OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL ANAILIS OPERACIONAL Y FUNCIONAL DE LAS COMPRAS

ABASTECIMIENTO

1. DEFINICION

Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos eficientemente.

1. SITUACIONES QUE DAN ORIGEN A LA COMPRA

1. que el departamento de compras reciba una requisición de comprar por parte de una persona o departamento, que es quien decide ocupar objetos o servicios, solicitando abastecimientos para poder realizar cada una de ellas o cada uno de ellos
2. que el propio encargado de compras o el departamento, identifique las necesidades de abastecimientos de su propia sección de compras, o bien, de las otras divisiones o personas.
3. Emisión de pedido u orden de compra.

1. OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL ANAILIS OPERACIONAL Y FUNCIONAL DE LAS COMPRAS

1. objetivos

A1) reducción de costos y obtención de utilidades

Los entes lucrativos o los que no lo son, procuran la minimización de costos. Cuando se busca las utilidades se encuentra implícita la obtención  de materiales apropiados a un precio  y cantidades adecuados. Para que esto suceda el departamento de compras y abastecimientos deben emplear la competitividad. El comprador deber tener otras áreas de conocimiento y debe saber manejarlas adecuadamente.

A2) servicio

El costo del servicio debe estar plenamente justificado, en función del beneficio obtenido, considerando los plazos (corto o largo)

Las funciones de servicio del departamento de compras, se pueden dividir en tres aspectos:

• los que quedan bajo su responsabilidad: investigación de precios, elección de proveedores, reclutamiento y capacitación de personal.
• Las que comparte con otros departamentos como: tener informes y para realizar inventarios y almacén.
• Las actividades que les interesan como: recibimiento, almacenaje, cobertura de facturas y otras conmitentes necesarias.

             A3) control de convenio para obtener financiamiento

             Este es prioritario que se conozca a detalle y al momento en que se contraen dichos                          convenio hay que tener las siguientes reglas:

• Aceptar sólo los compromisos autorizados
• Seguir un procedimiento estricto para llevar a cabo formatos de “ órdenes de compra”

A4) control de tratos comerciales con los proveedores

Se deben respetarlos tratos comerciales, así como los habidos particularmente con los proveedores, por los siguientes motivos:

• Mantener buenas relaciones con los proveedores
• Al realizar tratos comerciales, hay que hacerlo con inteligencia en cuanto a las adquisiciones ,volumen, precio plazo de pago y descuentos
• Mantener en confidencia la información obtenida de los proveedores
• Exclusivamente el departamento de compras debe encargarse de supervisar y controlar las negociaciones para evitar que otras personas se enteren de información que solo interesa al proveedor y al comprador.
• Mantener buenas relaciones con los proveedores para que las adquisiciones estén aseguradas y proteger el prestigio de la institución.

           A5) obtención de información y asesoramiento

              El personal de este departamento, debe asesorar y mantener informado a todo el personal de la empresa, relacionado, para lo cual debe de encargar de ejecutar y administrar las políticas, adiestrando a su gente, para servir de consulta a los demás departamentos y otros individuos que lo necesiten.

Situaciones que dan origen al abastecimiento

     Se puede decir que solamente existe una circunstancia que da origen al abastecimiento y es la siguiente: que cada departamento o persona que pertenezca a la institución reconozca una necesitad justificada o varias e informe al encargado de compras mediante una requisición.

Importancia y objetivos del análisis operacional y funcional del abastecimiento

      La importancia del análisis operacional, radica en que sin el abastecimiento no se pueden lograr los objetivos generales ni particulares del organismo, al no tener los materiales u los servicios necesarios. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran, eficientemente.

Tipos de compras y  abastecimiento

1. De bienes, mercancías y materiales: son lo normal en la generalidad de las instituciones.
2. De servicios: puede ser especial, aun cuando determinadas organizaciones se dedican exclusivamente a ello
3. Anticipadas: son las que pueden ser planeadas y llevarse a cabo de antemano
4. De emergencia: son cuando urgen y no pueden realizar de manera normal.
5. Especulativas: normalmente es una variante de la compra anticipada, pero no siempre, considerando la ética, y que su objeto e interés sea seguro y eficiente, a precios bajos, corriendo riesgos
6. Reciprocas: son usadas por el proveedor como medida de presión para el comprado, poniéndole condiciones a su conveniencia
7. Personales: son las que se efectúan para la gente que trabaja en una entidad
8. De salvamento: ocurren cuando un artículo es excedente en algún departamento, transfiriéndose el mismo
9. De excedentes: se lleva a cabo para subir necesidades normales y quizá futuras.
10. En el mercado abierto: son de poco volumen en mercado cambiante, cuando conviene, o cuando se puede conseguir fácilmente.
11. Artículos relacionados: se hace en pequeño, con actividades diferentes a la fabricación
12. Especiales: cuando no son de rutina
13. De elementos especiales: es cuando se escoge de un gran número de proveedores , consiguiendo descuentos
14. Elementos de bajo costo: solo cuando conviene su costo, calidad y necesidades a cubrirse
15. Corporativas: se desarrollan por los grandes grupos, transnacionales, corporaciones, para sus subsidiarias
16. Consolidadas: las hacen los grandes grupos empresariales para sus sucursales o filiales

1. Principios básicos de compras y abastecimientos.

Las compras deben ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas, que permiten tomar decisiones respecto a su elección.

1. CALIDAD: son todas las características existentes en un material, artículo o servicio para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean.

1. Consideraciones de calidad.

• Conveniencia
• Disponibilidad
• Costo
• Sistematización
• Control de calidad

1. CANTIDAD: la cantidad se relaciona con el tiempo en que deben de comprarse los materiales, con el que se deben de buscar, y con el volumen económicamente justificable. La cual esta reguilada por algunos factores como lo son:

• Tiempo adecuado de entrega, recepción y producción.
• Tradición comercial
• Almacenaje y mantenimiento
• Mercado, condiciones y tendencias

1. PRECIO EXACTO: Es un término y condición de la orden de compra, mismo que se puede estudias por sí mismo, solo tienen que relacionarse otros factores, como la cantidad, calidad, servicio y el financiamiento.

Esto es importante pues es ideal tratar con un proveedor adecuado competente y eficiente para llegar a un trato inteligente.

...