Auditoria Operacional

Caso No. 3 Auditoria Operacional

Empresa Agrícola-Industrial

Departamento Personal(VALOR 20 PUNTOS)

ENUNCIADO

Situación General

Antecedentes:

La empresa agrícola desarrolla sus labores en una Zona Agraria denominada Laurelito, Basur y es una empresa ejecutora de planes regionales del gobierno de la república, auspiciada por el Ministerio de Agricultura.

Para la realización de sus actividades cuenta con personal suficiente para cubrir sus necesidades normales de funcionamiento.

El Departamento de personal, dependiente de la Dirección Zonal, presenta la siguiente organización:

1. Jefatura

1.1. Un jefe de personal

1.2. Una secretaria

2. Sección de Administración de personal

2.1. Un jefe

2.2. Una secretaria

2.3. Un técnico para el área de movimiento de personal

2.4. Cuatro técnicos para el área de selección de personal y

clasificación de cargos

2.5. Tres técnicos para el área de registro de personal

2.6. Tres técnicos para el área de registro de personal

2.7. Tres técnicos para el área de capacitación y evaluación del

personal

2.8. Dos auxiliares de oficina

3. Sección servicios médicos

3.1. Un médico

3.2. Un auxiliar de enfermería

4. Sección de planillas

4.1. Un técnico en planillas

4.2. Un auxiliar en planillas

Situación particular

El examen de auditoria a la Empresa Agrícola-Industrial de la Zona Agraria Laurelito, Basur, reveló que el Departamento de Personal(cuya función principal es la de planear, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades de la administración de personal de la Zona Agraria Las vueltas)presentaba serias deficiencias que afectaban el Control Interno de cada área y por lo tanto la afectaban en el desempeño de sus labores y el cumplimiento de factores de eficacia, eficiencia y economía.

A continuación se comentan algunos aspectos de la situación encontrada por los auditores:

a) El jefe, un ingeniero agrónomo, ha recibido un curso de especialización en Administración de Personal de un mes de duración, en diciembre 1998. Por lo recargado de sus funciones no ha podido asistir a otros cursillos y seminarios de la especialidad.

b) El jefe de la Sección de Administración de Personal, es recientemente graduado en Administración de Empresas con cursos de Post-Grado de Administración de Personal, pero no posee experiencia previa en la Administración Pública.

c) El jefe del Departamento mostró su preocupación por los desniveles evidentes de preparación entre los miembros del personal de la Zona y dijo que se estaba haciendo una evaluación a fin de determinar el grado de instrucción, experiencia previa, proyecciones de los servidores con miras a una reorganización total de la Zona Agraria mediante una reubicación de los mismos.

d) La jefatura del Departamento cuenta con una bella secretaria quien ha concluido sus estudios secundarios y está estudiando secretariado. Unas de sus habilidades consiste en su facilidad para imitar firmas, por lo cual el jefe le ha ordenado que cuando haya documentos urgentes que requieran de su firma y él esté ausente ella lo firme y luego le informe.

e) Cuando se requiere efectuar una selección de personal, ésta se efectúa a través de una firma de consultores, la que nomina al ganador. En base a los resultados obtenidos los técnicos del área de Selección de Personal y Clasificación de Cargos proyectan la Resolución de nombramiento.

f) En el área de Registro de Personal se ha logrado organizar el Escalafón del Personal y se tienen archivados los legados personales en orden de ingreso al Ministerio. Para no ocasionar molestias a los servidores se ha aceptado copias y fotocopias simples de sus documentos personales.

g) En el área de Capacitación y Evaluación de Personal se ha realizado un avance, pues, en cuanto a la Capacitación, ésta se efectúa a través de charlas diarias de 30 y consisten en temas de administración. Los servidores que resulten becados firman un compromiso para retornar a trabajar al Ministerio por un período igual al de duración de la Beca.

h) En cuanto a la Evaluación del Personal se lleva a cabo cada vez que los jefes lo desean, para ello solicitan el formato correspondiente que está en vigencia.

i) En el área de Movimiento de Personal las actividades se concretizan al preparar los Proyectos de Resolución de Administración de Personal de acuerdo con los dispositivos y normas, vigentes. Cuanto efectúan las acciones de su competencia acostumbran a establecer una conversación telefónica con quién origine el Proyecto.Esto como medida de control.

j) El control de asistencia se hace a través de los cuadernos de control de ingreso y salida del personal, en los que firman los servidores y anotan la hora de ingreso o salida, según corresponda. Estos cuadernos al finalizar la jornada sonremitidos por cada Dirección a los técnicos de control d asistencia.

k) En cuanto al otorgamiento de licencias, éstas son autorizadas, por los respectivos jefes y comunicada al Departamento de Personal.

l) El rol de vacaciones es elaborar a medida que van saliendo de vacaciones los servidores.

m) Para la formulación de las planillas que es en forma mecanizada, el técnico de planillas prepara los informes sobre retención de cheques, pagos de sobre tiempo, de descuentos de préstamos administrativos, judiciales, pagos indebidos, inasistencia, tardanzas y otros similares. Además realiza los cálculos y efectúa la verificación de las planillas originales con los duplicados.

Se requiere:

1. Identifique y comente las deficiencias de control interno en el Departamento de Personal.

2. Prepare las recomendaciones para superar las deficiencias encontradas y mejorar el control interno.

3. Prepare un plan de auditoria operacional para la evaluación del área de personal. Considere cualquiera de los tres elementos.

Aspectos teóricos

La auditoría ha logrado evolucionar de un examen rutinario de las transacciones financieras con la finalidad de detectar fraudes o malversaciones de recursos, a un examen profesional y selectivo cuyas finalidades tienden a dar fe sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros y, por otra parte, a dar recomendaciones a la administración de manera tal que logren utilizar sus recursos, de forma más eficiente, efectiva y económica. Esta segunda finalidad constituye el objetivo fundamental de la Auditoría de Gestión.

Concepto de auditoría de gestión

Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones, identificando y revisando profundamente aquellas áreas consideradas como críticas con la finalidad de:

• Establecer o incrementar el grado de eficiencia, efectividad y economía de las operaciones.

• Informar sobre los hallazgos de auditoría resultantes, presentando comentarios, conclusiones y recomendaciones para introducir mejoras significativas en las actividades evaluadas.

Tres enfoques de la auditoria de gestión

• Calidad de los sistemas y prácticas de gestión para determinar hasta qué punto la organización satisface las cuestiones de EEE.

• Consiste en producir una declaración de confiabilidad sobre los informes de los resultados de la organización preparados por la dirección y destinados a los jerarcas.

• Consiste en que el auditor trata de preparar un informe sobre los resultados del organismo en áreas sobre las cuales la dirección no ha presentado informe alguno a los jerarcas.

Las tres E

Economía: Se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren los recursos de todo tipo (humanos , financieros y materiales).

Para que una operación sea económica deben adquirirse los recursos requeridos en la cantidad y calidad apropiados al menor costo posible y deben evitarse los desperdicios.

Eficiencia: Se refiere a la relación entre los recursos (insumos) consumidos y la producción de bienes o servicios. La eficiencia se expresa como porcentaje, comparando la relación insumo-producción con una relación estándar debidamente determinada. La eficiencia aumenta a medida que un mayor número de unidades de producto se con una unidad dada de insumos.

Debe notarse que la eficiencia de una operación se encuentra influenciada no únicamente por la cantidad de servicios producidos, sino también por la calidad y otras características del producto o servicio ofrecido.

Efectividad: Se relaciona con la medida en la cual una organización, programa o unidad administrativa logra sus objetivos.

Características de una auditoría de gestión

Componentes importantes para la auditoría

El desarrollo de la auditoría de una entidad, unidad administrativa, programa, segmento o actividad de la organización, incluirá sus componentes más importantes, priorizando las operaciones sustantivas o estratégicas y luego las de carácter adjetivo.

• Cíclica

No es viable realizar una auditoría de gestión que abarque toda una entidad en una sola oportunidad, por lo

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