Guía de Administración Tercer Parcial

Guía de Administración Tercer Parcial

-----PLANEACIÓN

Objetivos: Resultados que la empresa espera obtener, establecidos previamente y cuantitativamente, que se cumplirán en un tiempo especifico.

Estrategias: Es plan que especifica una serie de pasos o de conceptos que tienen como fin la consecución de un determinado objetivo.

Políticas: Son guías para orientar las acciones, pueden ser criterios, lineamientos, que lleven a por ejemplo tomar decisiones, son flexibles.

Procedimientos: Conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias

Reglas: Conjunto de principios por los que se rige una comunidad u organización y a diferencia de las políticas, estas son inflexibles.

Programas: Se describen como esquemas en donde se establecen secuencias de actividades específicas.

Presupuestos: Plan de operaciones y recursos, que formula una empresa generalmente anual para conocer sus ingresos y egresos de un determinado periodo, expresado en términos monetarios.

Técnicas de Planeación: Se dividen en dos-

• Cuantitativas: Se presenta la aplicación de métodos racionales (matemáticos y lógicos), esto implicara estudiar el modelo matemático establecido por la técnica que se desee aplicar, resultando siempre una cantidad numérica (índice) que puede ser comparado con otros ya establecidos.

         Las siete herramientas básicas de Ishikawa

        Análisis de Entorno

        Grafica de Gantt (de Barras)

        Diagrama de Proceso y de Flujo

• Cualitativas: Estos tipos de técnicas se presentan métodos no matemáticos basados en confrontaciones, comparaciones, consensos, entre otros. 

         Tormenta o lluvia de ideas

         Delphi

         Pecera

         Grupos TGN

Diagramas de proceso y flujo: Son la representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

Ofrecen una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás

Existen 3 tipos: Vertical, horizontal y panorámico

Diagrama de Gantt: Es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.

Ruta Crítica: Método que se emplea para calcular los tiempos en la planificación de un proyecto. Se trata de un algoritmo que busca optimizar los costos a partir de la programación de las acciones.

Método PERT: Es un método que sirve para planificar proyectos en los que hace falta coordinar un gran número de actividades.

-----ORGANIZACIÓN

Proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deban efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución de tal manera que las labores que así se ejecuten, sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles.

Importancia:

-Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
-Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
-Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad.

-Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios:

Del objetivo: Todas las actividades van en relación con los objetivos y propósitos de la empresa

Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, para la ejecución de una sola actividad.

Jerarquía: Establecer centros de autoridad, de donde emane la comunicación necesaria para lograr planes.

Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad se le tiene que dar un grado de autoridad.

Unidad de mando: Asignar a un solo jefe

Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

Amplitud o tramo de control: Limite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.

Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

Proceso de Organización: Es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos.

Tipos de Organización:

Formales: Son las que distribuyen entre sus miembros las actividades, responsabilidades y autoridad de forma precisa, explícita y relativamente permanente.

Informales: Son las que no tienen una distribución de actividades, responsabilidades y autoridad de una forma explícitamente definida.

Lineal o Militar: Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola  persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando.

• Ventajas:

Su estructura simple y de fácil compresión.

La gran delimitación de la responsabilidad de cada órgano.

• Desventajas

Radican en el mando autocrático, la tendencia a la rigidez y la inflexibilidad,

La falta de especialización, el énfasis en los jefes que quieren hacerlo todos (generalistas).

Funcional: consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

• Ventajas:

Descansan en la supervisión técnica, debido a la especialización de los órganos, a las comunicaciones directas y sin intermediario.

La funcional es la más indicada cuando la organización es pequeña o cuando es necesario delegar transitoriamente la actividad funcional en algún órgano para implementar un programa o evaluar alguna actividad.

• Desventajas

Residen en la múltiple subordinación, que provoca dilución de la autoridad de mando.

Tendencia a la competencia entre los diferentes especialistas.

Lineo Funcional: En ésta se combinan los dos tipos de organización antes vistos, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, ya que conserva.

De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se tramite a través de un solo jefe para cada función en especial.

De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

Staff: Es una combinación de la organización lineal y la funcional que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el fondo predomine las características lineales. Existen órganos de línea (de ejecución o de operación) y órganos de staff (de consultaría, asesoría o incluso, la presentación de servicio especializado).

Comités: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan.

Los comités más usuales son: Directivo, ejecutivo, de vigilancia y consultivo.

Matricial: Combina algunas características de los diseños de organización funcional y por producto para mejorar la capacidad de procesamiento de información de gerentes y empleados.
Los gerentes funcionales y los gerentes de productos reportan a un gerente matricial.
La labor de éste consiste en coordinar las actividades de los gerentes funcionales y de producto, quien consolida e integra sus actividades.

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