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Manuales Administrativos Unidad VI Resumen.

1314_67048 de Diciembre de 2014

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MORELIA MICHOACAN 25 DE NOVIEMBRE DEL AÑO 2014.

UNIDAD VI.

OBJETIVOS

• Visualizar con precisión la imagen documentada de una

Organización.

• Comprender lo que significa la información sistematizada

Para el quehacer cotidiano de una organización.

• Entender en qué medida los manuales administrativos

contribuyen a mejorar el desempeño de una organización.

• Identificar las distintas versiones de manuales administrativos.

• Valorar la importancia que tienen los manuales de organización,

de procedimientos y de gestión de la calidad.

• Dominar el método y las técnicas para elaborar manuales

Administrativos.

• Asociar los enfoques funcionales y de procesos para crear

valor en una organización.

RESUMEN CAPITULO 6 MANUALES ADMINISTRATIVOS

Concepto: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización, como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

Objetivos: Presentar una visión de conjunto de la organización.

Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación

.

CLASIFICACION BASICA POR SU NATURALEZA O AREA DE APLIACION

Micro-administrativos: son los manuales que corresponden a una sola organización, que se refiere a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus aéreas en forma específica.

Macro administrativos: son los documentos que contienen información de más de una organización Meso-administrativos: Incluyen a una o más organización de un mismo sector de actividad o ramo específico. El termino meso administrativos se usa normalmente en el sector público, aunque también puede empelarse en el sector privado.

POR SU CONTENIDO

De organización: son manuales que contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales.

De procedimientos: Estos constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización, permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que apropia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.

De gestión de calidad: Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el alcance.

De historia de la organización: estos manuales son documentos que refieren la historia de la organización, es decir su creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición.

De políticas: también conocidos como de normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización.

De contenido múltiple: son manuales que concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización.

De puestos: conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, e identifica relaciones de funciones en trabajos.

De técnicas: Este documentos detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones. De ventas: Es un compendio de información específica para apoyar la función de ventas puede incluir: definición de estrategias de comercialización, descripción de productos o ambos servicios.

De producción: elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en todas sus fases.

De finanzas: manuales que respaldan el manejo y distracción de los recursos económicos de una organización en todos los niveles.

De personal: identificados también como manuales de relaciones industriales, de reglas del empleado o de empleo, que incluyen información: condiciones de trabajo, organización y control de personal.

De operación: estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.

De sistemas: instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de información, administrativos, informáticos, etc. de una organización.

POR SU AMBITO

Generales: son documentos que contienen información general de una organización, según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito.

Específicos: estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa de una organización, por convención, incluyen descripción de puestos.

Enfoque: contienen información detallada del contenido de los manuales de organización, procedimientos y del sistema de gestión de la calidad.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Identificación:

Debe incluir en primer término:

1 Logotipo de la organización.

2 Nombre de la organización.

3 Denominación y extensión del manual (general o específico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de esta.

4 Lugar y fecha de elaboración.

5 Número de páginas.

6 Sustitución de páginas (actualización de información).

7 Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

8 Clave de la forma; en primer término se deben describir las siglas de la organización; en 2°, los de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formulario; 3° el número consecutivo del formulario; y en 4° el año. Para leerla con facilidad entere siglas y números deben colocarse puntos, un guion o una diagonal, v.gr., ONU.DSI.002.09 (Corresponde a Organización de las Naciones Unidas; Dirección General de Información; formulario número dos, (2) y año 2009.

Índice o contenido:

Índice: Relación de los contenidos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

Legislación o base legal: Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos legales- jurídicos que normen las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones y facultades.

Atribuciones: Transcripción textual y completa del artículo, cláusula, consideración o punto que explica las facultades conferidas a la organización de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan su quehacer.

Estructura orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de sus relaciones de jerarquía. Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder a la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas como a su nivel de descripción. Conviene codificarla en forma tal que sea posible visualizar con toda claridad los niveles jerárquicos y las relaciones de dependencia, ejemplo.

1.0 Director General.

1.0.1 Asesoría.

1.0.2 Auditoría Interna.

1.0 Gerencia General.

1.1.3 Gerente Divisional “A”.

1.1.4 Gerente divisional “B.”

Organigrama:

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la organización o bien de algunas de sus áreas, la cual muestra cuántas unidades.

Misión:

Enunciado que sirve a la organización como guía y marco de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible. Es recomendable que mencione la razón de ser de la organización en términos de propósitos específicos, resultados esperados y compromisos por cumplir.

Funciones:

Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarias para cumplir con las acciones encomendadas a la organización.

Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

1) Que títulos de las unidades corresponden a los que se utilizan en la estructura orgánica.

2) Que se asigne el orden establecido en la estructura.

3) Que la redacción inicie con un verbo en infinitivo.

Descripción de puestos: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, que incluye:

* Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc.)

* Relacione de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y facultades de decisión así como las relaciones de línea y asesoría.

* Funciones general y específica.

* Responsabilidades y deberes.

Directorio:

Documento que consta de los nombres, puestos, números telefónicos y e-mail de las personas comprendidas en el manual. Por necesidades de servicio pueden adicionarse los horarios de atención y dirección de las instalaciones, especialmente cuando la organización cuente

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