Herramientas de la comunicación.

Unidad III. Herramientas de la comunicación.

3. 1. 4 Carta.

1. ¿Qué es una carta?

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres reimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena marcha de los negocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y profesionales.

La carta no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es una prolongación de la empresa.

La correspondencia comercial tiene su propia personalidad. El carácter predominante de esa personalidad es el mismo que caracteriza el comercio; es decir; el sentido del útil.

Ha de cuidarse su estilo para conseguir una perfecta comunicación y obtener una impresión favorable.

 Ciclo de la correspondencia comercial

• Solicitud de información

• Cotización

• Solicitud de crédito

• Pedido

• Remesa

• Reclamación

• Conciliación

• Cobro

2. Aspectos generales que se deben tener en cuenta en la correspondencia:

o El número ideal de párrafos de una carta comercial es de tres: apertura, desarrollo y cierre.

o El texto se debe expresar en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante.

o Se debe tratar en lo posible un solo tema por carta.

o En las cartas comerciales, se omiten los temas personales.

o Prevea las acciones o reacciones del lector.

o Demuestre amabilidad y comprensión; cuide el tono y naturalidad del mensaje.

o Aplique la autocrítica a todo lo que escriba.

o En las cartas, memorandos, circulares y mensajes sociales, se utiliza el tratamiento de usted.

o Ni la carta, ni ningún mensaje ya sea comercial o social deben salir de la empresa con errores técnicos, ortográficos, gramaticales, de puntuación y de presentación.

o Solo se utiliza una cara del papel.

o Para utilizar segundas hojas, se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones.

o Tener especial cuidado en No dejar la firma en una hoja aparte.

o Debe estar dirigida a un funcionario específico (nombre y apellidos completos).

o Si la carta debe llevar sello, éste se coloca al lado derecho de la firma del remitente.

o Evite la adulación o servilismo.

o Evite siempre que pueda infinitivos, gerundios y participios.

3. Estilo de la carta

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

 Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.

 Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

 Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares

 Muy formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).

 Cartas comerciales: La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.

 Cartas de presentación: A través de esta carta la persona se presenta a sí misma en el empleo que desea ser contratado. Además de los datos personales se incluyen la formación académica, las cualidades, aptitudes, etc y aquella información que el individuo considere que concuerda con el perfil de la empresa a la que se envía. Al igual que la carta anterior, aquí las recomendaciones las damos nosotros en referencia a nosotros mismos, se trata de vendernos y vendernos bien. Hoy en día este tipo de cartas están perdiendo cada vez más valor, y en pocas ocasiones se solicitan.

 Carta de agradecimiento: Es una demostración de cortesía y expresa gratitud hacia el destinatario por el buen trato, la ayuda brindada, etc. Suelen exponer de forma clara las razones por las cuales se está agradeciendo, y muchas veces contienen comentarios que no se dijeron en persona. se expresa un sentimiento de gratitud a causa de un favor realizado, o por una ayuda u hospitalidad, buen trato etc.

 Cartas de recomendación: El objeto es remarcar las competitividades de una persona con la que se ha trabajado anteriormente, con el fin de apoyar su candidatura a un determinado empleo. Para apoyar la candidatura a un puesto de trabajo por parte de las personas

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