Sobreviviendo a la implementacion de SAP

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR

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RESOLUCION CASO:

SOBREVIVIENDO A LA IMPLEMENTACION DE SAP EN UN HOSPITAL

CHRISTIAN MANUEL ROSERO CHANALATA

Diciembre, 2021

INDICE

1        RESUMEN        3

2        PRESENTACIÓN DEL CASO        4

3        OBJETO DE ESTUDIO        5

4        ANALISIS DEL OBJETO DE ESTUDIO        6

4.1        MODELO DESARROLLO KOTTER        7

4.1.1        Crear un sentido de urgencia.        7

4.1.2        Construir una fuerte coalición.        7

4.1.3        Formar una visión estratégica.        8

4.1.4        Obtener la aceptación de todos.        8

4.1.5        Permitir la acción quitando barreras.        9

4.1.6        Generar triunfos a corto plazo.        9

4.1.7        Mantener la aceleración.        10

4.1.8        Instituir el cambio.        10

5        CONCLUSIONES        12

6        REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS        13

7        ANEXOS        14

ANEXO 1. ANALISIS FODA HOSPITAL FUNDACION VALLE DE LILI        14

1. RESUMEN

El hospital Fundación Valle de Lili presentaba fallas en sus procesos debido a que llevaba registros manuales e inclusive varios sistemas departamentales internos, con procesos que se logran identificar con claridad y constituyen un cuello de botella dentro del funcionamiento de historias clínicas y atención hospitalaria. Si bien los procedimientos estaban establecidos, estos tomaban incluso horas para poder ser efectuados, afectando la atención y servicio a los pacientes que solicitaban algún servicio. Es así que el problema se agudizo cuando en 2009 se realizó la expansión y con este crecimiento se tornó muy dificultoso realizar un trabajo y atención de calidad, debido a que en la atención hospitalaria los procesos se llevaban de manera manual y estas hojas se anexaban a la historia clínica de los pacientes.

Sistematizar e integrar el flujo de información en la asistencia médica y administrativa, con datos de la historia clínica, administración de medicamentos, materiales que contenga datos confiables y reales fue la prioridad del hospital Fundación Valle del Lili. Según estas necesidades el hospital FVL toma la decisión de implementar SAP luego de un análisis minucioso. Sin embargo el reto no constituye el escoger adecuadamente el sistema acorde con las necesidades de HVL, sino que este radica en gestionar de manera correcta el cambio mitigando al máximo la resistencia y la perdida, que en muchas organizaciones que cambian procesos por falta de gestión de estos cambios terminan desechando proyectos y sistemas muy amigables ya que las personas que por mucho tiempo han realizado una misma tarea, si no se trabajan en cooperación y participación de todo el personal, terminan modificando los nuevos sistemas para realizar las mismas tareas que se pretenden cambiar.

1. PRESENTACIÓN DEL CASO

Este caso se desarrolla en torno al hospital denominado Fundación Valle de Lili, fundado en 1982, el cual enfrenta desafíos en el crecimiento y consolidación de su estrategia. En el año 2006 emprendió un proyecto de expansión de su oferta de servicios, para lo cual construyo nuevas edificaciones con consultorios médicos, consultorios de urgencias y camas adicionales. A diciembre del 2010 había incrementado casi en un 60% el número de camas. Esta ascendiente demanda ejerce una fuerte presión sobre los procesos involucrados en la atención a los pacientes, al igual que convivían alrededor de 30 sub sistemas que funcionaban de manera independiente.

Acertadamente se toma la decisión de adoptar el sistema SAP, el mismo que llevo a FVL a implementar un proceso de gestión de cambio, de manera que se pueda adoptar los nuevos procedimientos y se optimice la atención y recursos dentro de FVL. Es poco usual que se opte por establecer de manera simultánea la sistematización de la historia clínica, órdenes médicas y apoyo administrativo, dentro de una organización de este sector, por lo general se implementen de manera independiente. Las organizaciones que asumen el reto de recurrir al uso tecnologías de información enfrentan una alta probabilidad de fracasar. Y de ello estaba consiente la dirigencia de FVL. Debido a estas preocupaciones, se toman medidas para que este cambio trate de impactar lo menos posible en el funcionamiento de los procesos dentro de FVL

1. OBJETO DE ESTUDIO

El problema de FVL radica en la necesidad de establecer y adoptar un sistema de información con el cual se logre integrar la gestión de todos los involucrados en el sistema de salud a fin de brindar un servicio especializado y eficiente en el hospital Fundación Valle de Lili, mismo que sea eficiente, y sostenible, reduciendo costos y procesos redundantes.

El interés y dedicación por parte de los directivos del hospital FVL urgente es eliminar los procesos paralelos y ambiguos con respecto a la atención hospitalaria de manera que no exista inconsistencias con el departamento administrativo a la hora de despachos y liquidaciones, de igual manera a las labores desempeñadas por los médicos ya que estos no pertenecen a la nómina del hospital, sino que ganan de acuerdo al servicio prestado por ello es importante no perder tiempo ni recursos revisando documentación para el proceso de pago, mismo tiempo que podría ser empleado en la atención a pacientes.

Al contar con alrededor de 30 sub sistemas que se manejaban de manera independiente, resultaba muy difícil integrar la información administrativa con la de atención hospitalaria y al formar parte de módulos diferentes los inventarios tenían errores. Lo que obligaba a realizar una revisión antes de efectuar la facturación a los pacientes, y solicitar el pago a las aseguradoras.

El Departamento encargado de Convenios y facturación tiene en su sistema aproximadamente 70000 ítems registrados con las aseguradoras los mismos que representan un verdadero problema  en el momento de realizar una verificación manual, por lo que se empleaba más personal y tiempo, el cual es sustancial en el momento de ofrecer una atención hospitalaria de calidad.

Dentro del manejo de suministros e inventarios se busca un stock óptimo y siempre provisionado de manera que se pueda evitar la gestión de suministros agotados, para ello es crucial tener un control en tiempo real, que permita gestionar de mejor manera y solicitar pedidos manejando mínimos y máximos en inventario.

De igual manera con lo concerniente a horarios de los médicos, mismos que no son empleados dependientes de FVL, por el contrario, facturan honorarios por sus consultas y procedimientos realizados según los convenios con las aseguradoras. Y de acuerdo a la cantidad de pacientes que atienden, ya sea en consulta, cirugía o tratamiento.

Un problema que a mediano plazo incurriría en un costo alto e inclusive en construir un nuevo edificio para su manejo es el archivo, lugar donde se almacena y se realiza la búsqueda de Historias clínicas de alrededor de 50. 000 pacientes que debían trasladarse entre el archivo y los distintos servicios del hospital era un tema delicado ya que estaba a cargo de personal mismo que en muchas ocasiones no encontraba las historias clínicas en su lugar y tenían que buscarlas por las distintas áreas de la atención hospitalaria ocasionando retrasos inclusive en la suministración de la medicina.

El hospital no podía determinar con exactitud si generaba perdidas o ganancias, en la atención hospitalaria era recurrente la existencia de artículos complementarios que no que no estaban considerados en la factura inicial. Y constituían faltantes o ajustes en facturas, ocasionando molestias a los clientes.

1. ANALISIS DEL OBJETO DE ESTUDIO

La implementación de un sistema conjunto que permita ayudar al HVL a gestionar de mejor manera sus procesos, responde a la modernización organizacional, y en este caso se puede evidenciar la gestión de cambio que los directivos de HVL llevan a cabo pata realizar este proceso. “En el proceso de modernización organizacional se han popularizado tres conceptos que han tenido gran influencia en las organizaciones y son planeación, calidad y excelencia.” (Barba, 2015).

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