El proceso de monitoreo

Control

Es el proceso de monitoreo, comparación y corrección del desempeño laboral. Todos los gerentes deberían controlar, aun cuando piensen que sus unidades están trabajando según lo planeado; no pueden saber realmente cómo se están desempeñando las unidades a menos que hayan evaluado cuáles actividades se han realizado y hayan comparado el desempeño real contra el estándar deseado.

Importancia

a) Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.

b) Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

c) Localiza a los responsables, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

d) Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

e) Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Características

a) Es Integral: Asume una perspectiva completa de la organización, contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma.

b) Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica, es decir que todo sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aporta en relación con los costos que ocasiona.

c) Es Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para la función u objetivos de cada unidad, debido a que lo primordial es evaluar si el objetivo se ha alcanzado no evaluar como se lo ha hecho. Se controla el resultado no el proceso.

d) Flexibilidad: Los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

e) Criterios Razonables: Los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible acción motivadora desaparece.

f) Acción Correctiva: Un sistema de control eficaz deberá no sólo señalar el problema sino también especificar una solución. Es decir que deberá sugerir medidas alternativas que será conveniente tomar para corregir la desviación.

g) Es Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado más que a coaccionar es decir motiva no obliga.

h) Sirve de Puente: Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia en la empresa.

Principios

a) Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

b) De los Objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

c) De La Oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

d) De Las Desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

e) De Costeo: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte.

f) De Excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control.

g) De La Función Controlada: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control.

PROCESO PARA EL CONTROL

1. El establecimiento de normas de control, estándares o indicares de desempeño

2. La medición del desempeño real

• La observación directa

• Datos estadísticos

• Los informes verbales

• Los informes escritos

3. Interpretación y valoración de los resultados

4. Tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones:

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

1. Precisión

2. Oportunidad

3. Economía

4. Flexibilidad

5. Inteligibilidad

6. Criterios Razonables

1. Localización estratégica

2. Acción Correctiva

3. Integral

4. Creativo

5. Periódico

Para ser efectivo

 Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos escritos o programas de producción.

 Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa.

 Ratificar la autoridad ejercida por los diversos niveles organizacionales.

 Medir las habilidades de los empleados mediante sistemas de evaluaciones de desempeño personal, supervisión, entre otros.

Los sistemas de evaluación de desempeño nos permiten:

• Identificar puntos fuertes y débiles de los trabajadores

• Detectar el potencial de los trabajadores

• Validar los procesos de selección de personal

• Mejorar

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