ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

ESTRUCTURA  DE LA DOCUMENTACIÓN  ADMINISTRATIVA

1. PARTES DEL ENCABEZAMIENTO

Damos el nombre de “encabezamiento” al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes:

1.1. MEMBRETE

Es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa Pública o Privada que remite el documento. Comprende los siguientes elementos:

1. El gran sello del estado (escudo nacional con la inscripción circular “REPÚBLICA DEL PERÚ”).
2. El nombre del Ministerio.
3. Se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres, a un centímetro y medio de sus bordes.
4. Se utiliza papel membretado para redactar documentos oficiales.

1.2. NOMBRE DEL AÑO

Es la denominación que da el gobierno a cada año calendario, mediante ley o decreto supremo, que en toda comunicación escrita de carácter oficial debe figurar, en la parte céntrica superior de la hoja con mayúsculas y entre comillas.

“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN DEMOCRÁTICA”

1.3. LUGAR Y FECHA

Es la parte que indica dónde y cuándo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad,  día, mes y el año de su elaboración.

 Huancayo, 11 de julio de 2015

 11 jul. 15  (en las dependencias de la PNP)

1.4. CÓDIGO

El código es la parte que individualiza al documento e identifica a la institución y/o dependencia remitente. Se codifican los documentos por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronológico y en forma correlativa para que cualquier añadido, sustracción, cambio u otra irregularidad sea descubierta fácilmente. El código está compuesto por:

1. El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra “número”, todo con mayúsculas.
2. El número correlativo asignado al documento, integrado por tres dígitos, que se renuevan anualmente.
3. Las dos últimas cifras del año calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones.
4. Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guión o barra oblicua.
5. Todo el código se subraya.

OFICIO N° 018-15-FMH/UPLA/C.C  

MEMORANDO N° 018-15- FMH/UPLA/C.C

OFICIO MÚLT.  N° 018-15- FMH/UPLA/C.C

MEMORANDO MÚLT, N° 018-15- FMH/UPLA/C.C

1.5. DESTINATARIO

El destinatario es la parte que identifica a la persona, dependencia, institución o empresa a quien se remite el documento.

SEÑOR:

COORDINADOR GENERAL DE CONTABILIDAD

PRESENTE

SEÑOR:         Lic. Hugo Pacheco Porras

COORDINADOR GENERAL DE CONTABILIDAD

CIUDAD

1.6.  ASUNTO

Es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen. Debe redactarse en forma clara y práctica, con el menor número posible de palabras. Sirve para conocer de manera rápida el tema o motivo de la comunicación sin pérdida de tiempo o esfuerzo. Comprende lo siguiente:

1. La palabra “asunto” seguido de dos puntos.
2. Síntesis del contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa.
3. Todos los nominales (sustantivos y adjetivos) con inicial mayúscula.

Asunto: Invitación a Concurso de Danzas.

1.7. REFERENCIA

Es la parte que hace mención a los antecedentes del documento que se elabora. Es  complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en todos los casos. La llevan obligatoriamente únicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores. Comprende:

1. El término “referencia” (completo o abreviado) seguido de  dos puntos.
2. El código y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedentes.
3. Se ubica debajo de la palabra “asunto”.

Ref.: Of. N° 027-15-FMH/UPLA de 11-07-15

II.        TEXTO

Denominamos “texto” a la parte central y principal de todo documento, comprende el desarrollo del mensaje. Las partes del texto reciben el nombre de “secciones”, cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento.  Se considera las siguientes características:

2.1. FÓRMULA DE APERTURA

Encabeza la redacción del texto.

2.2. EXPOSICIÓN

Desarrolla el asunto en forma clara, directa y lo más breve posible.

2.3. PÁRRAFO DE CIERRE

Se utiliza al finalizar el texto.

1. PARTES DEL TÉRMINO

3.1. ANTEFIRMA

Es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la redacción del texto de un documento administrativo.

Atentamente,

3.2. FIRMA

Comprende la rúbrica estilizada de la persona que se responsabiliza del documento.

 3.3. POSTFIRMA

Es la parte que identifica al responsable de la comunicación. Está compuesta por:

1. Profesión o grado académico en forma abreviada.
2. Nombre (s) y apellidos, del mismo cuyas iniciales en mayúsculas.
3. Cargo el mismo que desempeña se escribe las iniciales con mayúscula.

Ing. Hugo Pacheco Porras

Coordinador General de Contabilidad

3.4. SELLO REDONDO

 El sello es el instrumento que autentica o legaliza al documento que se envía. Refrenda la firma del responsable de la comunicación. Lo usan los funcionarios con responsabilidad directiva.

3.5. ANEXO

El anexo es una parte opcional. Se emplea únicamente cuando el documento que remitimos tiene la  necesidad de acompañar objetos u otros documentos. Está integrada por:

1. La palabra anexo (todo con letras mayúsculas o sólo la letra inicial) subrayada y seguida de dos puntos.
2. El título del documento que se acompaña.

ANEXO:

- 01 Partida de Matrimonio

- 02 Certificados de Salud

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