IMPLEMENTACION DE PROYECTOS

EJERCICIO 3.1

AUTOEVALUACIÓN DEL CAPITULO

1. ¿Qué es la administración de proyectos? Explique

Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de los interesados de un proyecto.

2. Mencione cómo ayuda la administración de proyectos a la gerencia de la organización a llenar sus necesidades

* Asegura que los recursos sean utilizados en la forma más efectiva y eficiente posible.

* Provee a la administración una vista profunda del status del proyecto

* Reduce el número de tareas y pasos olvidados

* Permite balancear demandas competitivas por parte de interesados e involucrados

* Facilita un método consistente para monitorear y controlar los entregables y metas del proyecto

* Mejora la comunicación dentro del equipo del proyecto

* Provee una proyección más exacta en cuanto a los requerimientos de recursos

* Permite medir el desempeño del proyecto

* Identifica áreas potenciales de problemas

* Define objetivos, misiones y metas

* Define el alcance del proyecto

* Establece una cuantificación de los riesgos

* ¡Permite terminar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto!

3. Mencione algunos factores claves de la Administración de Proyectos que aseguran el éxito de un proyecto

* El proceso completo fue diseñado al inicio: Línea de tiempo, expectativas, entregables y responsables. En cada pasose ha definido un criterio de aceptación.

* Se logra el consenso ya que se consulta a todos los interesados e involucrados para insumo, para que presenten y discutan sus opciones.

* Se sujeta al cronograma. No se continua en la ejecución hasta que el paso anterior esté completado y aceptado.

* Se trabaja con el plan. Un proceso formal de solicitud de cambios. Cada cambio tiene que ser claramente delimitado, justificado y en acuerdo entre todos los involucrados.

* Se tiene establecido un sistema de reporte regular y programado enumerar logros, actividades planificadas, cronograma actualizado y responsabilidades pendientes por cada elemento.

* El resultado es que el proyecto se termina a tiempo y dentro del presupuesto.

4. Por qué es importante definir y refinar los objetivos y los planes del curso de acción requeridos para lograr los objetivos y alcance del proyecto

Para hacer una mejor planeación del proyecto. Ya que así crearemos un plan que documente cómo el alcance del proyecto será definido, verificado y controlado y por último cómo la estructura de trabajo será creada y definida.

5. Explique qué es la programación del proyecto o Calendario del proyecto

Son software que ayudan a calcular los valores estimados, la estimación cuantitativa del tamaño del proyecto o de funcionalidad del mismo, características cualitativas del proyecto tales como la complejidad, la fiabilidad requerida y el grado de criticidad del negocio y también la descripción del personal de desarrollo y/o del entorno de desarrollo. Basado en estos datos proporciona estimaciones del esfuerzo requerido, costos, carga de personal, duración y en algunos casos programación y riesgo asociado.

6. ¿Por qué se dan los fracasos en las estimaciones?

Según un estudio realizado por profesores de la universidad de Oakland en Rochester y Dayton en Ohio, se debe a que rebasaron significativamente el presupuesto, este estudio surgiere 5 razones principales:

* Los usuarios solicitan cambios con frecuencia

* Las tareas necesaria para el proyecto son pasadas por alto en la estimación

* Los usuarios no comprenden sus propios requerimientos de información

* La definición del problema a resolver es muy pobre

* Los usuarios y los especialistas técnicos no pueden comunicarse ni entenderse.

7. Mencione las características de un gerente de proyectos efectivo

* Tener liderazgo

* Tener buena comunicación en todas sus dimensiones

* Estar abierto a la negociación

* Poder resolver los problemas sin mayor problema.

8. Describa los roles del administrador de proyectos

* Liderazgo a través del ejemplo

* Visionario

* Técnicamente Competente

* Decidido

* Buen comunicador

* Apoya a los miembros del equipo

* Promueve nuevas ideas

* Orientados a objetivos

* Resuelven problemas y priorizan

* Innovadores

* Trabajan bien bajo presión

* Identificados con la organización.

Ejercicio 3.3

Características del administrador del Proyecto

|Característica |Descripción |Le servirá para |

| | |Es ayudar a las personas a energizarse |

| | |para sobreponer barreras políticas |

| | |burocráticas y de recursos para lograr un |

|Liderazgo a través del ejemplo |Motivar e inspirar |cambio. |

| | |Desarrollar tanto una visión del futuro |

| | |como estrategias para producir los cambios|

| | |necesarios para alcanzar esa visión. |

|Visionario |Establecer dirección | |

| |Reconocer los elementos relevantes de una |Para entender las relaciones entre los |

|Técnicamente Competente |situación. |elementos. |

| | |Comunicar la visión por medio de palabras |

| | |y actos a todos aquellos cuya cooperación |

| |Poder Alinear a las personas |podrá ser necesitada para alcanzar esa |

| | |visión |

|Decidido | | |

| | |Buscar a los receptores donde están |

| | |Identificar por qué el mensaje tiene |

| |Determinar la información para poder |importancia para ellos |

| |trasmitir a los interesados en el proyecto|Mantenerlos informados regularmente y |

|Buen Comunicador | |Comunicarse afirmativamente. |

|Buen Motivador |Alentar a sus compañeros para poder llegar|Que trabajen en armonía para llegar juntos|

| |a cumplir el proyecto |a lo que es el proyecto con el menor error|

|Apoya a los miembros del Equipo |Crear una confianza con sus compañeros |Conseguirá que sus trabajadores realicen |

| |para lograr las metas |las tareas con más seguridad |

|Promueve nuevas ideas |Proporcionan nuevos métodos |Facilitar la realización del Proyecto |

|Orientados a objetivos |Señalar claramente los objetivos del |Para que los trabajadores cumplan con los |

| |proyecto |requerimientos exactos del proyecto |

|Resuelven problemas y priorizan |Saber cuando y por que se originan lo |Aprender a manejar los conflictos en lugar|

| |problemas. |de evitarlos. |

|Innovadores |Crear nuevas opciones para la facilitación|Para automatizar métodos que anteriormente|

| |de la realización de un proyecto |llevaba cierto tiempo que fuera tedioso |

| | |para la realización del proyecto |

|Trabajan Bien bajo Presión |Las metas y las fechas límites pueden |Hace explotar su creatividad al máximo. |

| |ayudar a formar parte de la creación de un| |

| |gran proyecto. | |

|Identificados con la organización |Es la capacidad de analizar y poder tener |Poder terminar el proyecto justo en el |

| |una planeación estratégica, táctica y |tiempo que le solicitaron para la |

| |operacional |realización del mismo. |

Ejercicio 3.4

(Flor de Loto). GRUPOS DE PROCESOS

Analice los grupos de procesos. Utilice el siguiente formato llamado Flor de loto.

En el centro se ha escrito cada uno de los grupos de procesos: Iniciación, Planeación, Ejecución, Monitoreo y control y Cierre.

En las celdas alrededor de cada grupo de proceso escriba los elementos claves de cada uno de ellos. Si no llega a completar las celdas con la información en el texto, pregunte a expertos o busque en Internet.

|¿En que consiste? |Tiempo disponible para|Define y autoriza una |Define y refina |Planes del curso de |Crear la |

| |su ejecución |fase del proyecto o el |objetivos |acción requeridos para|estructura de |

| | |proyecto del mismo | |lograr los objetivos y|Desglose del |

| | | | |alcance del proyecto |Trabajo |

|Estatuto Preliminar | |La calidad requerida |Secuencia de | |Identificar y |

|del Alcance del | | |actividades | |documentar las |

|Proyecto | | | | |dependencias entre|

| | | | | |actividades |

| | | | | |programadas. |

|Definir la meta del |Se seleccionan las |Establece el QUE: SE |Estimación de |Estimar el tipo y |Definición del |

|proyecto |metas |ESTABLECEN LOS OBJETIVOS|recursos por |cantidad de recursos |alcance del |

| | | |actividad |requeridos para llevar|proyecto |

| | | | |a cabo cada actividad | |

| | | | |programada. | |

|Logra la integración |Dirigir y administrar |Velar por la calidad |Regularmente mide|Control de Cambio |Monitorear y |

|de personas y recursos|la ejecución del | |y monitorea el | |controlar el |

|para administrar el |proyecto | |progreso para | |trabajo del equipo|

|proyecto | | |identificar | | |

| | | |desviación entre |

| |

| | | |el plan de la | | |

| | | |administración del| | |

| | | |proyecto para | | |

| | | |tomar medidas | | |

| | | |correctivas | | |

|Formar el equipo del | |Distribución de la |Verificación del | |Control de |

|proyecto | |información |Alcance | |cambios: alcance, |

| | | | | |horario, costos, |

| | | | | |calidad |

|Obtener información de|Seleccionar a los |Girar instrucciones y |Información del |Administración y |Dar |

|los proveedores como |Proveedores |comunicar los planes a |desempeño |monitoreo del riesgo |retroalimentación,|

|cotizaciones, ofertas | |quienes lo van a | | |resolver |

|o propuestas | |ejecutar | | |situaciones y |

| | | | | |coordinar cambios |

|Formaliza la aceptación del Producto, |De esta manera permite que el proyecto o |Cierre del Proyecto |

|servicio o entregable. |fase del proyecto termine ordenadamente | |

|Evaluación de Costos y Beneficios del | |Cierre de Cada Contrato |

|Proyecto | | |

|Evaluación de Seguimiento de Cierre del |Desarrollo completo del programa o |Entrega de Informe Final |

|Proyecto |proyecto | |

-----------------------

Iniciación

Planeación

Ejecución

Monitoreo y Control

Cierre

EJERCICIO 4.1

1. La técnica de revisión y evaluación de programas se conoce por las siglas PERT

2. El objetivo de la fase de control es que las actividades cumplan las especificaciones de calidad, COSTO Y TIEMPO .

3. La estimación del tiempo en CPM es EL COSTO

4. El método de control que muestra gráficamente el grado de ejecución del trabajo, al asignarle diferentes colores se denomina GRAFOCOLOR

5. El método del camino crítico se conoce por las siglas CPM.

6. La estimación del tiempo en PERT es PROBABILÍSTICOS

7. La herramienta de software más popular para la administración de proyectos es PERT.

8. DIAGRAMA DE GANTT muestra gráficamente la relación de tiempo entre las actividades de un proyecto y permite visualizar el avance el mismo

9. En el ROY los VÉRTICES representan las actividades

10. En la versión modificada de Gantt se utilizan DIAGRAMA DE BARRAS para mostrar el avance de las actividades.

EJERCICIO 4.2

1.Qué es el diagrama de Gantt? y para qué sirve?

Es la forma habitual de presentar el plan de ejecución de un proyecto. Sirve para que todos los involucrados sepan exactamente qué tienen qué hacer en qué tiempo deben hacerlo.

2. Explique cómo se construye el diagrama de tiempo (Gantt)

Se debe separar en actividades especificas independientes, listar todas las tareas que son necesarias para llevarla a cabo, se debe identificar a un responsable con cada tarea, determinar cuándo debe iniciarse y cuánto le tomara realizarla, dibujar una tabla indicando la escala de tiempo, longitud y escoger la unidad de tiempo más conveniente, dibujar una barra representante, analizar qué tareas deben terminar para iniciar otras, barras de color diferente que representan la ejecución en relación a la programación

3. Que desventajas tiene el diagrama de Gantt?

Es que se desconocen aquellas actividades cuyo tiempo de duración determina la duración total del proyecto.

4. Que da origen a la modificación de la grafica de Gantt en diagrama triangular? Se debe a que aparecen las dependencias entre actividades y los recursos implicados en cada una de ellas

5. Que es CPM como se determinan los tiempos Explique

Es el método del Camino Crítico, representa una valiosa herramienta para la programación de cualquier trabajo.

6. Que es el PERT? como se determinan los tiempos?

Es una técnica de revisión y evaluación de programas.

Los tiempos se determinan de acuerdo a una estimación precisa basada en trabajos anteriores, basada en experiencia reciente, creencias basadas en buen juicio y conocimiento del trabajo

7. Cuál es la principal diferencia entre CPM y PERT?

8. Cuáles son las 3 fases básicas del CPM -PERT?

Planeación, programación y control

9. Que es el Roy?

Técnica para la programación y el control de proyectos.

10. Que es Grafocolor?

Método grafico de control que puede mostrar el grado de ejecución del trabajo.

Ejercicio 5.3

CPM-PERT

Construya el diagrama de flechas (red= para que se cumplan las siguientes relaciones. Las actividades son de la A,B a la 1

1. A, B son las actividades iniciales y comienzan simultáneamente

2. B precede a C

3. A precede a E y D

Utilice el diagrama de flechas creado. La tabla de duración de las actividades (en días) es la siguiente (probabilístico). Utilice la fórmula para encontrar la duración promedio

|ACTIVIDAD |Optimista |Aprox. |Pesimista |Promedio |

| | |Real | | |

|A |3 |4 |6 | |

|B |2 |3 |5 | |

|C |7 |9 | 11 | |

|D |10 |12 | 15 | |

|E |2 |4 |6 | |

1. Calcule las ocurrencias mas tempranas

2. 2 calcule las ocurrencias mas tardías

3. Determine la ruta holguras

4. Calcule las holguras

5.

EJERCICIO 5.4

AUTOEVALUACIONES DEL CAPITULO

1. Que es una actividad critica

Es aquella que al sufrir una demora en su comienzo causa demora en la fecha de terminación del proyecto.

Una no crítica

Es aquella que puede demorarse en un tiempo establecido sin afectar la fecha de terminación del proyecto.

2. Que es la ocurrencia más temprana y para qué sirve

Se realizan dos cálculos antes de determinar las actividades críticas, que son aquellas que al atrasarse alargan el proyecto.

3. Explique las reglas para construir un diagrama de CPM-PERT

* Cada actividad está representada con solo una flecha en la red

Las actividades NO pueden representarse dos veces o más en la red. Es decir aparecer solo una vez en el diagrama.

* Dos actividades diferentes no pueden identificarse por los mismos eventos terminal y de inicio

* Preguntas a responder para asegurar la relación de precedencia correcta en el diagrama de flechas: ¿Qué actividades deben terminarse inmediatamente antes de que esta actividad pueda comenzar? ¿Qué actividades deben seguir a esta actividad? ¿Qué actividades deben efectuarse simultáneamente con esta actividad?

4. Como se construye el Gantt mejorado al utilizar la información generada por CPM-PERT

* Ordenar las actividades, colocar de primero las críticas. Se programan y se identifica su duración por medio de una barra

* Después se consideran las actividades no críticas, se indican sus límites de tiempo de inicio de ocurrencia más temprano y de terminación más tardío

* Cuando la holgura total de una actividad no crítica es igual a la holgura libre se puede programar en cualquier parte entre los tiempos de inicio más temprano y de terminación más tardío.

* Cuando la holgura libre de una actividad no crítica es menor a la holgura total, el inicio de dicha actividad se puede demorar en relación con su tiempo de inicio más temprano, en una cantidad no mayor que el monto de su holgura libre, sin afectar las actividades inmediatamente sucesivas.

5. Que es la ruta critica

Es la cadena de actividades críticas, las cuales conectan al evento inicial y al final en el diagrama de flechas, que se identifican todas las actividades criticas del proyecto.

Como se determina

Es necesario identificar antes las actividades críticas

6. Que es holgura total

Es el tiempo libre que tiene una actividad no crítica dentro del que puede atrasarse o alargarse sin afectar la duración del proceso pero afecta la iniciación más temprana de las actividades no críticas que le siguen.

Para que sirve Para obtener la mayor cantidad de tiempo libre para dicha actividad

Como se calcula

7. Cuáles son los símbolos que utiliza CPM-PERT

Evento

Actividad

No actividad (actividad ficticia)

8. Que es la holgura libre

Es el tiempo libre o extra del que dispone una actividad no critica en que puede atrasarse o extenderse sin afectar el inicio de la actividad que le sigue.

Para que sirve

Para obtener el momento más temprano en que podría terminar una actividad

Como se calcula

Evento final-(evento inicial + duración de la actividad)

9. Que significa que una actividad preceda a otra

10. Que es la ocurrencia más tardía y para qué sirve

11. Que es holgura

Es el tiempo libre o disponible para una actividad no crítica, en el cual puede retrasarse o prorrogarse sin afectar la duración del proceso

Para que sirve

12. Que es holgura independiente

Cuando la actividad no critica se ha iniciado lo más tarde disponible y dispone de un tiempo libre en que puede atrasarse o alargarse sin alterar la duración del proceso ni el inicio de las actividades que le siguen.

Para que sirve

Como se calcula

Al restar a la ocurrencia más temprana del evento final la suma de la duración de la actividad y el tiempo de ocurrencia más tardía del evento inicial.

EJERCICIO 6.1

AUTOEVALUACIÓN DEL CAPÍTULO

1. Defina con sus palabras el concepto de presupuesto. Explique qué función desempeña dentro de la administración de proyectos: El presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. La función que desempeña dentro de la administración de proyectos es buscar el logro de los resultados y no establecer una ganancia como en un presupuesto de una organización.

2. Explique la relación existente entre la preparación del presupuesto y la estimación de costos: La relación que existe es que el presupuesto se lleva a cabo como consecuencia de la planificación y la programación, realizando la estimación de costos, ya que esta es producto de un proceso de análisis.

3. ¿Qué tipos de costos existen? Defínalos y ejemplifique:

- Fijos o Indirectos (Overhead): No varían de acuerdo con la producción o actividad del proyecto, se acumulan con el paso del tiempo, es decir, están relacionados con el tiempo.

- Variables o Directos: Con frecuencia varían en proporción directa a la actividad central del proyecto, es decir, se basan en la actividad y no en el tiempo.

- Semivariables: Aumentan o disminuyen de acuerdo a la actividad central del proyecto.

4. Justifique por qué es necesaria la inversión inicial: Es necesaria porque la inversión inicial se refiere a los costos agregados que preceden operaciones. Puede incluir costos de instalaciones, maquinaria, mobiliario y equipo requerido para la investigación, desarrollo y diseño del producto central del proyecto.

5. Describa qué es el capital de trabajo: Es el que sirve para mantener cualquier proyecto que demanda operaciones para producir el elemento central del proyecto que se requiere de capital además de la inversión inicial requerida.

6. Elabore un presupuesto para un proyecto administrativo en una organización.

La implementación de un sistema de información que ayude a llevar el control y la coordinación de las ventas:

 PERSONAL INVOLUCRADO:

o El analista del sistema.

o El diseñador del sistema.

o El programador del sistema.

 SALARIOS DEL PERSONAL INVOLUCRADO:

o El salario del analista Q. 4,600.00

o El diseñador del sistema. Q. 4,600.00

o El programador del sistema Q. 5,000.00

Q. 14,200.00

 PRESUPUESTO DEL PROYECTO:

Descripción Costo

Software. Q. 16,000.00

Hardware. Q. 16,100.00

Materiales e insumos. Q. 800.00

Capacitación de los usuarios. Q. 3,000.00

Salarios del personal involucrado. Q. 14,200.00

Total Q. 50,100.00 ...

...