LA ESTADÍSTICA COMO APOYO A LAS SISTEMAS DE INFORMACION

INTRODUCCIÓN

Este informe refleja una breve información interpretada referente a los aportes y la importancia que tiene la estadística en los sistemas de información (SI).

Para el desarrollo del informe se empieza aclarando la idea de los SI, sus actividades principales y objetivos. El apoyo que emplea la estadística sobre los SI se ve más fácil reflejado en lo que se conoce como recolección de datos. Es evidente que su forma de ejecutarse es similar a la de los sistemas de información, esto radica en que para desarrollar estos, es inminente iniciar con los datos referentes a la investigación que se quiere realizar.

Para la recolección de datos existen diferentes herramientas que permiten obtener la información requerida, a partir de estos empieza un análisis de los datos que con el transcurrir de la investigación conlleva a unas conclusiones que permite la toma de decisiones.

Al igual que la estadística, los sistemas de información son importantes para elegir las mejores decisiones para alguna empresa, institución, etc. que quiere tener un funcionamiento óptimo y eficaz, permitiendo así el tan anhelado éxito.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información (SI) puede definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución.

Un sistema de información es tan importante que además de llevar un control adecuado de todas las operaciones que allí se registren, conlleva a buen funcionamiento de cualquier proceso y por ende de una entidad, por lo que genera buenos beneficios tanto para la empresa como para sus usuarios, sean estos internos o externos.

Es importante analizar que implementar un sistema de información en una organización conlleva a reducir riesgos de fracaso debido a todo tipo de amenazas inherentes en el momento en que se inicia un proceso en el desarrollo de la actividad económica, amenazas que son latentes en las cuales hay que trabajar para el éxito empresarial.

Actividades que realiza un sistema de información

Hay cuatro actividades en un sistema de información que producen la información que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son:

Entrada de datos: proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su posterior procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales se realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros sistemas.

Almacenamiento de datos: proceso mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos e información para su uso posterior.

Para hacer fácil su recuperación, los datos almacenados se organizan en:

• Campo: agrupación de caracteres que identifican a un sujeto, lugar u objeto, por ejemplo: nombre de un empleado.

• Registro: conjunto de campos interrelacionados, por ejemplo el registro nómina de un trabajador podría componerse por el nombre, ítem, departamento y sueldo.

• Archivo: conjunto de registros interrelacionados, por ejemplo el archivo planilla del mes enero del año 2001 podría estar compuesto por registros de la nómina de todos los trabajadores durante el mes de enero de 2001.

• Base de datos: conjunto integrado de registros interrelacionados. Por ejemplo, la base de datos de empleados de una organización, podría incluir archivos de las planillas de todos los meses, junto con otros archivos relacionados a registros de evaluación de desempeño de cada trabajador, asistencia a capacitaciones, etc.

Procesamiento de datos: es la capacidad de efectuar operaciones con los datos guardados en las unidades de memoria. Durante este procesamiento se evidencia lo siguiente:

1. Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos.

2. Analiza y evalúa su contenido.

3. Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y constituye un componente clave en el sistema de información gerencial.

Salida de información: actividad que permite transmitir información útil y valiosa a los usuarios finales.

Además un sistema de información debe tener control del desempeño del sistema, es decir debe generar retroalimentación sobre las actividades de entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de información. Esta retroalimentación debe evaluarse para determinar si el sistema cumple con los estándares de desempeño establecidos.

Objetivos del sistema de información

Dependiendo del tipo de sistema de información que se esté tratando, las funciones esenciales que respaldan su existencia se verán modificadas. En general, los sistemas de información tienen como objetivo:

• Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.

• Facilitar, simplificar y realizar automáticamente procesos.

• Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que esté disponible cuando se necesite.

• Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación, control y toma de decisiones en sus empresas.

• Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las empresas.

• Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento dado.

APLICACIÓN DE LA ESTADÍSTICA EN LA RECOLECCIÓN DE DATOS

La finalidad de esta técnica es capacitar al análisis de sistemas para determinar cuándo y cómo le ayudará en su trabajo la aplicación de los métodos estadísticos.

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

Estadística

La estadística es una ciencia que proporciona un conjunto de métodos que se utilizan para recolectar, resumir, clasificar, analizar e interpretar el comportamiento de los datos con respecto a una característica materia de estudio o investigación.

Las estadísticas permiten la toma de decisiones dentro del ámbito gubernamental, pero también en el mundo de los negocios y el comercio.

Datos

Un dato es cada uno de los valores que se ha obtenido al realizar un estudio estadístico. Gracias a la estadística se obtienen datos que se organizan, se clasifican y se analizan hasta obtener conclusiones para, posteriormente, tomar decisiones.

Tipos de datos

Datos Nominales: son números o letras que representan categorías donde no interesa el orden (Ejemplo: 0 = masculino, 1 = femenino)

Datos Ordinales: son números o letras que representan categorías donde el orden interesa (Ejemplo: lesión fatal = 1, lesión severa = 2, lesión moderada = 3, etc.)

Datos Discretos: son aquellos que surgen por el procedimiento de conteo. Es decir, los datos discretos toman valores enteros (Ejemplo: el número de hijos por familia; el número de automóviles que pasan por una avenida en una hora, etc.)

Datos Continuos: son aquellos que surgen cuando se mide alguna característica. Es decir, toman al menos teóricamente cualquier valor dentro de un intervalo

(Ejemplo: el peso, la estatura, la tensión arterial de las personas, etc.)

MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Son un medio a través del cual el investigador se relaciona con los participantes para obtener la información necesaria que le permita lograr los objetivos de la investigación. Algunas herramientas utilizadas para obtener información son:

Encuesta: es un método realizado sobre una muestra de sujetos representativa de un colectivo más amplio, utilizando procedimientos estandarizados de interrogación con el fin de obtener mediciones cuantitativas de una gran variedad de características objetivas y subjetivas de la población.

Entrevista: se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.

Observación: consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuánto tiempo toma, dónde se hace y por qué se hace.

Registro: es un método de recolección de datos en el cual la información sobre el fenómeno objeto de estudio es obtenida a partir de datos archivados o registrados en determinadas instituciones.

Diagrama de Flujo: es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto

Diccionario de datos: un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.

Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional sobre el sistema.

FORMAS DE ORGANIZAR LOS DATOS

Tablas

• Tablas de frecuencias (distribución de frecuencias)

• Frecuencias relativas (porcentaje del total)

Gráficos

• Histogramas

• Polígonos de Frecuencias

• Diagrama de Puntos

• Diagrama de Cajas

CONCLUSIONES

• Con este trabajo se han identificado muchos aspectos importantes que tanto la estadística como los sistemas de información tienen en común.

• Es muy importante resaltar que la estadística es indispensable en los sistemas de información, siéndolo también para la toma de decisiones, ya que el buen análisis de los datos permite elegir la mejor decisión respaldándose en el buen desempeño del sistema.

• Se destaca que la recolección de datos es uno de los apoyos más relevantes que tiene la estadística en los sistemas de información. Además la presentación de la información es fundamental para la toma de decisiones, ya que un orden en la información permite que el sistema sea más eficaz.

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