TI de Gestión Documental

En este estudio pretendemos mostrar los problemas relacionados con la gestión documental tradicional y también los beneficios que pueden aportar su gestión a través de soluciones de TI líderes de mercado, explorando no solamente soluciones propietarias sino también soluciones open source.

Este trabajo pretende comparar cuatro posibles soluciones de TI de Gestión Documental para la Facultad Politécnica, elaborando criterios que puedan evaluar dichas soluciones en base a un análisis previo de los requerimientos necesarios ajustados a las necesidades de nuestra institución.

El trabajo concluye con la elaboración de un informe final conteniendo todos los estudios comparativos, un documento conteniendo el paso a paso para la implementación de la mejor solución, así como los manuales del usuario propuestos por el fabricante.

Descriptores: Gestión documental, Open Source. Documentos

Objetivos

Objetivo General

Comparar las funcionalidades de al menos cuatro Soluciones de Gestión Documental líderes de mercado con los requerimientos de la Facultad Politécnica de la UNE, a fin de determinar la mejor solución.

Objetivos Específicos

1) Realizar un análisis de Requisitos levantando las necesidades de la institución.

2) Cuantificar en términos económicos el costo de la solución actual y comparar en forma general con las posibles soluciones.

3) Establecer criterios para evaluar y clasificar al menos cuatro soluciones de gestión documental

4) Elaborar lista de resultados esperados y entregables.

5) Elaborar documento con paso a paso para la implementación de la mejor

solución encontrada con manual de usuario.

6) Elaborar informe final y entregar en tiempo y forma.

Marco Teórico

A inicios del nuevo milenio, los principales responsables de las grandes empresas empezaron a tomar conciencia de la importancia que tiene la gestión de los documentos para el crecimiento de los mismos. Los documentos pasaron a ser pruebas importantes del manejo que se llevaba a cabo en muchas empresas que terminaron en la banca rota y en otros casos la inexistencia de estos documentos dejaba en evidencia el descontrol dentro de las compañías que terminaban pereciendo.

Importantes empresas dedicadas a desarrollos de software, más específicamente de gestores de contenidos, se percataron de esta necesidad que resurgía en el mercado y se empeñaron en recalcar las funcionalidades que poseían sus sistemas para la gestión de documentos. Desde años anteriores, profesionales de todas partes del mundo tratan de potenciar esta herramienta, con el fin de normalizar y estandarizar métodos que mostraban ser muy eficientes en algunas empresas que las implementaban.

El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo X crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing)

o Catalogación legible por computador [1] Poco después se comienza, cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y archiveros.

Actualmente, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

La idea fundamental de un gestor documental, radica en la posibilidad de evitar las informaciones relacionadas a estos documentos. Se espera igualmente, obtener informes periódicos de la situación actual de los documentos, además de los beneficios citados a continuación:

• Valorizar la información.

• Agilizar la búsqueda de documentos, disminuyendo el tiempo en relación a la búsqueda manual.

• Mejorar la productividad de los funcionarios encargados de la sección de Archivo.

• Prevenir la repetición de tareas sobre un documento.

• Permitir el acceso a cualquier documento dentro de la institución de manera eficiente, rápida y sencilla.

• Simplificar el trabajo en equipo y la disposición en tiempo real de los documentos.

• Delimitar el acceso a los documentos, a usuarios exclusivos.

Para cualquier organización la gestión documental es un gran reto, que tarde o temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas y poco actualizadas [2]. Es un reto difícil, ya que es necesario realizar tareas como auditoria de información y gestión electrónica de documentos, entre otras para lo cual muy pocas personas están capacitadas.

Justificación del estudio y resultados esperados

Hoy día la Gestión Documental encuentra distintas soluciones de TI que se muestran efectivas y algunas de ellas muy económicas, requiriendo apenas estudiar las

herramientas y con poco dinero implementarlas; por otro lado, nuestra institución aún

no ha embarcado en esta tendencia, lo que nos motiva a estudiar las distintas soluciones que podrían ser aprovechadas, y repasar la experiencia generada a otros alumnos

interesados en este tipo de soluciones corporativas.

Encontramos distintos problemas asociados con la gestión de documentos por métodos tradicionales, y es nuestra intención estudiarlas a fin de minimizar el impacto, que estos puedan generar.

La

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