Rubros del Activo. Caja y Bancos, Inversiones, Créditos y Bienes de Cambio

1. Rubro Caja y Bancos (antes llamado Disponibilidades). Es el rubro que contiene aquellos conceptos que se puedan usar como medio de pago generalmente aceptados, según las costumbres comerciales y las normas contables actuales. Los elementos patrimoniales (o sea: bienes, derechos y obligaciones del patrimonio) que formen parte del rubro Caja y Bancos tienen que tener Liquidez Inmediata (es decir que debe ser capaz de convertir un activo en dinero de forma rápida) y Poder de cancelación ilimitado (es decir que no debe haber límites al momento de pagar cosas), por lo tanto, los elementos que no tengan estas dos características no pueden ser parte de este rubro, sin importar que sean considerados medios de pago por cuestiones comerciales u operativas (pagarés, permutas, etc.), pero ¿por qué?, porque los componentes del rubro no son determinados por cuestiones comerciales u operativas, sino por la doctrina contable y las prácticas comerciales generales (que se practican siempre). Este rubro sirve para adquirir bienes o servicios y cancelar deudas.

1.1. Componentes de Rubro Caja y Bancos. Son aquellos en los que se presenta que la intención del ente o del que decide es que aquellos activos de liquidez inmediata y poder de cancelación ilimitado sean utilizados para su actividad principal, como pagar las compras que realiza, hacer anticipos o pagar deudas adquiridas. A este rubro también se le suman algunos conceptos según el destino que se le puede dar, como los Títulos o bonos provinciales o nacionales recibidos por parte del Estado por cambio de depósitos o la moneda extranjera.

1.1.1. Efectivo (pesos, moneda extranjera). El dinero en efectivo es todos los billetes que el ente tiene en su poder a un momento dado y que pueden ser contados y controlados en ese momento dado. Incluye la moneda de curso legal (la moneda legal del país, por ej. en Argentina el peso, en EE.UU. el dólar, en Brasil el real, en España el euro, etcétera), la moneda extranjera de cualquier país o región (siempre y cuando tenga cotización conocida y se use para pagar una compra, realizar anticipos o cancelar deudas) y los títulos emitidos por estados nacionales o provinciales (siempre y cuando puedan aceptarse como medio de pago o cancelación de deudas).

1.1.2. Dinero en Bancos (Cuentas Corrientes o Cajas de Ahorros, Plazos Fijos NO porque forma parte del rubro Inversiones). En el caso de los saldos disponibles en Cuentas Corrientes bancarias que pertenecen al ente y que son necesarios para llevar a cabo su actividad principal ya que no todo puede hacerse con efectivo, sino que se puede también recibir un cheque y depositarlo en esa Cuenta Corriente, emitir un cheque para pagar una compra o cancelar deudas, recibir transferencias bancarias o emitirlas (interdepósitos). Estas operaciones pueden ser en moneda de curso legal, moneda extranjera o también, en casos especiales, con la autorización del Banco Central los títulos emitidos por estados nacionales o provinciales. Para controlar los saldos de las cuentas bancarias existe una forma: la conciliación bancaria, que consiste en verificar el saldo real de la cuenta y los movimientos que hubo en ella.

En el caso de las Cajas de Ahorros Bancarias (pueden ser en distintas monedas también) son muy parecidas a las Cuentas Corrientes con la diferencia de que en las Cajas de Ahorros hay limitaciones con respecto a la cantidad de monto que se pueden extraer o depositar y no se pueden emitir cheques.

En el caso del Plazo Fijo, no están dentro de este rubro Caja y Bancos porque se crean con el fin de obtener una renta (actividad secundaria del ente, no principal), por lo que forma parte del rubro Inversiones.

1.1.3. Valores a Depositar (cheques). Son los cheques recibidos de terceros por alguna actividad del ente, y se los puede usar medios de pagos a terceros (cancelar deudas) o depositarlos en una Cuenta Corriente propia. Si los cheques se depositan no se acreditarán en el momento, sino luego de un tiempo determinado (clearing bancario) y una vez acreditado pasará a ser de libre disponibilidad (se lo va a poder usar para lo que el ente quiera). En ese tiempo determinado (casi siempre de 48 o 72hs.) se realiza un mecanismo bancario a cargo de la Cámara Compensadora de Valores del Banco Central de la República Argentina el cual consiste en verificar y controlar que el cheque tenga los fondos suficientes y que el pago esté autorizado por el emisor del cheque para que así se pueda realizar.

1.1.4. Fondos Fijos. Son creados para usarlos en gastos menores y repetitivos (viáticos, refrigerios, correspondencia, servicios de fotocopias, etc.) que se dan en la empresa y no es necesario emitir cheques para realizar cada operación, puede ser también en efectivo. Se crean extrayendo una cierto monto de una cuenta corriente y habrá una persona responsable de manejarlo. Lo primero que se hace para crearlos es definir el monto por el que va a ser creado el Fondo Fijo, el importe máximo para el que puede ser usado el Fondo Fijo, cada cuanto tiempo se va a reponer y quién va a ser el responsable del Fondo. Sus etapas son 4:

- Creación: El responsable del va al banco, entrega un cheque perteneciente a alguna cuenta corriente de la empresa y crea el Fondo Fijo.

- Uso del Fondo: Se van a pagar los gastos menores y repetitivos que la empresa tenga y se pedirá un comprobante de cada gasto para luego rendirlos.

- Rendición de gastos: Se comparan el listado de detalles de los gastos con sus comprobantes, pueden surgir diferencias (faltantes o sobrantes), en las que puede que el responsable de ellas se haga cargo y la empresa no deba registrar nada salvo que este extienda la fecha y la empresa deba contabilizar un crédito contra este, sino puede pasar que nadie se haga cargo y la empresa asuma la diferencia como un resultado positivo o negativo según el caso.

- Reposición: En esta etapa se va a reponer lo que se gastó del fondo fijo mediante un cheque con el valor del importe que figure.

1.1.5. Cajas Chicas. Funcionan y se manejan de una forma muy parecida al Fondo Fijo, con la diferencia de que son creadas para realizar actividades específicas, de la suma de gastos que se pueden pagar, de los conceptos a pagar por uno o por otro y de la cantidad de veces que se reponen los fondos, ya que en las Cajas Chicas se reponen mensualmente y en el Fondo Fijo se reponen dependiendo de los gastos que se tengan y del poco dinero que haya disponible en el mismo (es decir que si hay pocos fondos se reponen).

1.1.5. Valores al cobro. Son cheques emitidos desde una entidad bancaria que por distancia, conexión o comunicación no existe Cámara Compensadora (es aquella que se encarga de las operaciones de los clientes) impidiendo que quien reciba el cheque no puede depositarlo directamente, sino que lo tiene que llevar a una entidad bancaria que se encargue de hacerlo, y por ello cobrará una comisión antes de que se acrediten los fondos en la cuenta que se le haya indicado.

Para tener en cuenta: Todos estos componentes, en el caso de que sean valuados en Moneda Extranjera, deberán ser expresados al tipo de cambio (cotización) de la moneda que se trate y ajustar si es necesario con el fin de brindar la información correcta a quien lo solicite.

1.2. Operaciones del ente que afectan al rubro. Son las operaciones básicas normales de cobros, pagos y otras que tengan que ver con esas dos, las cuales realiza cualquier empresa y donde intervienen cuentas de Caja y Bancos.

1.2.1. Cobranzas. Ingreso de dinero (efectivo, cheques, valores al cobro) que un ente recibe por anticipos de clientes en concepto de futuras ventas (de bienes o servicios), cobros al contado o efectivo por ventas (la diferencia entre cobro en efectivo y cobro al contado es que en efectivo se reciben billetes y al contado se reciben tanto billetes como cheques), cobros de ventas documentadas (cobrar un pagaré recibido en una venta), donaciones o préstamos recibidos. Este ingreso de dinero al patrimonio del ente es un ingreso financiero, y estará documentado por un recibo, una factura, un pagaré o un contrato dependiendo del caso que sea. Una vez que se produce el ingreso de dinero se podrá depositarlo en una cuenta bancaria o conservar una parte para actividades que se puedan realizar luego y el resto del efectivo y cheques depositarlos en c/c. Aunque, según las normas de control interno, lo más conveniente es que ni bien se reciba el efectivo y/o cheques sean depositados en una cuenta bancaria del ente para así proteger los fondos de pérdidas o hurtos y que su responsabilidad sobre ellos disminuya, y una vez depositados, cuando se necesite gastarlos se podrá hacerlo mediante emisión de cheques o interdepósitos (transferencias entre bancos), y en el caso de que sea una actividad que requiera pagos en efectivo, están los Fondos Fijos o Cajas Chicas.

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