Reingeniería de procesos

Tema 5. Reingeniería de procesos

La reingeniería de procesos de negocio (BPR por sus siglas en inglés) consiste en la revisión, análisis y modificación de los procesos de una manera ordenada en base a conocimientos científicos, con el objetivo de hacerlos más efectivos (mayor rapidez, cantidad, calidad, menores costos o mayores ganancias).

Generalmente, el proceso de reingeniería es una respuesta a presiones competitivas, económicas y/o de los clientes. Una de las formas más utilizadas en reingeniería es la utilización de tecnología en los nuevos procesos. Se busca automatizar las operaciones manuales

El objetivo es comenzar de cero, desarrollando nuevos procesos que sean más eficaces y eficientes que los anteriores y que respondan o anticipen las nuevas presiones competitivas.

Una empresa se compone de diferentes procesos de negocios, los cuales buscan el logro de un objetivo común. Podemos entonces definir a la empresa como un sistema socio-técnico el cual definiremos como un conjunto de actividades interrelacionadas que poseen entradas, procesos que agregan valor y salidas.

Es importante recalcar, que debemos asegurar que la salida producida por un proceso de negocio esté vinculada a un objetivo y se ajuste a los estándares corporativos. El monitoreo de la efectividad (logro de metas), eficiencia (mínimo esfuerzo y uso de recursos) y cumplimiento deben realizarse de manera regular.

Los procesos de negocio deben estar debidamente documentados. Estos documentos deben describir el perfil del proceso. Se deben de incluir diagramas de flujo detallados de cada proceso

La reingeniería de procesos consiste en una serie de pasos ordenados que garanticen el éxito del mismo.

Definir las áreas que deben ser revisadas: Este es el primer paso y se deberá llegar a un consenso entre todas las áreas involucradas y la gerencia en cuanto al alcance del proyecto.

Desarrollar un plan del proyecto: En esta etapa se definen los objetivos y metas del proyecto. Además, se deberán definir los recursos necesarios para el logro de los objetivos. Finalmente, se definen los indicadores que servirán de base para evaluar el proyecto y poder establecer si se lograron las metas.

Entender el proceso en revisión: Para entender el proceso, se deberán realizar los siguientes pasos:

• Descomponer el proceso en sus procesos elementales. Hasta un nivel de detalle comprensible para su evaluación.

• Identificar clientes, usuarios, gerentes y/o dueños de los procesos involucrados.

• Documentar la información del perfil del proceso en donde incluya:

o Duración.

o Disparador (¿qué provoca que el proceso se ejecute?).

o Frecuencia.

o Esfuerzo requerido.

o Responsables del proceso.

o Entradas y salidas.

o Interfaces.

o Interacciones con otros sistemas.

o Información de riesgos y controles.

o Forma de medir el desempeño.

o Definición de áreas problemáticas.

• Elaborar un diagrama de flujo de los procesos.

Rediseñar el proceso: Diseñar el nuevo perfil del proceso con base en los puntos descritos en la documentación del perfil mostrada en el punto para entender el proceso en revisión. En este punto los procesos deben ser más lineales, continuos y efectivos que los anteriores.

Implementar y monitorear el nuevo proceso: Una vez revisado el proceso final y con la autorización de la alta gerencia, se procede a capacitar al personal e iniciar su arranque. Una vez iniciado el nuevo proceso, se deberá monitorear utilizando los indicadores diseñados en la etapa de planeación y evaluar los resultados.

Establecer un proceso continuo de mejoramiento: Se deberá establecer un equipo responsable de monitorear las evaluaciones de resultados y ser capaz de administrar los cambios requeridos.

Tema 6. Benchmarking

Benchmarking se refiere a mejorar los procesos de negocios. Se define como un procesocontinuo y sistemático para evaluar productos, servicios y procesos de trabajo de empresas reconocidas como representativas de las mejores prácticas.

En otras palabras, benchmarking es el proceso de medir los procesos internos de la organización, entenderlos y compararlos con lo de otras empresas consideradas como líderes o de excelencia.

El benchmarking se puede realizar en diferentes niveles:

• Nivel interno: Analiza los niveles de desempeño dentro de la propia organización. Busca que las mejores prácticas de los departamentos se extiendan a los demás. Por ejemplo, si la empresa cuenta con diferentes plantas puede buscar cuales son las áreas con mejor desempeño para extenderlas al resto de la organización.

• Nivel competencia: Se analizan aquellas empresas que son consideradas como competencia. Por ejemplo, Ford debe considerar en su análisis a GM, Toyota, Honda, etcétera. Este benchmarking se puede realizar de forma cooperativa entre los participantes de la industria.

• Nivel el mejor de la industria: Se concentra en compararse con la empresa considerada como mejor en la industria y en buscar que es lo que la hace tener este reconocimiento.

• Nivel clase mundial: En este nivel se busca compararse con las mejores empresas de clase mundial, sin importar la industria en la que se encuentren.

Pasos para realizar un benchmarking:

Existen muchas definiciones de estándar. De manera general es un conjunto de reglas que aseguren la calidad. De manera más concreta, de acuerdo a ISO (International Organization for Standardization) es “un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido que provee para uso común y repetitivo, reglas, guías o características para actividades y sus resultados, enfocadas a lograr un nivel óptimo de orden en un contexto dado”. Los estándares de la industria establecen un medio para determinar el nivel de desempeño de nuestros procesos

Estándares para desarrollo de Software:

ISO 9126: Define las características y procesos asociados a la evaluación de calidad de los procesos relacionados con el desarrollo de software. Los atributos que evalúa son:

• Funcionalidad: Que las funcionalidades del sistema satisfagan las necesidades especificadas.

• Confiabilidad: Que el sistema cumpla con el nivel de desempeño establecido.

• Utilización: Que el sistema sea lo suficientemente fácil para permitir la utilización correcta por parte de los usuarios.

• Eficiencia: Que cumpla con el nivel de desempeño establecido, utilizando los recursos programados.

• Mantenimiento: Que cumpla con los atributos establecidos para realizar modificaciones necesarias.

• Portabilidad: Capacidad del sistema de ser transferido de un sistema a otro.

CMM: Modelo de madurez de la capacidad de software.

ISO 15540: También se le conoce como SPICE (Software Process Improvement and Capability Determination). Se basa en el modelo CMM y fue publicado por primera vez en 1998. Es un estándar que sirve como referencia y base para el mejoramiento ybenchmarking de procesos de desarrollo de sistemas.

El estándar establece 6 niveles de madurez para clasificar a las organizaciones de acuerdo al diagrama siguiente:

El proceso de benchmarking al igual que cualquier otra actividad de la empresa está sujeto a ser auditado. En esta auditoría el auditor deberá determinar lo siguiente:

• Los esfuerzos de cambio son consistentes con la cultura organizacional.

• Los cambios apoyan la estrategia empresarial.

• El equipo de reingeniería y benchmarking realizan esfuerzos para minimizar cualquier impacto negativo.

• Se documentó de forma adecuada todo el proyecto.

Razones por las que una empresa puede querer auditar sus procesos de benchmarking.

• Para obtener una certificación de una compañía independiente de la empresa que le permita incrementar su presencia y credibilidad de la calidad de sus productos en sus esfuerzos promocionales y de mercadeo.

• Para asegurar la integridad de un proceso de benchmarking y su apego a los requisitos.

• Para minimizar el riesgo de dudas futuras acerca de la validez de los resultados de benchmarking.

Tema 7. Administración de Riesgos (1era Parte)

• Vulnerabilidad: Es la debilidad de un sistema o proceso.

• Amenaza: Aquello que provoca el riesgo y está relacionado con frecuencia.

Definiciones de riesgo pero aquí emplearemos la de ISO: riesgo es “El potencial de que una amenaza determinada explota las vulnerabilidades de un activo o grupo de activos ocasionando pérdida o daño a la organización”.

En la identificación de activos se debe incluir:

• Hardware.

• Software.

• Empleados.

• Servicios.

• Imagen/Reputación.

• Documentos (en papel y digitales).

El proceso de administración de riesgos se compone básicamente de 3 fases. La primera es el análisis de los riesgos en donde se inicia identificando los activos del negocio, sus objetivos y los recursos necesarios para el logro de estos objetivos.

Una vez identificados los activos críticos, se procede a realizar una evaluación de

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