Auditoria Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

PASTELERIA MONTPARNASSE.

Producto de pastelería.

Definición del departamento de ventas.

El departamento de ventas es el que se encarga de la distribución y venta de los productos y dar seguimiento día a día de las diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales.

Departamento de ventas.

Se vigila que el establecimiento se encuentre en óptimas condiciones para la recepción de los clientes; en cuanto a la limpieza de pisos e inmuebles para la visión del cliente al producto, en el uniforme que sea el adecuado y limpio, también se revisa que los empleados asistan a tiempo y con limpieza en su persona. El personal debe asegurarse del buen funcionamiento del sistema para poder operar de forma eficiente.

El personal al realizar una venta debe de ingresarla al sistema en forma de pedido con los datos del cliente y las especificaciones del producto, también hacer mención del monto que se le proporciono para la realización del producto.

Al final del día la persona encargada tiene que realizar un corte de caja para el cuadrar las ventas o pedidos establecidos con los depósitos recibidos.

Funciones.

Jefe:

Aprueba pedidos de clientes.

Autoriza los descuentos.

Revisa el consecutivo de las facturas.

Realiza una conciliación de los facturado con lo recibo en dinero.

Ventas de mostrador:

Elabora la facturación.

Atiende a los clientes.

Limpieza del establecimiento.

Revisa que el mostrador se encuentre lleno del producto.

Elabora pedido.

Asiento contable:

Clientes varios.

Ventas de mostrador.

Iva trasladado.

Definición del departamento de producción.

Es el área o departamento de un negocio que tiene como función principal, la transformación de insumos o recursos (energía, materia prima, mano de obra, capital, información) en productos finales (bienes o servicios).

Departamento de producción.

El departamento de producción tiene una persona encargada específica para darle el seguimiento a los pedidos que captura el departamento de ventas, tiene que separar los pedidos especiales como los stocks en la tienda; cuando se trata de productos especiales el departamento se enfoca a las especificaciones del mismo para poder realizar el pedido al área del almacén mediante una solicitud mediante el sistema, presupuesta los tiempos que se llevara la persona en recibir la materia prima como el que se lleva en elaborarlo, a su vez decorarlo y empaquetarlo listo para la degustación del cliente; que no debe de ser un tiempo mayor a 4 días.

Funciones:

Jefe:

Programa los tiempos para la elaboración del producto.

Lleva un control del registro del mantenimiento de la maquinaria.

Revisa que el personal cumpla con la limpieza adecuada.

Revisa la calidad del producto.

Toma decisiones sobre los problemas que se presenten en las operaciones diarias.

Personal de producción.

Elabora la transformación de la materia prima al producto terminado.

Se encarga del funcionamiento de la maquinaria.

Empaqueta el producto para entrega al cliente.

Asiento contable:

Producción en proceso

Almacén de materias primas.

Definición del departamento de almacén.

El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias, muebles y enceres, verificando la exactitud del registro de los bienes, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios.

Departamento de almacén.

El jefe de almacén debe de dar el seguimiento a la materia prima que requiere el departamento de producción para la elaboración del producto, proporcionar lo que tenga en su almacén y el faltante gira una circular al departamento de compras para su abastecimiento, debe de cuidar las entradas y salidas que se realizan en el almacén tanto como los stocks de materia prima, programas el inventario físico cada 6 meses.

Funciones:

Jefe:

Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas del Centro.

Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.

Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.

Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.

Ayudante de almacén.

Se encargan de cumplir con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente.

Realizan

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