MÉTODOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

MÉTODOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

Aquí ya entramos en materia. Básicamente se puede asegurar que existen muchos métodos para la identificación de los procesos. Pero a mi entender se pueden englobar en dos grandes grupos:

Método "ESTRUCTURADO": En este apartado estoy englobando todos aquellos sistemas básicamente complejos que sirven para la identificación de los procesos de gestión. Estamos hablando de los sistemas informatizados, ejemplo: idefo y los sistemas mas o menos estructurados. Lo que tienen en común todos estos sistemas es que los mismos están diseñados por personas expertas. Normalmente su implantación requiere de algún tipo de asistencia externa.

Ventajas:

Son sistemas estructurados que sirven para identificar y documentar un proceso de gestión. Se dan pautas, guías, soportes y hasta plantillas. El caso Idefo esta soportado por todo un sistema informático ideado "en origen " por militares americanos.

Estos sistemas permiten identificar áreas de gestión que no se abordan y/o ineficientes. Los procesos y subprocesos relacionados están perfectamente documentados.

Si se consigue mantener actualizada toda la documentación asociada a los mismos se convierten en herramientas validas para la formación de los nuevos ingresos. No olvidemos que esto de la gestión del conocimiento es una asignatura pendiente por mucho que se hable de la misma.

Inconvenientes:

Los procesos de gestión están tan documentados que mas parecen "códices de Amurabi" que herramientas de gestión operativas. He visto documentos que contenían 230 paginas y estamos hablando de un solo proceso.

La empresa en cuestión todavía tenia que documentar otros 20 procesos mas con el citado método. Me imagino que después de tres años seguirán con tan honorable tarea. A esto hay que añadir el trabajo que debe costar su mantenimiento y no digamos el dominio del mismo por parte del personal.

Los métodos informáticos requieren menos papel, pero si nos atenemos al método idefo y todos los diagramas-crucigramas que el mismo requiere, se puede asegurar que para entenderlos-interpretarlos se requiere de una persona experta que por un lado conozca la herramienta y por otro lado domine la gestión que supuestamente esta reflejada en dichos gráficos.

Otro de los problemas asociados a este tipo de sistemas es que normalmente no suelen saber que hacer con los procedimientos existentes y sus sistemas relacionados. Me estoy refiriendo a los procedimientos y a lo Sistemas de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales. De esta forma una empresa se encuentra con un nuevo Sistema de Procesos que no sabe muy bien relacionar con los otros sistemas existentes.

Método "CREATIVO": En este apartado estoy englobando todos aquellos métodos que las empresas están ideando e implantado de forma interna. Normalmente motivadas por las nefastas experiencias y/o por la ineficiencia del método anterior.

Ventajas:

El Sistema de Gestión esta mucho mas integrado, ya que tanto el método ideado como todos los soportes relacionados están creados internamente por miembros de la organización. Estos soportes y métodos se convierten con poco esfuerzo en documentos "entendibles" por el resto del personal.

La documentación se reduce drásticamente. Los procedimientos desaparecen y se "convierten" y/o se incorporan a los procesos relacionados.

Inconvenientes:

Se requiere de personas expertas en todos los campos citados. Es decir alguien que conozca el Sistema de Calidad, Medio Ambiente, Prevención Riesgos Laborales y Gestión de o por Procesos.

Se debe hacer mas énfasis en la formación de las nuevas incorporaciones ya que buena parte del conocimiento no esta ni en papel ni en soportes informáticos. Se tiene que fomentar la formación de "oído a oído".

2.3 Selección del método

Como comprenderás la elección del método dependerá del conocimiento que tengan los miembros de la empresa y/o del "estado del arte" en el cual se encuentre la misma. A groso modo y como orientación puedes ver algunas ideas relacionadas con cada uno de los métodos expuestos. En caso de dudas lo mejor es escoger el método estructurado y recurrir a una asesoría, por supuesto tras sopesar los inconvenientes de la misma. También podría ser una combinación de ambas.

La importancia del análisis y descripción de puestos de trabajo

El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo es otro definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito.

Este método es muy importante, ya que se considera fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo aún no es considerado por algunas empresas como un procedimiento “importante”, o al menos “no tan necesario”, como otras herramientas. Esto trae como consecuencia muchas desventajas como:

• Que exista desorientación por parte muchos trabajadores porque no saben, cuales son exactamente sus tareas y sus funciones.

• Que se seleccione a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organización y no sea la idónea

• Que los trabajadores se cuestionen acerca de su situación o el lugar que ocupan en la empresa

• Que los trabajadores sientan que sus valores chocan con la cultura de la organización

Todo Departamento de Recursos Humanos debería de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de Análisis Y Descripción de Puestos, Y destacar al resto de la organización de la importancia y utilidad de dicho sistema, ya que este sentará las bases, y en cierta medida, determinará el éxito o el fracaso de muchos de los procesos de una organización como lo son:

- Los procesos de selección: Cuando se selecciona a alguien se debe establecer los requisitos necesarios que ha de tener el candidato para desempeñar de manera eficaz el puesto de trabajo y, con esa información desarrollar el proceso de selección.

- Planes de carrera y promoción: Se debe planificar la carrera de un profesional dentro de la organización y para ello es necesario conocer las necesidades futuras que tienen nuestra compañía y, qué requisitos son necesarios para satisfacerlas

Preguntas generadoras

1-A que nos lleva la programación y planificación de procesos?

La programación y planificación de procesos nos lleva a tener una idea clara y concisa de lo que queremos para nuestra empresa, de la calidad de los productos los cuales vamos a producir y comercializar, buscando en ello la satisfacción tanto del cliente, como el de la empresa. Es necesario el mapeo en una empresa ya que este nos ayuda a identificar de una forma sencilla y al detalle la organización del proceso. Podemos constatar que este tiene tres versiones diferentes para poder ejecutar bien la operación.

1-la versión como la persona cree que es el proceso.

2-la versión como le gustaría a la persona

3-la ultima Es como seria realmente el proceso.

En ocasiones muchas empresas utilizan narrativos en vez de mapas gráficos y esta segunda opción es mucho mejor porque es donde te muestra las perdidas y ganancias que la empresa pueda tener, es la que

2-Que metodología existen para definir procesos macro y micro procesos?

La metodología que se necesitan para definir los procesos es tener el análisis de proceso, ósea la información proporcionada de lo que se pretende graficar. Realizar una evaluación a los empleados donde estos se tengan en cuenta para mirar las habilidades y conocimientos acerca del proceso que está desempeñando la empresa

3-cuales son los elementos básicos a tener en cuenta para la planeación y programación de los procesos?

Los elementos básicos para la elaboración de un proceso es saber que es lo que Ud. va a visualizar desde un punto de vista que es el mapeo? que garantías le ofrece? Los pro y contra que pueda tener para ejecutar la operación.

METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS DE PROCESOS DE TRABAJO

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO

Un mecanismo de gran utilidad para la evaluación de los procesos de trabajo es el mapa de proceso. El mapa de proceso contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una unidad de una forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos. A través de este tipo de gráfica podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo.

Un mapa de los pasos que se requieren para completar un trabajo nos permite identificar claramente los individuos que intervienen en el proceso, la tarea que realizan, a quién afectan cuando su trabajo no se realiza correctamente y el valor de cada tarea o su contribución al proceso. También nos permite evaluar cómo se entrelazan las distintas tareas que se requieren para completar el trabajo, si son paralelas (simultáneas) o secuénciales (una tarea no puede iniciarse hasta tanto otra se haya completado).

Los mapas de procesos son útiles para:

• conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente

• analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad

• utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de mejoramiento del proceso

...