identificación:   POE-WXZ. N° XXX

Donde:        

• POE: Procedimiento de Operación Estándar
• WXZ: Siglas de la botica.
• XXX: Secuencial numérico de 3 dígitos.

Código (WXZ): Estará formada por 3 partes:

• Primero: Son tres letras que identifican al documento. “POE”.
• Segundo: seguido de un guion vienen las tres primeras letras señalan las siglas del nombre comercial de la Botica.
• Tercero: es un número de 03 dígitos referido a la identificación que aumenta consecutivamente conforme aumente los procedimientos de la Botica, iniciándose con 001.
• También se consigna la versión del POE y se consigna al lado derecho.

1. Fecha de Emisión: indica la fecha en que el POE ha sido creado y revisado. La aprobación del POE debe ser obtenida con anticipación suficiente para que el documento sea transmitido y leído por todo el personal que labora en el establecimiento.

1. Fecha de vigencia: se refiere a la fecha desde la cual el procedimiento tiene validez. Todo POE tiene una vigencia de 2 años como máximo.

Las fechas se expresan: Día/Mes/Año. Ejemplo: 21/10/2019.

1. Versión: numeración correlativa (tres dígitos) que indica el número de revisiones efectuadas al POE desde su creación. Las revisiones se efectúan obligatoriamente una vez cada dos años, sin embargo también aplica una revisión antes de este período, si es necesario realizar una modificación en el contenido del POE. A un POE nuevo corresponde Versión Nº 001. Las revisiones no significan necesariamente modificaciones en el POE.

1. Número de Páginas: indica el número de página actual y la cantidad total de páginas del POE.

• Ejemplo en la primera página: 1 de 3
• Ejemplo en páginas subsiguientes: 2 de 3; 3 de 3.

1. Encabezado de páginas subsiguientes: indica el número del POE, número de página y fecha de emisión y vigencia.

1. Inicio de Página de los POE: serán firmados por el personal responsable de la elaboración, Revisión y Aprobación; estas firmas se colocarán al inicio de cada página del POE.

• Elaborado por: persona y cargo de la persona que elaboró el POE. Aplica solamente en POE nuevo.
• Revisado por: aplicable a partir de la segunda revisión y reemplaza a “Elaborado por” indicándose el nombre y cargo de la persona que revisó el POE.
• Aprobado por: Registra el nombre de quien aprueba el documento, su cargo y firma.

Los procedimientos serán revisados faltando 30 días antes de que se cumpla la fecha de vigencia; para su modificación o ratificación de su contenido.

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