Herramientas de la comunicación.

Unidad III. Herramientas de la comunicación.

3. 1. 4 Carta.

1. ¿Qué es una carta?

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres reimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena marcha de los negocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y profesionales.

La carta no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es una prolongación de la empresa.

La correspondencia comercial tiene su propia personalidad. El carácter predominante de esa personalidad es el mismo que caracteriza el comercio; es decir; el sentido del útil.

Ha de cuidarse su estilo para conseguir una perfecta comunicación y obtener una impresión favorable.

 Ciclo de la correspondencia comercial

• Solicitud de información

• Cotización

• Solicitud de crédito

• Pedido

• Remesa

• Reclamación

• Conciliación

• Cobro

2. Aspectos generales que se deben tener en cuenta en la correspondencia:

o El número ideal de párrafos de una carta comercial es de tres: apertura, desarrollo y cierre.

o El texto se debe expresar en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante.

o Se debe tratar en lo posible un solo tema por carta.

o En las cartas comerciales, se omiten los temas personales.

o Prevea las acciones o reacciones del lector.

o Demuestre amabilidad y comprensión; cuide el tono y naturalidad del mensaje.

o Aplique la autocrítica a todo lo que escriba.

o En las cartas, memorandos, circulares y mensajes sociales, se utiliza el tratamiento de usted.

o Ni la carta, ni ningún mensaje ya sea comercial o social deben salir de la empresa con errores técnicos, ortográficos, gramaticales, de puntuación y de presentación.

o Solo se utiliza una cara del papel.

o Para utilizar segundas hojas, se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones.

o Tener especial cuidado en No dejar la firma en una hoja aparte.

o Debe estar dirigida a un funcionario específico (nombre y apellidos completos).

o Si la carta debe llevar sello, éste se coloca al lado derecho de la firma del remitente.

o Evite la adulación o servilismo.

o Evite siempre que pueda infinitivos, gerundios y participios.

3. Estilo de la carta

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

 Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.

 Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

 Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares

 Muy formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).

 Cartas comerciales: La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.

 Cartas de presentación: A través de esta carta la persona se presenta a sí misma en el empleo que desea ser contratado. Además de los datos personales se incluyen la formación académica, las cualidades, aptitudes, etc y aquella información que el individuo considere que concuerda con el perfil de la empresa a la que se envía. Al igual que la carta anterior, aquí las recomendaciones las damos nosotros en referencia a nosotros mismos, se trata de vendernos y vendernos bien. Hoy en día este tipo de cartas están perdiendo cada vez más valor, y en pocas ocasiones se solicitan.

 Carta de agradecimiento: Es una demostración de cortesía y expresa gratitud hacia el destinatario por el buen trato, la ayuda brindada, etc. Suelen exponer de forma clara las razones por las cuales se está agradeciendo, y muchas veces contienen comentarios que no se dijeron en persona. se expresa un sentimiento de gratitud a causa de un favor realizado, o por una ayuda u hospitalidad, buen trato etc.

 Cartas de recomendación: El objeto es remarcar las competitividades de una persona con la que se ha trabajado anteriormente, con el fin de apoyar su candidatura a un determinado empleo. Para apoyar la candidatura a un puesto de trabajo por parte de las personas más cercanas, ya sean compañeros de trabajo o la persona contratante del anterior empleo. Siempre son útiles porque expresan los detalles que el nuevo contratador no se atreve a preguntar o necesita de semanas de experiencia para constatarlos.

 Cartas de despido: A través de ésta la empresa le informa al empleado su despido, incluyendo las causas del mismo. . Es siempre un mal trago despedir a una persona mirándole a la cara. Una carta de despido hace la tarea más fácil

 Cartas de solicitud: A través de las mismas los clientes solicitan información sobre un determinado producto, bien o servicio. Una de las características principales de este tipo de cartas es que los datos requeridos deben ser expresados de forma muy clara y precisa Cuando un cliente necesita conocer determinadas informaciones o datos sobre productos, empleos, etc. Siempre debe destacar como objetivo principal la información que se solicita.

 Cartas de disculpa: Son escritas con el fin de pedir disculpas por alguna falta o error que se haya cometido. Incluyen los motivos por los cuales se ofrecen las disculpas y habitualmente la persona expresa un compromiso de su parte en no repetir dicho error.

 Cartas de reclamación: Son escritas cuando un bien o servicio no responde a la finalidad con la que fue adquirido. Cuando las expectativas que un individuo tenía sobre ese producto no lograron cumplirse, recurre a esta clase de cartas expresando su descontento y exigiendo una satisfacción al respecto.

 Cartas de felicitación: Aptas para mejorar las relaciones sociales entre personas, y para quedar bien con los clientes, directivos, etc.

 Cartas de invitación: Dejando de lado el tedioso sistema de llamar por teléfono a una larga lista de invitados, se usa de forma muy habitual la redacción de un modelo de carta adaptada a un grupo de personas.

 Carta de referencia: A la hora de solicitar cualquier tipo de documento o de presupuesto, se utilizan los modelos de carta de solicitud. No difiere mucho del resto de cartas. Simplemente se trata de pedir o solicitar de forma formal y educada lo que queramos solicitar.

 Carta documento: Hablando de negocios o con personas importantes siempre se requiere un lenguaje y un estilo de redacción forma. teniendo en cuenta que un estilo informal está indicado para nuestros amigos, el modelo de carta formal va dirigido a esas personas que nos merecen respeto y una distancia personal. Apta para relaciones de negocios:

4. Carta informal

Usualmente, una carta se compone de cuatro partes: encabezado (lugar y fecha; Destinatario); el cuerpo de la carta; despedida y firma. A veces se agrega una postdata.

Postdata: Se agrega cuando se ha olvidado decir algo en el cuerpo de la carta.

Ejemplo de una carta informal:

5. Carta Formal

Si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios. Es una carta dirigida a una persona que no conocemos o con quien no tenemos amistad. Es generalmente más breve, porque quien escribe tiene la intención de ser más preciso y concreto con lo que quiere decir

Partes de una carta formal.

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:

 Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.

 Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

 Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.

 Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.

 Firma clara.

La carta también se compone de:

 Membrete: Nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

 Fecha: Ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

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