Modelo Metodológico para la Auditoría Operativa

o Modelo Metodológico para la Auditoría Operativa

o Introducción

Este modelo es general y debe adaptarse a cada caso y la profundidad de cada etapa dependerá de cada auditor.

Este método tiene dos supuestos:

2. La auditoría operativa se realizará por parte de auditores externos, que no conocen mayormente la entidad.

3. La administración superior de ella no muestra ninguna preferencia para efectuar el examen en algún subsistema determinado de la organización.

Con este marco las etapas a seguir para tener un conocimiento preciso de la situación, el contexto en que se encuentra la obtención de las evidencias, la formación de juicios y opiniones, proposiciones y pronósticos por parte del auditor:

I. Etapa de estudio preliminar.

II. Etapa de estudio general.

III. Etapa de estudio específico.

IV. Etapa de comunicación de resultados.

V. Etapa de seguimiento.

o Etapa de Estudio Preliminar

 Introducción

En esta etapa se tiene un conocimiento general de la entidad y del medio externo. Esto es necesario para iniciar las conversaciones con el cliente, analizar sus necesidades formular un plan muy general de acción y eventualmente llegar a un acuerdo con él para realizar la auditoría operativa.

Este plan debe incluir, al menos el objetivo del trabajo, su extensión, el tiempo estimado de duración, el grupo que se haría cargo de la labor y ciertos elementos materiales requeridos.

Dentro de esta etapa se distinguen dos fases:

a. Recopilación de antecedentes.

b. Establecimientos de objetivos.

Recopilación de Antecedentes

Las primeras actividades deben encaminarse a obtener información en relación a aspectos tales como

I. Razón social, domicilio y ubicación geográfica de la oficina matriz y sucursales.

II. Objetivos fundamentales.

III. Giro de la empresa y productos que fabrica.

IV. Naturaleza jurídica y reglamentación orgánica.

V. Sector económico al que pertenece y organismo a cuya fiscalización esta sometida.

VI. Conexión con grupos económicos.

VII. Nombre de los ejecutivos superiores, miembros del directorio y origen de su representación.

VIII. Composición del patrimonio.

IX. Tamaño de la entidad: capital, volumen de ventas, número de personas, dispersión y cobertura geográfica, numero de clientes y proveedores, participación en el mercado.

X. Posición económica y financiera.

XI. Estadísticas respecto a ventas, producción, endeudamiento y otras.

XII. Diversificación de productos.

XIII. Principales proyectos de inversión.

XIV. Características de la competencia.

XV. Variables políticas, culturales, sociales y económicas que la afectan.

Con toda esta información el auditor delinea el diseño general del trabajo como la duración del examen, cantidad de personas, costo de ellas y aspectos que le interesen al cliente.

Los antecedentes anteriores señalados pueden ser obtenidos, entre otras, de las siguientes fuentes:

 Memorias de la entidad.

 Balances y otros estados financieros y económicos públicos.

 Actas del directorio.

 Conversaciones con directores y ejecutivos actuales y/o anteriores de la empresa.

 Instituciones financieras y otros acreedores.

 Informes de otras auditorías.

 Informes de trabajos de consultoría.

 Federaciones o confederaciones de las cuales la entidad es miembro.

 Revistas especializadas.

 Organizaciones gremiales.

 Carpeta permanente de la empresa.

Establecimiento de los Objetivos

Tal como se ha señalado, el auditor debe llegar a un acuerdo con el cliente para determinar:

 Que espera el cliente de la auditoría.

 Que de ello es posible satisfacer y cuan factible es la auditoría.

 Que se va a buscar concretamente (objetivos y alcance).

 Que recursos deben estar en condiciones de proporcionar el cliente y en que momento.

 Cuales son las fechas tentativas de inicio y término del trabajo.

 Otros aspectos.

Todo esto marca un plan de acción y de presupuesto, que de ser aceptada por el cliente se da el inicio a la auditoría operativa.

o Etapa de Estudio General

 Introducción

En esta etapa se definen las áreas críticas o estrategias en las cuales se va a profundizar el estudio, para después llegar a la raíz de los problemas o situaciones conflictivas detectadas.

Con este objeto, debemos conocer el sistema de administración aplicado; los principales subsistemas de la organización, sus conductas y la forma como contribuyen al logro de los objetivos totales; los sistemas de control existentes en general, y toda otra información que se considere útil para el desarrollo de la auditoría.

En grandes organizaciones es casi imposible que la investigación recaiga simultáneamente sobre toda la organización, y por lo tanto se debe aplicar en una parte de ella.

En esta etapa se comprende de las siguientes fases:

5. Fase de conocimiento general de la unidad.

6. Fase de evaluación del control de gestión y del control interno administrativo.

7. Fase de análisis.

8. Fase de determinación de áreas críticas.

 Conocimiento general de la Entidad.

Es profundizar la información general recopilada para obtener un marco de acción para así poder desarrollar las fases siguientes.

Entonces el auditor aumentara su conocimiento en aspectos como:

 Objetivos operativos de la empresa y de sus principales unidades.

 Políticas generales y de cada área.

 Estrategia y tácticas en uso.

 Utilización de índices de gestión.

 Nombre y características de sus principales ejecutivos.

 Estructura formal de la organización.

 Estructura informal y características del personal de la empresa.

 Estado de la relación entre el personal y la gerencia.

 Estructura de los sistemas de información y de comunicaciones.

 Productos de fábrica y/o comerciales.

 Canales de distribución.

 Volúmenes de producción y/o de compras y ventas por producto.

 Márgenes de contribución.

 Ubicación geográfica de las plantas.

 Clasificación y ubicación de los clientes.

 Características del mercado y naturaleza de la competencia.

 Nivel de los inventarios.

 Tipos de procesamiento de la información utilizados.

 Sistemas de autorizaciones por nivel.

 Nivel y estructura del endeudamiento.

 Situación de caja y proyecciones.

 Proyectos de inversión.

 Características del proceso productivo.

 Características de la tecnología en uso.

 Fuentes de materias primas e insumos.

 Influencias políticas, económicas, sociales y culturales del medio, etc.

El auditor debe verificar en forma directa el funcionamiento de la empresa (como los computadores, procesos productivos, productos que fabrica, plantas, etc.)como también entrevistarse con los principales ejecutivos.

Además puede tener información de documentos en los cuales hagan referencia a decisiones tomadas, organigramas, manuales de procedimientos y organización, de las relaciones industriales, balances, costos, listado de cumplimiento de metas, etc.

 Evaluación del Control de Gestión y Administrativo

El control de la gestión abarca todos los subsistemas de la empresa y sus conductas, y el sistema de control debe reflejar cualquier desviamiento de estos subsistemas respecto a sus proyecciones. Así se puede ver que subsistemas son los que necesitan un examen.

El control de gestión se apoya en una efectiva planificación y en un sistema organizado de información, a la vez que está integrado en el proceso decisional, evaluar dicho control como parte de la auditoría implica necesariamente examinar la existencia y funcionamiento de estos elementos, que son las expresiones primarias del proceso de la administración de cualquier ente.

Además debe evaluarse el sistema de control interno administrativo, no solo en relación a la protección de los activos y confiabilidad de la información financiero y contable, sino que también en la eficiencia en las operaciones y la adhesión a las políticas. Se requerirá examinar si la administración ha adoptado las acciones tendientes a implementar el sistema en su estructura y operación.

Los aspectos que el auditor operativo debe considerar en esta fase son:

 La existencia de un sistema de planificación y sus principales características.

 La existencia de un sistema de información administrativo y sus principales características.

 La implementación de los dos sistemas anteriores por niveles, que permita actuar por excepción.

 La existencia de herramientas de control para evaluar la gestión por áreas clave de la empresa.

 El grado de integración

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