El proceso de gestión estratégica

En muchas organizaciones, los gerentes no pueden determinar la prioridad de ejecución de los proyectos y la relación que deben poseer con respecto al plan estratégico, sucede constantemente en organizaciones de gran volumen y diversidad, muchas de las cuales no han podido desarrollar un proceso que pueda ordenar con claridad la selección de los proyectos y el plan estratégico, como resultado es la utilización en forma deficiente de los recursos de la organización.

Antiguamente, la estrategia estaba relacionada al nivel directivo, pero en la actualidad, la administración de proyectos se encuentra en el nivel más alto de la estrategia y de las operaciones, lo que convierte al administrador de proyectos en una persona capaz de tomar decisiones y proponer los ajustes necesarios del proyecto, y convertirse en los defensores eficientes del mismo.

El proceso de la administración estratégica, abarca el cómo la organización compite, con los recursos disponibles, en el ambiente actual y con perspectivas a futuro.

Esta administración se basa en dos ambientes, interno y externo, el interno como respuestas a nuevos planes de acción con miras a mejorar la posición competitiva de la empresa, y el externo para la sobrevivencia en un ambiente competitivo dinámico. La administración estratégica apoya a la coherencia en todos los niveles de la organización para el cumplimiento de las metas estratégicas.

Existen cuatro actividades que intervienen en el proceso de la administración estratégica, las cuales son:

1. Revisar y definir la misión de la empresa: Identificando la razón de ser de la organización, identificando claramente el alcance en términos de productos o servicios.

2. Establecer metas y objetivos a largo plazo: Con la finalidad de traducir la misión en términos específicos, medibles y concretos.

3. Analizar y formular estrategias para alcanzar objetivos: Determinar y valorar las opciones que apoyan a los objetivos de la organización y seleccionar la mejor alternativa, empleando herramientas como el análisis interno y externo denominado FODA.

4. Implementar estrategias a través de los proyectos: Respondiendo a la duda del cómo realizar las estrategias con los recursos dados, poniendo énfasis en la atención de las áreas clave, cultivando la motivación de los involucrados.

La implementación de proyectos que carece de prioridades relacionadas con las estrategias genera problemas, las cuales se pueden contrarrestar con la administración de un sistema de portafolios de proyectos. Entre los problemas que se pueden reducir se tiene:

Una brecha hacia la implementación: Se presenta en organizaciones donde los ciclos de vida del proyecto son cortos, presentando conflictos entre los gerentes funcionales, incurriendo en cambios de proyectos, multiplicando el trabajo del personal en diversos proyectos, y aplicando recursos inadecuados, generando una inefectiva implementación.

Política dentro de la Organización: Políticas de la organización que pueden tener influencias importantes en los proyectos que reciben fondos y atención especial, como el denominado “Vaca Sagrada”.

Conflicto de recursos y tareas múltiples: Surgen problemas de interdependencia entre proyectos y su necesidad de compartir recursos, incurriendo en la ejecución de tareas múltiples y en algunas ocasiones simultáneas.

En pocas palabras el objetivo de la administración de portafolios es asegurar que todos los proyectos coordinen con las metas estratégicas y que se jerarquicen en forma adecuada, siempre y cuando se determine el valor estratégico de un proyecto propuesto antes de su inclusión en el portafolio.

Existen algunos criterios para la selección de los proyectos, los cuales pueden ser financieros y no financieros.

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