Cuadro comparativo arawuacos, caribe, timotocuicas.

República Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del Poder Popular para la Educación.

U.E. Colegio Rafael Castillo.

Duaca- Lara

# 04

#14

#15

# 16 Integrantes:

Sassano, Gabriel. C.I.: 27.882.690

Atacho Diego A. C.I.: 28.019.941

Hernández, Martín J. C.I.: 28.019.942

Romero, Oryana C.I.: 28.019.949

Año y Seccion: 1er año “A”

Profesor (a): Deisy

Duaca, 30 de Octubre de 2013

El presente informe forma parte del programa de nociones básicas de oficina NOBA, de los estudiantes de séptimo año sección “A” de la unidad educativa Rafael Castillo, en el describimos la visita realizada a la oficina Administrativa de la Unidad Educativa “Juan Manuel Alamo, la cual está ubicada en la calle 16 entre carreras 5 y 6 Duaca, Estado Lara y cuyo número de teléfono es 0253- 2220629, la misma es una institución educativa que atiende jóvenes que cursan educación inicial, primaria y básica.

La visita se realizo el día miércoles 23 de Octubre de 2012, en la cual participamos los estudiantes: Diego Atacho, Martin Hernández, Gabriel Sassano y Oryana Romero donde debíamos aplicar un cuestionario con unas series de preguntas las cuales muy amablemente nos las respondieron las personas que allí laboran.

Al ingresar a la oficina lo primero que se realizó fue un diagnóstico profundo interactuando con las personas que laboran en la oficina, para lograrlo se aplicaron un cuestionario y una entrevista, en donde los usuarios describieron las deficiencia existente en la oficina y cuáles eran los requerimientos de la misma. Por otra parte al llegar a la institución pedimos entrevistarnos con la persona encargada del área administrativa, en donde fuimos atendidos por la secretaria de la oficina quien muy amablemente nos atendió y accedió a que le aplicáramos dicho cuestionario.

En dicha oficina se nos dijo que los propósitos y fines que tiene la oficina son llevar la matricula estudiantil, la nomina del personal administrativo, docente y obrero de la institución, al igual que el control de estadísticas y asistencias generales, inscripciones y retiros de alumnos.

De igual manera se dijo que en dicha oficina laboran el director del plantel, el subdirector y 6 secretarias. Así mismo se nos dijo que cada empleado cumple con las funciones asignadas pero compartiendo el área de trabajo porque el espacio es muy reducido ya que allí se cumplen dos turnos de clases.

Cuando se les pregunto que si la institución constaba con algún equipo para el mejor desempeño de la oficina respondieron que cuentan con un sonido y 2 equipos de computación cada una con su respectiva impresora multifuncional. También se les pregunto por el mobiliario con que cuentan respondiendo que cuentan con: una taquilla de atención al usuario, dos escritorio, dos mesas de computadoras, cuatro sillas, un multimueble, tres archivos, un estante, una pizarra acrílica, un1 botiquín de primeros auxilios, cuadros emblemáticos del Libertador Simón Bolívar, dos papeleras y una cartelera informativa.

En cuanto al ambiente de la oficina está bien iluminado y posee ventilación natural.

Los aspectos positivos que se encontraron u observaron en la oficina es que:

1. Cuentan con equipos tecnológicos para poder realizar el trabajo con más efectividad.

2. Cuentan con toda su disponibilidad para cumplir con las tareas que les sean asignadas.

3. Trabajan en equipo y se ayudan unos a otros.

Las sugerencias como equipo que le damos a la oficina son:

1. Es que deben tener sillas acordes para poder trabajar y de esa forma no sufrir de lesionas más adelante.

2. Distribuir mejor el área de trabajos para que todos puedan tener su propio espacio y no entorpecer a los demás.

3. Colocar en dicha área aire acondicionado debido a que el espacio es reducido y en la misma laboran cinco personas en la mañana y cinco en la tarde.

Opinión del trato del oficinista o secretaría al visitar la oficina

Nuestra opinión en cuanto a trato que tuvimos de la secretaria al llegar y al realizarle la entrevista fue muy formal y cordial ya que desde que entramos nos atendió muy bien y accedió de muy buena manera al realizarle las preguntas respondiendo asertivamente a cada una de ellas por otra parte también nos permitió que observáramos toda la oficina y tomar notas de todo lo que nosotros quisiéramos, por otra parte también nos pidió que si cuando termináramos el informe le podríamos entregar una copia para ella tenerla y poder mostrarla a sus demás compañeros de trabajo y a la directiva del plantel.

Cuestionario Realizado

1.- Preguntas de la identificación de la oficina

• Nombre de la empresa o institución

• Dirección

• Teléfonos

• Propósito y fines de la oficina

2.- Característica de la oficina

• ¿Cuántas personas laboran en la oficina?

• ¿Cada empleado cumple con las funciones asignadas en un espacio destinado?

• ¿Las actividades de la oficina las realiza un solo empleado?

• ¿Qué actividades se realizan en la oficina?

• ¿Con que equipos cuanta la oficina?

• ¿Con que mobiliario cuanta la oficina?

• ¿Cómo es el ambiente?

3.- Análisis:

• ¿Cuáles fueron los aspectos positivos encontrados en la oficina?

• ¿Cuáles son las sugerencias que como equipo le dan a la oficina?

• ¿Qué opina del trato del oficinista o secretaria al visitar la oficina?

Manera correcta de atender una llamada telefónica utilizando las norma de Cortesía

Recepcionista: Buen Día Atención al usuario. ¿Puedo ayudarle?

Persona que llama: Sí buenos días, por favor. Me gustaría hablar con el señor Diego Atacho del Departamento de Sistemas. Extensión 923.

Recepcionista: ¿Me podría decir quién habla, por favor?

Persona que llama: Hay Disculpe soy el Señor Martín, de master computer.

Recepcionista: Un Momento por favor. (Pausa). Lo lamento la extensión está ocupada, Señor. Martín ¿Le importaría esperar mientras intento comunicarme con el departamento?

Persona que llama: ¡No! En realidad no puedo esperar.

Recepcionista: Esta bien señor Martin ¿Querría dejar algún un mensaje?

Persona que llama: Sí, por favor. Le podría decir al Señor. Diego que me llame lo antes posible.

Recepcionista: ¿Señor Martin sería tan amable de darme su número de teléfono, por favor?

Persona que llama: Por supuesto, es 0253-2221111. Extensión 1628.

Recepcionista: ¿Señor Martín me puede repetir el número de teléfono, por favor?

Persona que llama: Como no es 0253-2221111.

Recepcionista: Gracias, señor Martín. No se preocupe le voy a dar el señor Diego su mensaje.

Persona que llama: Por favor, asegúrese de darle mi mensaje. Es urgente.

Recepcionista: Por supuesto, señor Martin. Que pase un buen día hasta luego.

Persona que llama: Igualmente buen día para usted Adiós. Gracias. Oh! Un momento, por favor. ¿Me podría decir con quien tuve el gusto de hablar?

Recepcionista: Si como no mi nombre es Depsys.

Persona que llama: Disculpe me puede deletrear su nombre por favor.

Recepcionista: Con gusto mi nombre es D e p s y s

Persona que llama: Muchas gracias señorita.

Manera incorrecta de atender una llamada telefónica sin usar las normas de cortesía

Secretaria: Si buenas ¿Quién habla y que desea?

Persona que llama: Si es para pedir por favor que me manden el pedido que hice ayer.

Secretaria: ¿Y quién es usted? ¿De qué pedido habla?

Persona que llama: Soy el señor Martín Hernández; yo llame ayer e hice un pedido de camisas manga larga para hoy en la tarde.

Secretaria: No se dé que empresa es y pues le informo que no tengo ni idea de que pedido me habla, es mas estoy ocupada para atenderlo

Persona que llama: Señorita yo soy un comprador importante en su empresa es imposible que no sepa de qué pedido le hablo.

Secretaria: Pues fíjese que no sé y a mí no me va a formar pleito hable con mi jefe OK así que chao.

Persona que llama: Mire señorita deje lo grosera y páseme a su jefe que esto lo voy a informar ahora mismo.

Secretaria: Haga lo que quiera OK y el jefe no esta así que adiós y deje de molestar.

Persona que llama: Oiga señorita tenga por seguro que ahora mismo voy para su oficina y quiero una explicación de parte suya o de su jefe.

Secretaria: Mire haga lo que le dé la gana total ya es hora de cerrar y de aquí a que llega no habrá nadie

Persona que llama: Por Dios señorita de verdad no se que vieron en usted para contratarla y darle ese puesto, yo siendo su jefe la mandaría a que le dieran clases de cómo atender a los clientes.

Secretaria: No sea grosero, usted no es mi jefe para estar hablándome así. Chao idiota.

Persona que llama: Mue me está diciendo si usted desde que llame me a tratando mal. Ya no quiero seguir hablando con usted hasta luego.

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