Procesos Contables

PROCESOS CONTABLES

Ciclo de las Cuentas por Pagar

Para ilustrar Catacora (1997, p. 267), corresponde a "todas las actividades realizadas por la empresa, con el objetivos de obtener los materiales y servicios necesarios para sus operaciones. El objetivo principal consiste en obtener los mejores materiales al menor costo y con las mejores condiciones de entregas y financiamiento. Conceptualiza las tareas obtenidas en la empresa por medio de las mercancías o materia primas utilizados en la fabricación de dichos producto para después ser canceladas en el periodo de pago de facturas a los proveedores".

Clasificación de las cuentas por pagar o pasivos: según Altuve (1998) "los pasivos se dividen en pasivos a corto plazo, pasivos a largo plazo y otros pasivos".

Pasivos a largo plazo: es la selección del estado de la situación que agrupan aquellas cuentas que representan obligaciones para la empresa y las cuales deberá cumplir a corto plazo es decir, en un término igual o menor a un (01) año.

Pasivos a largo plazo: como se puede entender Altuve (1998 p.68), afirma que "los pasivos a largo plazo está representado por una deuda cuyo vencimiento sea mayor a un (01) año, o al ciclo normal de las operaciones de este es mayor". Se origina de la necesidad de financiamiento de la empresa ya sea, para la adquisición de activos fijos, cancelación de bonos, redención de acciones preferentes, entre otras. Otros pasivos: están constituidos por cuenta que representan obligaciones que no deben de ser incluida, por razones de su naturaleza, en las agrupaciones anteriores. Deben mantenerse separadas aquellas partidas que tengan relativa importancia.

Obligaciones por pagar: son respaldo por promesa o por escritos para cancelar en una fecha futura, así como también, esta cuenta comprende los instrumento contractuales por lo que se promete el pago de cierta suma de dinero en una fecha futura definida o determinada; las obligaciones están aseguradas generalmente por gravámenes sobre un bien actual o futuro.

Retenciones por pagar: cantidades que se han retenido a los empleados y que deben entregarse a agencias gubernamentales, a compañías de seguro, entre otras cosas, no son gastos de compañías y deben mantenerse con la debida protección hasta su entrega a la agencia pertinente.

Así mismo, Ámez (2002), afirma que "es la facultad que la ley reconoce a cierto acreedores en virtud a los cual estos podrán tener en su poder un bien que se debería entregar al deudor mientras que no cumpla la obligación que se trate. Parte que se reserva de un haber, renta o ganancia con el fin de garantizar el cumplimiento de ciertas obligaciones".

Crédito diferido: según Cantú (2004 p.56), "son aquellas partidas de ingresos por prestaciones de servicios que deben cumplir la empresa en un período de varios ejercicios económicos, las cuentas que lo integran son seguro cobrado por anticipado y cualquier otro ingreso cobrado por anticipado".

Documento por pagar: a corto plazo: por otro lado Cantú (2004) esta representa el importe de los documentos a cargo de la empresa pendiente de pago, a plazo no mayor de un (01) año.

Acreedores diversos: esta cuenta representa el importe de las deudas por servicio que normalmente contrate la empresa con terceras o con dependencia pública.

Efectos de pagar: están representado por documento firmado por la empresa a favor de terceros con vencimiento mayor de un (01) año amparado por letra de cambio, giros o pagaré.

Hipoteca por pagar: registra los aumentos o disminuciones que la empresa obtiene de instituciones financieras, por lo cuales han otorgado como garantía bienes e inmuebles, (edificios, terreno, entre otros).

Pasivo circulante: está formado por las deudas contraídas por la empresa con terceros y que son pagaderos a corto plazo, es decir, no más de un (01) año.

Préstamos bancarios: Catacora (2003), refiere que esto represente el dinero recibido por una entidad financiera y el saldo acreedor neto de las cuentas corrientes que se tienen en los libro del banco, los préstamos bancarios se solicitan por diferentes rezones las cuales se puede citar las siguientes:

Renta no ganadas aún: algunas veces se recibe renta por anticipo, tales como suscripciones, revista y canones de arrendamientos, constituyen pasivos ya que pueden representar reclamaciones contra la empresa.

Pasivos acumulados: Catacora (2003), se describe a esto como los pasivos que se han acumulados pero que aún no han vencido, por no coincidir el pago el fin del ejercicio. Una segunda fuente de financiamiento espontanea a corto plazo para una empresa son pasivos acumulados, estos son acumulaciones que se crean por servicios recibidos que aun no han sido pagados, los reglones más importante que acumula una empresa son impuestos y salario, como los impuestos son pagados al gobierno no puede manipular su acumulación, sin embargo puede acumular de cierta forma la acumulación de los salarios.

Sistema de pago: el sistema de pago tiene su origen desde el momento en que la empresa obtiene la propiedad o custodia de los bienes o servicios adquiridos (compra), quedan expresamente comprendido con la adquisición de un bien o servicio. Este sistema a su vez constituye un sistema auxiliar del sistema contable y el cual comprende una estrecha vinculación con los demás sistemas la funcionalidad de las organizaciones entre ellos; sistemas de producción, finanzas y recursos humanos, el sistema de pago garantiza una mayor eficiencia en el manejo de cancelación de factura a proveedores ajustados a la necesidades de la empresa para corregir cualquier tipo de ineficiencia al momento de realizar cualquier operación.

Lo manifestado por los autores, Catacora (1997), Altuve (1998), Cantú (2004), Catacora (2003), coinciden que las cuentas que tienen las denominación por pagar son obligaciones que tiene con tercero y para determinar su importancia tienen la tarea de clasificarla por tipos como por ejemplo hipotecas por pagar.

En este sentido las cuentas que tienen la denominación por pagar se tienen que clasificar para determinar su importancia y tiempo de caducidad, debido que son obligaciones que tiene la entidad económica con terceros puesto que se debe saber cuál es el tipo de deuda como es el caso de los efectos por pagar y cuentas por pagar son obligaciones pero con carácter distintos.

CICLO DE COMPRAS

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:

•La adquisición de bienes, mercancías y servicios.

•El pago de las adquisiciones anteriores.

•Clasificar, resumir e informar lo que se adquiere y lo que se paga.

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:

•Inventarios.

•Activos fijos.

•Servicios Externos.

•Suministros o abastecimientos.

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos. Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de compras que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuándo lleve la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes etc., se deberán efectuar para cada caso en particular. Funciones Típicas

•Las funciones típicas de compras podrían ser:

•Selección de proveedores.

•Preparación de solicitudes de compras.

•Función específica de compras.

•Recepción de mercancías y suministros.

•Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos.

•Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados.

•Desembolsos de efectivo. Asientos contables comunes Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

•Compras.

•Desembolsos de efectivo.

•Pagos anticipados.

•Acumulaciones de pasivos.

•Ajustes de compras. Formas y documentos importantes. Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser: Requisiciones de compras. Órdenes de compra y contratos. Documentos de recepción de mercancías. Facturas de proveedores. Notas de cargo y de crédito. Solicitudes de cheques. Recibos de servicios. Póliza de cheque, Bases usuales de datos. Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se le da, se pueden clasificar como sigue:

a. Bases de referencias. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.

b. .Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal sé esta modificado constantemente.

Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:

•Archivos de proveedores conteniendo, nombre, dirección, productos que ofrece,

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