Manuales Como Herramienta De Comunicacion

EL MANUAL COMO HERRAMIENTA DE COMUNICACIÓN

Un manual es aquel documento que contiene en forma ordenada y sistemática información o instrucciones sobre diferentes temas como pueden ser historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo, este es un instrumento muy importante en la administración, ya que los manuales persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para lograr los objetivos de una empresa, este nos facilita la explicación de normas generales con un lenguaje fácil de entender por los empleados de todos los niveles.

Existen también los manuales administrativos, que constituyen medios valiosos para la comunicación, el uso de estos manuales se ha convertido en algo imperativo no solo por un ordenamiento, o por la moda, sino debido al creciente volumen de las operaciones, al incremento de personal , a la adopción de técnicas modernas y la complejidad misma de las estructuras administrativas, ya que facilitan la actuación del capital humano que colaboran en la obtención d ellos objetivos y el desarrollo de las funciones de la empresa, tal como proporcionar la información que requieren los administradores en el cumplimiento de sus obligaciones y deberes principales.

Los manuales tienen como objetivo

• Presentar una visión de conjunto del organismo social

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Permitir el ahorro de esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas.

• Facilitar el reclutamiento y la selección de personal

• Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas áreas.

• Propiciar el mejor aprovechamiento d ellos recursos humanos y materiales.

Los manuales se pueden clasificar dependiendo el contenido como puede ser historia de la empresa, organización de la empresa, políticas de la empresa, procedimientos de la empresa, contenido múltiple, que trate dos o más de estos temas, por ejemplo: manuales de puesto o manuales de técnicas.

Por su función específica, al área de actividad de que trata el manual, así puede haber manuales de: ventas, compras, finanzas, personal, créditos y cobranzas, otras funciones y generales, que se ocupen de dos o más de estas áreas.

El manual de procedimientos es aquel instrumento de información en los que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una administración, en ellos se describen , además, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participación.

Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden referirse a, tareas y trabajos individuales, por ejemplo de cómo operar una minicomputadora, una maquina de contabilidad, etc., la practicas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de toda una unidad administrativa y su relación con las demás que intervengan, practicas generales en un área determinada de actividad, como manuales de procedimientos de: ventas, producción, finanzas, personal, etc.

Las secciones que mas aparecen en todos los manuales son:

*introducción

*organigrama

*graficas

*estructura procedimental

* Formas

*políticas de organización relacionadas

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