DETERMINAR EL PROCESO DE SEGUIMIENTO, MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS POR LA SUBDIRECCION DE SEERVICIOS A PROYECTOS

HERRAMIENTAS Y PROCESOS DESARROLLADOS Y APLICADOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS A PROYECTOS DE PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN

Alumno: Patricio Jaime

Tutor: Dr. Rafael Alfredo Díaz Real

CONTENIDOS

RESUMEN 2

1. DETERMINAR EL PROCESO DE SEGUIMIENTO, MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS POR LA SUBDIRECCION DE SEERVICIOS A PROYECTOS (SSAP) 3

2 DETERMINAR LAS INTERFACES EN LA TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN DE LOS AVANCES DE PROYECTO CON OTRAS ÁREAS (OTRAS SUBDIRECCIONES, GERENCIAS, ACTIVOS) 8

2.1 “SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN DE LOS LABORATORIOS DE INGENIERÍA DE YACIMIENTOS DE PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN: ACTIVOS CIUDAD DEL CARMEN, VILLAHERMOSA Y POZA RICA”, 2009. SISTEMA INFORMÁTICO DESARROLLADO PARA PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (SSAP-PEP) 9

2.2 EL SISTEMA DE MANEJO DE EXPLOTACIÓN Y DESEMPEÑO DE PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (SMED-PEP); EJEMPLO DE TABASCO 12

3 PROPONER UN MECANISMO DE TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN EFECTIVO Y EFICIENTE EN RELACIÓN A LOS AVANCES DE PROYECTO, INCLUYENDO LOS EFECTOS RELACIONADOS CON LA SSPA. 13

3.1 MECANISMO DE TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN Y RELACION CON LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS A PROYECTOS DE PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN 15

4 CONCLUSION 17

5 REFERENCIAS 18

RESUMEN

La industria de Hidrocarburos constantemente implementa proyectos de exploración, producción de petróleo y gas, perforación, así como proyectos ambientales y de optimización de producción. El desarrollo de estos proyectos requiere alta gestión, definiendo estrategias eficaces de planeación, ejecución, control, comunicación y además contar con profesionales competentes tanto en el negocio del petróleo y gas, como en la gestión de proyectos, que contribuyan a la ejecución exitosa de estos proyectos.

Este trabajo integra los principales elementos para la estructuración de un proyecto de hidrocarburos en cuanto a los procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre de proyectos al usuario final, aplicados en la Subdirección de Servicios a Proyectos de PEMEX Exploración y Producción, empresa subsidiaria de Petróleos Mexicano que regulan el desarrollo, planificación y ejecución de proyectos en las diferentes Subdirecciones de PEMEX Exploración y Producción.

El trabajo se divide en tres secciones principales. La primera parte determina el proceso de seguimiento, monitoreo y control de proyectos implementado por la SSaP, describiendo las actividades que se realizan como una forma continua de retroalimentación que permiten crear acciones preventivas y correctivas durante los avances del proyecto. La segunda parte determina las interfaces implementadas por la SSaP en la transferencia de información de los avances de proyecto con otras áreas. La tercera parte propone un mecanismo efectivo y eficiente respecto a los avances del proyecto, incluyendo los efectos considerados por el área de salud, seguridad y protección ambiental (SSPA). Este mecanismo busca implementar un proceso de implementación de comunicaciones que junto a técnicas modernas de gestión de proyectos y usando una variedad de tecnologías, permita transferir a tiempo la información a todos los interesados del proyecto.

1. DETERMINAR EL PROCESO DE SEGUIMIENTO, MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS POR LA SUBDIRECCION DE SEERVICIOS A PROYECTOS (SSAP)

La SSaP de PEMEX Exploración y Producción cuenta con una serie de mecanismos para el monitoreo y control de proyectos. Estos mecanismos se usan como una forma continua de retroalimentación de los proyectos permitiendo crear acciones preventivas, implementar acciones correctivas cuando es necesario y determinar los avances físicos y financieros de las obras.

Existen 10 procesos de monitoreo y control de proyectos, en los cuales cada área se controla y asegura que solo se implementen los cambios aprobados. En cada uno de estos procesos la SSaP realiza un conjunto de actividades que le permite hacer un seguimiento y control del proyecto.

1) Verificar el alcance.

Dentro la gestión del alcance del proyecto se definen todos los trabajos necesarios para cumplir con los objetivos, requerimientos y restricciones de los productos y del proyecto en general. El proceso de verificar el alcance tiene como objetivo principal verificar que cada entregable esté siendo completado de forma apropiada y permite sugerir acciones enmendadoras antes de entregar el producto final al cliente.

Desde la recepción del Programa de Ejecución General de Trabajos para su seguimiento, la SSaP implementa una serie de actividades que sirven para verificar el alcance de las obras y servicios.

• Envía a los contratistas los requerimientos de codificación de los trabajos establecidos, pidiendo un programa detallado, con base al programa general de ejecución y a la estructura de desglose del trabajo.

• Revisa que el programa detallado elaborado por los contratistas cumpla con los requerimientos y codificación de los trabajos y de ser necesario exige la generación de nuevos programas de trabajo a los contratistas.

• Evalúa la información física-financiera del desarrollo de las obras.

• Identifica desviaciones y emite informes a autoridades internas y externas

• Crea actualizaciones de los avances de trabajos que son aceptados.

2) Controlar el alcance

El proceso de controlar el alcance consiste en asegurar que solo los entregables definidos dentro del proyecto, sean realizados.

• La Gerencia de Proyecto da seguimiento a la ejecución de los trabajos usando la estructura de desglose de trabajo para verificar el alcance.

• En este proceso se genera un acta de entrega de recepción total de acuerdo a alcances con el área usuaria.

3) Controlar el Cronograma

Dentro del control de cronograma se compara el desempeño en relación a la línea base del cronograma, se evalúa si hay cambios significativos y si es necesario retomar acciones correctivas. Las actividades que implementa SSaP en este proceso incluye:

• Recibe y calendariza los programas detallados de los contratistas asegurando que sean válidos con el cronograma del proyecto

• Usa calendarios para seguir y controlar los trabajos y obras de los contratistas.

• Carga avances periódicamente y mantiene actualizados los programas.

• Instruye acciones correspondientes para las desviaciones de los cronogramas.

4) Controlar Costos

La SSaP controla los costos para asegurar que la ejecución total del proyecto cumpla con el presupuesto.

• Controla el avance financiero de las obras y elabora los informes correspondientes.

• Evalúa el desempeño financiero del programa de contratos y del proyecto.

• Integra y controla la información financiera del desarrollo del proyecto.

• Identifica causas de desviaciones e impactos financieros, instruyendo acciones correspondientes.

• Realiza el cierre mensual del ejercicio del presupuesto a nivel de devengado y flujo de efectivo.

5) Controlar Calidad

Este proceso consiste en asegurar que los entregables del proyecto estén dentro de los límites de calidad pre-establecidos. La SSaP implementa:

• Verifica que los avances del proyecto cumplan con las definiciones de calidad establecidas con las bases técnicas para la contratación de la construcción.

• Usa asistencia técnica para realizar inspecciones de calidad de ingeniería.

• Realiza entrenamientos e inspecciones para verificar la calidad de construcción.

6) Informar Desempeño

Durante este proceso se compara el estado actual del proyecto en respecto a sus líneas base. Los avances de desempeño son muy importantes porque indican como se están utilizando los recursos en relación al alcance, cronograma, calidad, costos, recursos humanos, adquisiciones y riesgos del proyecto.

• La SSaP realiza pruebas desempeño de los avances físicos y elabora los reportes correspondientes.

• Usa la metodología del Valor Ganado contra el Valor Planeado para verificar el avance del proyecto y realizar los informes a autoridades internas y externas.

7) Controlar Riesgos

Durante este proceso la SSaP monitorea y ejecuta los planes de respuesta al riesgo, usando rutas críticas que han sido presentadas anteriormente por los contratistas en el Programa de Ejecución Detallado.

• La SSaP identifica las actividades de los análisis de riesgo de los proyectos.

• Incluye en la gestión del proyecto, estudios de Impacto y Riesgo Ambiental con el apoyo de los servicios de ingeniería.

• Incluye análisis de riesgo y operatividad de las instalaciones.

8) Administrar Adquisiciones

Este proceso consiste en hacer un seguimiento y control de los contratos que forman parte del proyecto, evaluando el desempeño del vendedor para analizar si tienen las competencias suficientes para seguir siendo y proveedor de bienes y servicios para el proyecto.

• El área responsable de la Ejecución de los Trabajos junto con el área de Programación y Presupuesto evalúa el desempeño físico y financiero de los contratos del proyecto, emitiendo observaciones de la evaluación y elaborando los informes para las autoridades internas y externas.

• Revisa los casos de desviaciones e inconsistencias y emite informes ejecutivos para la toma de decisiones.

9) Monitorear y controlar el trabajo

Observar

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