LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA

1.) HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

Si nos remontamos a la historia y nos ubicamos concretamente en la sagrada biblia, encontramos que desde el principio hasta el fin hablamos de archivos; estas han sido un pilar fundamental en el desarrollo de las deferentes civilizaciones.

* En el génesis encontramos: el arca de Noé.

* En el Éxodo con el área de la alianza, donde el pueblo hebreo guardaba las tablas de la ley

* En la antigüedad los egipcios nos dan testimonio de sus archivos; en los templos existían columnas cubiertas con escritos para consulta de los sacerdotes

* En la china y en la india las leyes sagradas eran custodiadas en los templos por sacerdotes

* Los griegos y los romanos guardaban sus testamentos y documentos en mármol, en bronce grabado y en madera.

La expresión del pensamiento, desde la antigüedad hasta nuestros días, ha sido grabada en piedra, mármol, arcilla, pizarras, metal, masera, plantas, pieles y desde hace casi mil años se escribe sobre papel.

El archivo tal como lo conocemos hoy en día, tiene sus comienzos en siglo XVI. Esto debido al aumento en la gestión administrativa, que motivo el control documental y le dio carácter de secreto.

En el siglo XVIII, la corriente racionalista dio a los documentos un valor político y jurídico.

A principios del siglo XIX, bajo el principio de “respeto a la procedencia de los fondos”, es decir, al organismo o institución que los ha generado.

A partir de este momento la archivística ha tomado más auge y es hoy en día una disciplina que se perfila como parte fundamental del desarrollo empresarial y de la conservación del patrimonio histórico de una nación.

LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA

EL A RCHIVO GENERAL DE LA NACION: VISION HISTORICA

“En la historia moderna de los archivos, cuyo origen se remonta a las primeras formas de organización política, recibieron un gran impulso a raíz del surgimiento del estado – nación.

España país vanguardista en esta dirección y en lograr su unidad política con una monarquía nacional a finales del siglo XV, desarrollo una gran tradición documental y archivística que trasladaría a sus colonias en América.

El funcionamiento de la real audiencia neogranadina a partir de 1550, dio lugar a las series y fondos documentales que se integrarían, en e l siglo XIX, los archivos nacionales de Colombia.

La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el libro de acuerdos de la real audiencia de Santafé:

El interés por proteger la documentación oficial se puede evidenciar con la siguiente cita

Se le ordena en una que los papeles del acuerdo de la audiencia de san francisco de quito que hubiese en el archivo de la audiencia de Santafé, para que en todos los tiempos conste en él, y en cumplimiento de esta real orden mando(…) recoja los dichos papeles del paraje o deposito en que estuviese con toda reserva conveniente y (…) formara inventarios de ellos y muy bien condicionados los podrá con toda guarda en el cajón o cajones, cofres u otras cosas equivalente, y cerrados y asegurados superabundantemente y con todo el resguardo y seguridad que conviene

En el año 1777, el virrey Manuel Antonio Flórez encargo a Pedro Quiñones, la ordenación de las cedulas reales de los archivos de gobierno, contaduría y tribunal eclesiástico, para facilitar su consulta las disposiciones relativas a los archivos no siempre fueron cabalmente observadas, y al desgreño y a las contingencia administrativa se sumaron los embates de las naturaleza que han afectado la conservación de los documentos. En 1550, un incendio originado en la casa del secretario de audiencia consumió buen número de documentos. En 1785, un terremoto dejo en muy malas condiciones el edificio en el cual se custodiaban los documentos provenientes de esta corporación.

La documentación también fue blanca, del motín, la asonada y los abantares de la guerra especialmente en el proceso de independencia.

Terminadas las guerras de independencia, el primer intento de organización de archivos del tribunal de cuentas, la escribanía de gobiernos, la secretaria de los virreyes y la antigua vicepresidencia, luego del incendio del palacio virreinal, fue acometida por don Antonio Bernal, quien fuera archivero del tribunal por designación del libertador.

El nuevo archivo estuvo conformado por la documentación procedente de la antigua real audiencia y la generada por los organismos centrales de la administración de la república.

Mapa antiguo: Santander 1967Sin embargo, la clasificación de los documentos obedeció a un criterio temático, mientras que los conceptos modernos de la archivística enuncian como premisa la consideración de los principios de procedencia institucional y orden original para la clasificación.

En el año de 1886, durante la administración presidencial de Manuel mañillo tora, se dieron los primeros pasos para la organización del archivo nacional. Y fue así como el 13 de agosto de ese año se contrataron los servicios del general Emigdio Briseño.

El archivo fue de interés nuevamente en 1920, cuando el presiente marco Fidel Suarez sanciona la ley 47, <<por la cual se dictan algunas disposiciones sobre bibliotecas, museos y archivo sobre documentos y objeto de interés público.

La creación de consejo internacional de archivo en 1950, significo un apoyo decisivo para el desarrollo de los archivos, la modernización de su trabajo, la discusión teórica y la adopción de métodos para enfrentar la explosión documental y el creciente volumen de la información. La organización años más tarde, de la asociación latinoamericana de archivos, contribuiría, aún más, a la adopción de políticas archivísticas modernas a partir de la revisión conceptual del trabajo archivístico, la ampliación de objetivos y metas y la organización sistemática de todas las instituciones archivísticas en casi todos los países del área.

De esta forma se ampliaron los horizontes del archivo y se le asignó la responsabilidad de formular y coordinar la política archivística en el ámbito nacional para los archivos activos, intermedios e históricos la administración pública.

El archivo general de la nación, con personal idóneo y comprometido, con instalaciones adecuadas y equipamiento suficiente, ejerce un liderazgo compartido con los archivos del país como ente rector y coordinador del sistema nacional. El plan estratégico y sus acciones buscan hacer de los archivos centros de información, cooperar con la administración en el logro de la eficacia, y la transparencia de la misa, garantizar los derechos de los ciudadanos, promover la investigación y enriquecer el patrimonio cultural de nación” Mauricio Tovar González.

2. tipo de archivador usado en la empresa en la cual laboro

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

Utilizamos archivos móviles

Es la forma de archivar más moderna que existe. La posición en que se colocan los archivadores ofrece economía en espacio y se hace fácil la búsqueda de documentos.

Este sistema provee mejor apariencia, más espacio, más viabilidad, más flexibilidad, mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos

3.) Elementos que hacen parte de un archivo

El local: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio con una iluminación y ventilación adecuada para evitar el deterioro de los documentos.

El archivista: Para el manejo correcto y la acertada clasificación de los papeles es conveniente que el archivo sea manejado por un archivista, persona debidamente capacitada para ello.

El archivero: Son muebles diseñados especialmente para guardar los documentos. Los hay en diferentes presentaciones (gavetas anaqueles) y materiales (madera o metal). Los de gavetas varían en tamaño, las hay desde una hasta cinco o seis gavetas. Estas se recorren sobre rieles que facilitan su deslizamiento.

Los anaqueles resultan más prácticos por la facilidad para manejar las carpetas archivadas y por el poco espacio que ocupan.

En los archiveros, se agrupan los papeles ya clasificados y ordenados en carpetas o folders; estos tienen una pestaña hacia arriba en donde se anotan los datos de identificación de cada uno.

Las gavetas tienen al frente un porta marbete en donde se anotan los datos que nos permitirán saber lo que en ellas se guarda.

CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestañas, numéricas u nombre. Hay carpetas con un sistema interior de su gestión y otras con departamento que se utiliza como carpetas valor (carta de suspensión)

GUÍA: Es una carpeta gruesa o cartón prensado de forma rectángulo con una pestaña que sirve para separar.

PESTAÑAS Y SUPOSICION: Las pestañas son unas partes salientes que lleven las carpetas, pestañas y fichas que sirven para poder identificados. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando discusiones distintas también se puede identificar pestañas postizas.

GUÍAS FALTAS: Es un sistema practico cuyas pestañas anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes.

INDICATORES: Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarse en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún

asunto pendiente (pagos, revistas, pedidos, etc.) utilizan un color para cada asunto.

COMPRENSORES: Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón pueden ser:

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