Auditoria Administrativa

El proceso lo inicia la empresa cuando contacta con la organización auditora y le solicita la realización de una auditoría de su sistema de gestión de la prevención. Una vez recibida la solicitud, es crítico que la organización auditora reúna la información esencial de su cliente para poder conocerlo, así como para identificarle sus necesidades.

Los pasos a dar por parte de la organización auditora podrían ser los siguientes:

Conocer a la empresa

• Actividad productiva y sector empresarial.

• Principales procesos, equipos y materias primas empleadas. Actividad constante o por temporada.

• Modalidad preventiva

Actividades asumidas con recursos propios.

Actividades concertadas con servicios de prevención ajenos

• Número de centros de trabajo

• Trabajadores por centro

Trabajadores fijos, subcontratados y por Empresas de Trabajo Temporal (ETTs).

Trabajo o no a turnos y número de turnos.

Horario y jornada laboral.

• Existencia o no de representantes de los trabajadores.

• Legislación específica del sector y convenio colectivo aplicable.

• Ubicación sede principal, direcciones, teléfonos y personas de contacto, etc.

Cuanta más información disponga el equipo auditor antes de comenzar la auditoría, más eficaz será el desarrollo de la misma.

Definir el propósito de la auditoría

• Es una auditoría inicial o periódica.

• Es voluntaria, obligatoria por plazo o a requerimiento de la autoridad laboral.

Definir el alcance

El alcance establece y delimita los límites de la auditoría, lo que entra dentro del proceso y lo que queda fuera. En las auditorías de gestión, en teoría los límites podrían ser geográficos (sólo se auditan los centros de Mallorca), temporales o funcionales (se audita la actividad de construcción de la empresa y no se audita la de hostelería). Normalmente, el alcance se suele definir de común acuerdo entre auditor y auditado.

En una auditoría reglamentaria, no se puede limitar geográficamente el alcance. La normativa sólo permite limitar el alcance en los aspectos temporales y funcionales y siempre dentro de unos parámetros ya definidos en la propia norma. Estos parámetros serían los siguientes:

• Aspecto temporal

– Auditorías iniciales: de la fecha de la planificación de la actividad preventiva hasta la realización de la auditoría.

– Auditorías periódicas: de la fecha de la última auditoría hasta la realización de la auditoría.

– Auditoría a requerimiento: de la fecha señalada en el propio requerimiento, o en defecto de la misma la fecha de la planificación de la actividad preventiva, hasta la hasta la realización de la auditoría.

• Aspecto funcional

– Se auditan todas las actividades de la empresa, o lo que es lo mismo, todas las actividades que se realizan bajo un mismo CIF.

– Se auditan todas las actividades preventivas realizadas con recursos propios, con lo que inicialmente quedarían fuera las actividades concertadas con servicios de prevención ajenos.

– Determinar, los recursos materiales y humanos que serán precisos para el proceso auditor, así como su duración y coste.

• Es fundamental, definir el o los equipos auditores precisos. En cada equipo como mínimo ha de haber un Auditor jefe.

– Auditor/es jefes. Dirigen el equipo.

– Auditor/es. Siguen las instrucciones del Auditor Jefe.

– Experto/s. Sólo asistirán cuando el auditor jefe prevea, por la complejidad del sector u otros factores, que es precisa su asistencia. Son asesores del equipo auditor en algún aspecto específico, por lo que no es preciso que estén durante toda la auditoría.

– Observador/es. No forman parte del equipo auditor, son auditores en proceso de formación.

Con la información anterior, se prepararía un presupuesto para realización de la auditoría. Una vez revisado y aceptado por el cliente, se formalizaría por contrato la realización de la auditoría.

Preparación

Recabar información adicional

Una vez que la empresa ha contratado la auditoría, la organización auditora tiene la responsabilidad de planificar el proceso de auditoría. Para ello deberá recabar información adicional a la que ya dispone, de modo que podría solicitar:

Ampliación de la información sobre:

• Los procesos, equipos y materias primas empleadas.

• Organigrama interno de la empresa.

• Normativa específica aplicable al sector.

Memorias y programaciones anuales del servicio de prevención ajeno y las memorias de los servicios de prevención ajenos.

Plan de prevención.

Evaluaciones de riesgos.

Planificación de la actividad preventiva.

Informes de auditoría previos.

En ciertas circunstancias, por el carácter confidencial de la información solicitada, la empresa podría tener reticencias a que la misma salga de su organización. En estos casos el auditor jefe puede determinar la realización de una visita previa al lugar para revisar la documentación y los registros solicitados, al objeto de obtener una visión general del funcionamiento del sistema. En otras ocasiones, la revisión de las informaciones y documentaciones solicitadas se puede posponer hasta el inicio de las actividades in

situ, siempre y cuando el auditor jefe tenga el convencimiento que no se perjudicará la eficacia de la realización de la auditoría.

Otra opción sería

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