Proyecto E Vida

El memorándum

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.

El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.

Escribe el encabezado. Específica a quién va dirigido el memorándum y quién lo envía. El encabezado también debe incluir la fecha completa y exacta en la que se escribió el documento además del asunto (de lo que trata el memorándum). Un ejemplo de encabezado sería: “Para”: nombre y cargo del destinatario “De”: tu nombre y tu cargo “Fecha”: fecha completa de cuándo se escribió el memorándum “Asunto”: (o RE:) el tema del que trata el memorándum (resaltado de alguna forma)

• Siempre dirígete a los lectores por su nombre correcto, no uses apodos.

• Cuando elabores el encabezado, asegúrate de dejar doble espacio entre las secciones y de alinear el texto.

Considera quién será tu audiencia. Para hacer que las personas lean y respondan el memorándum, es importante adaptar el tono, la longitud y el nivel de formalidad del documento de acuerdo a la audiencia que lo leerá. Hacerlo de manera eficaz requiere tener una buena idea de a quién va dirigido el memorándum.

• Piensa en las prioridades y preocupaciones de tu público e intenta imaginar por qué la información que presentas sería importante para ellos.

• Intenta anticipar cualquier pregunta que tus lectores puedan tener. Piensa en el contenido del memorándum, como ejemplos, evidencia u otra información que los convenza.

• Considerar a la audiencia también te permite ser sensible a incluir cualquier información o sentimiento que sea inapropiado para los lectores.

Presenta el problema o asunto a tus lectores en la introducción. Proporciónales brevemente el contexto detrás de la acción que deseas que realicen. Esto es similar a una declaración de tesis, la cual introduce el tema y señala su importancia.

• Incluye únicamente la información necesaria sin dejar de ser convincente al demostrar que existe un problema real.

• Como regla general, la introducción debe comprender alrededor de ¼ de la longitud total del memorándum

Sugiere formas de abordar el asunto en la parte del resumen. Lo que vas a resumir en este punto son las medidas importantes que te gustaría que los lectores adopten.

• Esta sección también puede incluir algunas pruebas que respalden tus recomendaciones.

• En el caso de un memorándum muy corto, podría no ser necesario incluir esta sección. En cambio, puedes incluirla en la siguiente, llamada “discusión”.

1. Respalda tu proceder en la sección “discusión”. Sé persuasivo. Explica la forma en la que los lectores se beneficiarán si adoptan las medidas que recomiendas o en la que se verán afectados a causa de la falta de acción.

• Brinda evidencia y razones lógicas para las soluciones que propones. Siéntete libre de incluir gráficos, listas o cuadros, sobre todo si se trata de un memorándum extenso. Solo asegúrate de que sean verdaderamente relevantes y persuasivos.[4]

• Comienza con la información más importante y luego pasa a los hechos específicos o de apoyo.

• La regla general para la longitud de un memorándum es que las secciones del resumen y de la discusión combinada deben comprender aproximadamente la mitad del documento.

Termina el memorándum con un final amistoso que replantee las medidas que quieres que el lector adopte. Quizás quieras incluir una frase como “Estaré encantado de discutir estas recomendaciones con usted más adelante y de realizar un seguimiento a las decisiones que tome”.

• Si es posible, bríndale al lector un sentido de solidaridad y optimismo.

• Enfatiza un próximo paso en particular que el lector pueda seguir.

• Esta sección generalmente debe comprender alrededor de 1/8 de la longitud total del documento.

Revisa y edita tu memorándum para asegurarte de que sea claro, conciso, persuasivo y sin errores. Asegúrate de ser consistente con el tipo de lenguaje que utilices y de eliminar las palabras eruditas y la jerga técnica.

• Revisa la ortografía, la gramática y los errores de contenido. Presta especial atención a los nombres, fechas o números.

• Asegúrate de que el documento no sea excesivamente extenso y elimina cualquier material superfluo.

Nota informativa

Una nota informativa es un escrito que informa a la comunidad sobre algún asunto que interese a todos.

Esto sirve para que las personas conozcan lo que está pasando en su comunidad o en otra parte del mundo.

CÓMO ESCRIBIR UNA NOTA INFORMATIVA

+ Elige un tema de interés general: puede ser una visita de alguien importante, una noticia sobre el medio ambiente, sobre educación, sobre salud, etc.

+Busca información sobre la noticia: a quién le pasó, dónde sucedió, quién se verá afectado con lo ocurrido, etc.

+Escribe el inicio, en esta parte tienes que poner lo más importante respecto a la noticia porque la gente muchas veces sólo lee el titular y el primer párrafo.

+Redacta la información contestando estas preguntas: qué paso, a quién le pasó, cómo paso, cuándo paso, dónde paso, por qué pasó.

+Escribe en tiempo pasado o futuro, nunca en tiempo presente.

+Escribe en tono impersonal

+Escribe las cosas tal y como sucedieron

+Usa un lenguaje que todos entiendan

+Explica el significado de las siglas si es que usas algunas

+Usa párrafos breves

+Cita nombres y apellidos de las personas involucradas en la nota o de los testigos

+Cita la fuente, es decir, de quién o de dónde obtuviste la información

+Cuando menciones algo que dijo otra persona usa comillas.

+Puedes hacer una nota informativa breve o larga.

Avisos

Se denomina aviso a las gacetas manuscritas o informes que un escritor del siglo XVII elaborada en la Corte y enviaba por correo de postas a algún noble distante de la misma para mantenerle enterado de todo cuanto de interés ocurría en ella. Estos escritores recibían a cambio de ello un estipendio variable. Por ello los redactores de avisos son considerados los antecesores de los actuales periodistas. Entre los más importantes redactores que hay que nombrar a Andrés de Almansa, Jerónimo de Barrionuevo y José Pellicer de Ossau.

Renuncia

Hay que tener en claro que para redactar una carta de renuncia se deben de tomar en consideración algunos puntos. Por ejemplo, la carta debe ser breve, sin elementos redundantes; escribir claramente el motivo por el cual se tomó la decisión de renunciar, y no olvidarse de agradecer a la empresa o jefe el haber permitido trabajar en dicho establecimiento. Finalmente una cordial despedida.

Modelo de carta de renuncia voluntaria 1:

San Isidro 08 de mayo del 2011

Formula Uno S.A.

Av. Eguren No.3 Of.1

Atención: Dpto. RR. HH

San Isidro – Lima

De mi especial consideración:

Sirva la presente para hacer de su conocimiento mi renuncia irrevocable al puesto de trabajo que vengo desempeñando desde el 25 de Abril del 2003 en su organización. El motivo al cual obedece esta decisión es por razones estrictamente personales.

Deseo agradecer la responsabilidad asignada a mi persona, así como la colaboración de todos mis compañeros de trabajo durante mi permanencia en la organización. Asimismo, le agradeceré instruir a quien corresponda, se sirva considerar como mi fecha de renuncia el día lunes 30 de Mayo de 2011.

Agradezco a ustedes la confianza depositada en mi persona, sin otro particular, se despide muy cordialmente.

Atentamente,

Javier Soto Yparraguirre

Jefe de Logística

Aquí, un segundo ejemplo en caso de renunciar por haber aceptado otra propuesta de trabajo.

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