Procesos Contables

PROCESOS CONTABLE

El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de los diferentes registros contables, inicia con la documentación fuente y el registro de las transacciones en los libros diarios contables hasta la preparación de los estados financieros que servirán de base a los diferentes usuarios para la toma de decisiones

El ciclo contable comprende las siguientes etapas: fuente, diario, mayor, comprobación y ajuste

DOCUMENTO FUENTE

La documentación fuente constituye la justificación de las transacciones realizadas por la empresa y el elemento esencial para el registro contable; es decir, son una prueba integrada y verificable por parte de terceras personas.

Todas las compras de bienes y servicios que constan registradas en la contabilidad, deberán estar respaldadas con los correspondientes comprobantes de venta y documentos de importación de ser el caso, emitidos por los vendedores o proveedores; debiendo constar en los archivos del constituyente en forma cronológica, secuencial y numérica.

Así mismo, todos los gastos y, en general, los ingresos y egresos relacionados con las actividades comerciales que desarrollen, deben estar respaldados por los respectivos recibos, comprobantes de depósitos, órdenes de pago y demás documentos necesarios. La finalidad de esta exigencia es de asegurar una adecuada y veraz relación entre el resultado obtenido al final de un ejercicio económico y los movimientos realizados durante el mismo.

Clasificación:

Los documentos se clasifican considerando los siguientes criterios:

a. Por su importancia:

Documentos Principales: Son aquellos documentos que soportan o justifican las transacciones realizadas por la empresa.

Documentos Secundarios: Son aquellos documentos que se adjuntan a las transacciones realizadas como complemento de información.

b. Por su origen:

Documentos internos: Son aquellos documentos o soportes elaborados por la empresa, de acuerdo a sus necesidades.

Documentos externos: Son aquellos documentos que sirven como respaldo a las transacciones realizadas por la empresa con terceras personas.

Comprobante de venta y documentos complementarios

Se entiende como comprobante de venta, todo documento que acredite la transferencia de bienes o la prestación de servicios. Por lo tanto. quedan comprendidos bajo este concepto los siguientes documentos

Documentos Complementarios

Comprobante de retención

Obligación de emisión de comprobante de ventas

Están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de los impuestos a la renta, al valor agregado y a los consumos especiales, sean sociedades o personas naturales, incluyendo las sucesiones indivisas, obligados o no a llevar contabilidad independientemente del valor de la transacción y de los contratos celebrados en los términos establecidos por la Ley .

La obligación de emitir comprobantes de venta nace con ocasión de la transferencia de bienes, aun cuando se realice a título gratuito, o de la presentación de servicios de cualquier naturaleza, o se encuentren gravados con tarifa cero (0%) del impuesto al valor agregado.

No están obligadas a emitir comprobantes de venta en las transacciones que realicen las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad; sin embargo a petición del adquiriente del bien o servicio, si están obligados a emitir y entregar el respectivo comprobante de venta. No obstante al final de cada día, los mencionados contribuyentes emitirán una sola nota de venta por todas sus transacciones y por las que no se emitieron comprobantes de venta.

Se encuentran exentos de la obligación de emitir comprobantes de venta, las instituciones del Estado que presten servicios que generan la emisión de documentos públicos tales como: cedula de identidad, licencia de conducir, matricula de vehículos, entre otros.

Los trabajadores en relación de dependencia tampoco están obligadas a emitir comprobantes de venta por sus remuneraciones recibidas.

a. Facturas

Se emitirán y entregaran facturas, cuando las operaciones se realicen para transferir bienes o prestar servicios a sociedades o personas naturales que tengan derecho al uso de crédito tributario y , en operaciones de exportación (ventas al exterior).

Al momento de su emisión obligatoriamente se debe identificar al comprador con su nombre o razón social y su Rif; además, debe constar el desglose del IVA. Las facturas sustentan crédito tributario del IVA, costos y gastos para efectos del impuesto a la renta.

Recuerde que la entrega de comprobantes de venta autorizados o que no contengan los requisitos establecidos, será sancionada con la clausura del establecimiento.

b. Notas de boletas de venta

Se emitirán y entregaran notas de ventas en operaciones con consumidores o usuarios finales. Cuando los contribuyentes requieran sustentar costos y gastos para efectos de la determinación del impuesto a la renta, se deberá consignar el numero de Rif o cedula de identidad y el nombre, denominación o razón social del comprador, por cualquier monto de la transacción.

Así mismo, cuando el monto de la venta sea alto, es necesario identificar al comprador, consignando su número de Rif o cedula de identidad; y, apellidos y nombres.

En la emisión de la nota de venta, no se desglosa el IVA, que debe estar incluido en el valor del bien o servicio conforme lo dispone la Ley de Defensa al Consumidor, el vendedor debe declararlo y pagarlo oportunamente, no sirve de sustento de crédito tributario IVA.

c. Liquidación de compras de bienes o prestación de servicios.

Las sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, emitirán liquidaciones de compra de bienes y prestaciones de servicios en los siguientes casos:

Cuando se adquieran servicios ocasionales prestados en Venezuela por personas naturales extranjeras sin residencia en el país, las que serán identificadas con su número de pasaporte, nombre y apellido.

En este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente, el

impuesto al valor agregado .

En la adquisición de servicios prestados en Venezuela por sociedades extranjeras, sin domicilio ni establecimiento permanente en el país, las que serán identificadas con su nombre o razón social.

para este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente tanto el impuesto al valor agregado como el impuesto a la renta que correspondan de conformidad con la ley.,

En la adquisición de bienes inmuebles, corporales y prestación de servicios a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, que pos su nivel cultural o rusticidad no se encuentren en posibilidad de emitir comprobantes de venta.

Para que las liquidaciones de compras y presentación de servicios den lugar al crédito tributario y sustente costos y gastos, las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad deberán haber efectuado la retención del IVA, su declaración y pago, cuando corresponda.

Las personas naturales y las sucesiones indivisas no obligadas a llevar contabilidad, no están facultadas para emitir liquidación de compras de bienes y prestación de servicios.

d. Tiquetes emitidos por maquinas registradoras.

Se emitirán tiquetes de maquinas registradoras autorizadas por el 1Seniat en operaciones con consumidores o usuarios finales.

Estos tiquetes al igual que los boletos o entradas a espectáculos públicos no dan lugar a créditos tributarios por el IVA ni sustentan costos y gastos al no identificar al comprador. Sin embargo, en caso que el consumidor requiera sustentar costos y gastos o tenga derecho a crédito tributario, podrá exigir, para el caso de los tiquetes la correspondiente nota de venta o factura.

e. Boletos para espectáculos públicos.

Los boletos o entradas a espectáculos públicos los emiten los organizadores de estos espectáculos, no dan lugar a crédito tributario ni sustentan costos y gastos al no identificar al comprador.

f. Notas de crédito

Las notas de crédito son documentos que se emiten por la modificación en las condiciones de las transacciones originalmente pactadas; es decir, anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.

Las notas de crédito, dan a conocer al cliente la razón por la cual se le acredita un valor a su cuenta. En la práctica comercial las causas más usuales son:

Error en la facturación por mayor valor de que se debió haber facturado

Devolución en compras de mercaderías por registrar fallas o no corresponder a las características solicitadas por el cliente.

Aceptación de descuentos y bonificaciones.

El comprador o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar en ella su nombre, numero de Rif o cedula de identidad, pasaporte, fecha de recepción y de ser el caso, el sello de la empresa.

g. Notas de debito.

Las notas de debito se emiten por el cobro de

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