La fase de planeación

Planeación

La fase de planeación, a mi concepto, es la más interesante del proceso. Se toman todas las variables y se realizan estimaciones de qué tareas se deben realizar, cuánto tiempo deben tomar cada una de las tareas, cuántos recursos (personas, maquinarias, software, dinero) necesitamos para realizarlas

Control

Es el mecanismo para comprobar que las cosas se realicen como fueron previstas, de acuerdo con las políticas, objetivos y metas fijadas previamente para garantizar el cumplimiento del proyecto que se está realizando.

Seguimiento

Consiste en el análisis y recopilación sistemáticos de información a medida que avanza un proyecto. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad de un proyecto y organización. Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas Fases del trabajo de planificación

Evaluación

Es un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparación entre el estado actual y el estado previsto en su planificación. Es decir, se intenta conocer qué tanto un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien qué tanta capacidad poseería para cumplirlos.

En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la toma de decisiones, por lo cual también se le puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en la asignación de recursos. En este sentido, cabe precisar que la evaluación no es un fin en sí misma, más bien es un medio para optimizar la gestión de los proyectos.

Tipos de evaluación

Según el nivel de gestión La evaluación de proyectos la podemos clasificar de la siguiente manera

Política-Estratégica.

Administrativa

Técnica.

Según el momento en que se realiza:

Evaluación ex-ante.

Evaluación de proceso, operativa, de medio término o continua.

Evaluación ex-post, de resultados o de fin de proyecto.

Evaluación de impacto.

La documentación de un proyecto debe contar con las siguientes características:

• Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado:

Gerencial.

Técnico.

Usuario.

• Contemplar todos los aspectos del proyecto.

• Contar con objetivos fácil de detectar.

• Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto.

• Identificar ventajas y desventajas ( resaltar ventajas ).

• Contar con adecuada estructura.

Técnicas para la gestión de proyectos.

1. Defina el Alcance y los Objetivos del Proyecto

Primero entienda los objetivos del proyecto. Suponga que su jefe/a le pide que organice una campaña de donantes de sangre, ¿Cuál es el objetivo: obtener la mayor cantidad de sangre posible? O es ¿levantar el perfil local de la empresa? Decidir cuáles son los objetivos reales le ayudará a planificar el proyecto.

El alcance o área de competencia define los límites del proyecto.

Decidir qué es lo que está dentro o fuera de los límites del proyecto determinará la cantidad de trabajo que se necesitará realizar.

Entienda quiénes son los interesados, qué producto esperan que se les entregue y consiga su respaldo. Una vez que tenga el alcance y los objetivos del proyecto definidos, deje que los ellos mismos los revisen y le presten su acuerdo.

2. Defina las Tareas

Debe definir que tareas se esperan del proyecto. Si por ejemplo su proyecto es una campaña publicitaria para una nueva barra de chocolate, entonces una tarea sería producir el trabajo de arte para la publicidad. Por eso defina que cosas tangibles deben ser producidas y documéntelas con suficiente detalle para que cualquiera de los involucrados pueda llevarla a cabo correcta y eficientemente.

Los accionistas

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