SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1-. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los sistemas administrativos, podemos definirlos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema.

También podemos especificar que es el medio, a través del cual las decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores de la organización, se concretan en una de múltiples decisiones en los niveles medios inferiores que a través de la conformación de rutinas de trabajo y procesos de comunicación van configurando la actividad administrativa total de la organización.

Por lo tanto, el Sistema Administrativo de una organización constituye el medio a través del cual las decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores de la misma, se concretan en una serie de múltiples decisiones que resuelven casos individuales y que a través de la conformación de rutinas de trabajo van configurando la actividad administrativa total de la Organización. Es a través del Sistema Administrativo que se trasmiten, registran y conservan los soportes de información mediante los cuales se comunican documentadamente las decisiones que impulsan los actos físicos, (Comprar, vender, pagar, cobrar, etc.); además se lo utiliza para recoger los datos de las fuentes productoras de los mismos, elaborarlos y retransmitirlos a los centros de decisión, para que tengan conocimiento de los resultados de la ejecución de sus órdenes, cerrando de esta manera el circuito de retorno, conocido como proceso de control.

2-. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos de los sistemas administrativos, son la forma o manera en la cual se basan las empresas para la administración de los negocios y para desarrollar sus tareas. La elaboración de formularios le es de gran utilidad, pues, estos guían y controlan el trabajo.

El formulario es un instrumento que sirve para recolectar información precisa sobre personas, actividad o evento.

Las técnicas y los formularios son de gran importancia en la empresa, a través de ellos se puede tener precisión y garantía de la información necesaria.

Entonces, los procedimientos se basan es en ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que haga del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración busca mejorar los métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias, desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados.

3-. FORMULARIOS

Un formulario, es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmisión, registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización. Debe diseñarse tomando en consideración las necesidades y características del sistema o procedimiento en el cual va a ser utilizado.

Otra definición; es un papel que contiene datos pre-impresos o fijos y espacios en blanco en donde se escribirán datos variables, que servirán para realizar una serie de operaciones de diversas índole.

La importancia de los formularios radica en el hecho de ser un instrumento en el que se sustenta la transmisión, el registro y control de la información relacionada con las operaciones de la organización a todos los niveles; por cuanto, los mismos son unos el medio expedito para la recolección de los datos debido a la facilidad con que circulan por toda la organización y afectan a todos los sistemas de la misma.

La finalidad de esta es:

• Presentar la información que se requieran en situaciones similares y en una secuencia lógica.

• Ahorrar escritura manual o mecánica (y por ende tiempo) con la impresión previa de títulos e instrucciones para su uso.

• Proveer un medio económico de información escrita en copias múltiples.

• Asegurar que la información se suministre en la forma debida.

En síntesis, la importancia de los formularios, radica en ser una herramienta de fácil acceso y de recolección útil para la información dentro y fuera de la organización ya que con ellos todos los interesados en un determinado tema pueden estar al tanto de los cambios ocurridos, y con el buen llenado de dicha forma se pueden obtener resultados, claros, precisos y concisos, claro está, esto ocurrirá si los mismos cumplen con los parámetros establecidos y con el objetivo de su creación.

• Ya que con estos se pretende, como se dijo anteriormente recabar la información más precisa, en el menor tiempo posible para no hacer del llenado algo tedioso para el usuario y ahorrar en la medida de lo posible costos de producción a la unidad correspondiente y a la misma organización.

4-. REGISTROS

El registro administrativo, junto con las encuestas y los censos, forma una de las tres fuentes de datos estadísticos clásicas. La diferencia con las otras dos estriba en su carácter de fuente secundaria (no porque el dato se halla resumido) sino porque el estadístico o investigador no la toma directamente ni bajo criterios metodológicos propios de la investigación que adelanta sino debido a criterios normativos que lleva la institución pública dueña del registro. Sin embargo el registro administrativo posee propiedades que hacen que pueda convertirse en dato estadístico a un bajo costo y sin perder los requisitos de calidad del dato estadístico.

5-. ARCHIVOS

El término archivo, viene del latín: archīvum. Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Sin embargo la palabra archivo se engloba todo lo relacionado con la actividad archivística hasta el local y muebles. Según el diccionario de la real lengua española nos aporta las siguientes definiciones:

• Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

• Lugar donde se custodian uno o varios archivos.

• Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).

• Espacio

...