ANÁLISIS DEL FLUJO DEL PROCESO

ANÁLISIS DEL FLUJO DEL PROCESO

Se enfoca en los procedimientos de realización de las tareas. Ya sea que se controle una máquina, se manufacturen o ensamblen componentes, la forma en que se haga una tarea hace la diferencia en el desarrollo, seguridad y calidad. Utilizando el conocimiento del análisis de métodos y procesos.

Definición.

El análisis de flujo del proceso muestra de manera detallada cada proceso de la producción, desde el comienzo en donde se relaciona con el proveedor hasta la entrega del producto final al cliente, además describe las relaciones de cada proceso o etapa que intervienen en la parte operativa de la empresa, la cual representa la parte modular de ella.

Detalla paso a paso la elaboración y/o prestación de un bien y/o servicio mostrando la interacción de las unidades que componen el sistema de producción.

Estudia el sistema de producción encontrando todos sus procesos y esquematizándolo.

EL OBJETIVO DE ANALISIS DE FLUJO DE LA PRODUCCION

- Identificar problemas

- Definir el alcance del progreso

- Analizar los procesos para su mejora y simplificación

Clases de flujos.

El alma de cualquier sistema de producción es el proceso de manufactura, este proceso contiene dos flujos importantes: el flujo de materiales y el flujo de información. El flujo de los materiales se pueden ver, pero el flujo de la información es intangible y más difícil de rastrear o ubicar. Siempre han existido ambos tipos de flujo, pero en el pasado, se le daba poca importancia al flujo de información. Como es sabido, la nueva tecnología ha dado otra forma a los sistemas de producción, de tal manera que el flujo de información es crítico en el presente.

Flujo de materiales.

El flujo materiales es físico, el cual podemos ver día a día y llevar un registro del mismo.

Este flujo es el principal se mueven tanto productos-servicios entrantes y productos-servicios salientes. Se produce en dirección proveedor a cliente; es decir, en la dirección natural de aproximación de productos al mercado.

En una empresa de producción se entiende por flujo de materiales el transporte controlado de materiales de cualquier clase. El cometido del sistema de flujo de materiales es el de abastecer la producción con la cantidad de materiales necesaria y en los plazos correctos, así como la eliminación de los mismos. Esta logística de producción habrá alcanzado su valor óptimo si se aprovecha la capacidad máxima de las máquinas disponibles y se reducen al mínimo, al mismo tiempo, las existencias circulantes.

Por eso las medidas necesarias para conseguir una gran flexibilidad en la producción y unos tiempos de ciclo de fabricación reducidos, tratan esencialmente de optimizar el flujo de materiales. Optimizar no significa que deba renunciarse en cualquier caso, a unos almacenes, por poner un ejemplo.

Por el contrario, estos medos auxiliares para asegurar la producción deben integrarse en la producción todavía en mayor medida que antes, a fin de poder alcanzar un nivel óptimo, tanto técnico como económico. Este requisito de integración muestra la importancia que tiene el establecimiento de un concepto CIM (automatizar las diferentes actividades de una empresa). Es imprescindible una unión más íntima entre flujo de materiales y flujo de información. Como ejemplo puede citarse el intento de racionalizar pequeñas empresas. El sistema desarrollado para la fabricación flexible ha conducido no solamente a máquinas más flexibles sino también a un flujo de materiales más flexibles y, por lo tanto, más complejo. Se reconoce entonces la necesidad de un control de flujo de materiales programado, que debe colaborar con la programación de la fabricación.

Los requisitos que ha de cumplir la producción y que se recogen en los objetivos del CIM (automatizar las diferentes actividades de una empresa) dan lugar a que las nuevas tecnologías necesarias en el ámbito del flujo de materiales (como sistemas de transporte sin conductor, etc.) sólo puedan tener un aprovechamiento óptimo si se integran en el conjunto del sistema de flujo de información.

Flujo de información.

El flujo de información es intangible (no podemos ver ni tocar) y más difícil del rastrear.

El flujo de información tiene la misma dirección que el flujo físico o de materiales.

en esta flujo hay dos informaciones

a. Instrucciones que indican que se está produciendo un movimiento físico. Son las órdenes de operación.

b. Reportes que indican que el final del “movimiento” físico se ha producido: parte de la operación.

También existe algunas informaciones que fluyen en sentido inverso: los de RSE (recepción de Servicios a Clientes). Los RSE son responsables de aceptar o rechazar el producto-servicio prestado.

El flujo de información permite

- La información correcta de cantidad y calidad adecuada a las necesidades

-En el momento preciso

-En el lugar adecuado.

LA DIRECCION DEL FLUJO DE INFORMACIÓN DEL PERSONAL

La Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensión vertical puede ser dividida, además, en dirección ascendente o descendente.

DESCENDENTE: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

Gerente

Supervisor

Empleados, obreros, técnicos, etc.

ASCENDENTE: Esta comunicación fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Obrero, empleados, técnicos, clientes

Supervisor

Gerente

HORIZONTAL: Este tipo de información se da cuando dos o más miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos.

Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción.

Supervisor Depto. Compras Supervisor Depto. de Finanzas

Todo aquello que pasa de un eslabón al continuo es, o materiales, o información, ambos cosas. Cada uno de estos flujos se produce tanto en el sentido de circulación natural de proveedores a cliente, como en sentido contario.

Combinado los conceptos de una cadena de valor (horizontal y vertical) los flujos de materiales y flujos de información, tendremos

- Flujo horizontal de materiales

- Flujo horizontal de información

- Flujo vertical de materiales

- Flujo vertical de información

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO

Definición

Es una representación gráfica de la secuencia de todas las operaciones, los transportes, las inspecciones, las esperas y los almacenamientos que ocurren durante un proceso. Incluye, además, la información que se considera deseable para el análisis, por ejemplo el tiempo necesario y la distancia recorrida. Sirve para las secuencias de un producto, un operario, una pieza, etcétera.

Objetivos

- Proporcionar una imagen clara de toda secuencia de acontecimientos del proceso.

- Mejorar la distribución de los locales y el manejo de los materiales.

- Estudiar las operaciones y otras actividades en su relación recíproca.

- Comparar métodos,

- Eliminar el tiempo improductivo

- Escoger operaciones para su estudio detallado.

Símbolos

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La Esquematización Del Flujo De Proceso Como Una Herramienta

Los diagramas de flujo son esquemas (dibujos) utilizados para investigar el movimiento de la gente o el material. Ofrecen un procedimiento esquemático para observar tareas repetitivas de ciclo largos. Los diagramas de proceso utilizan símbolos para ayudar a entender el movimiento de la gente o el material. De esta manera, se puede disminuir movimiento y los retrasos, y las operaciones se realizan en forma eficiente. Los diagramas de actividad son utilizados para estudiar y mejorar la utilización de un operador y una máquina o una combinación de operadores (“un equipo”) y máquinas. A través de la observación, el analista registra el método actual y después en un segundo diagrama, propone la mejora.

En movimiento del cuerpo se analiza en un diagrama de operaciones. Está diseñado para mostrar la economía del movimiento al señalar los movimientos desperdiciados y el tiempo ocioso (retraso). El diagrama de operaciones (conocido también como diagrama de mano derecha / mano izquierda)

Este diagrama, como el diagrama de operaciones de proceso, no es un fin en si, sino sólo un medio para lograr una meta. Se utiliza como instrumento de análisis para eliminar los costos ocultos de un componente. Como el reograma muestra claramente todos los transportes, retrasos y almacenamientos, es conveniente para reducir la cantidad y la duración de estos elementos.

Una vez que el analista ha elaborado el diagrama de curso de proceso, debe empezar a formular las preguntas o cuestiones basadas en las consideraciones de mayor importancia para el análisis de operaciones. En el caso de este diagrama se debe dar especial consideración a:

1) Manejo de materiales.

2) Distribución de equipo en la planta.

3) Tiempo de retrasos.

4) Tiempo de almacenamientos.

Es probable que el analista ya haya elaborado y analizado un diagrama de operaciones de proceso del ensamble o conjunto del cual es componente la parte que se estudia en el reograrna. Este dispositivo se elaboró a partir de los componentes del ensamble particular donde se consideró que sería práctico hacer un estudio adicional de los costos ocultos. Al analizar el reograma el analista no deberá perder mucho tiempo volviendo a estudiar las operaciones o inspecciones efectuadas en el componente, cuando éstas ya hayan sido estudiadas. Debe importarle más el estudio de las distancias que las partes que deben recorrer de operación a operación, así como las demoras que ocurrirán. Desde luego que si el diagrama de curso de proceso fue elaborado inicialmente, entonces deberá emplearse todos los enfoques primarios en relación con el análisis de operaciones para estudiar los eventos que aparecen en él. Al analista le interesa principalmente mejorar lo siguiente: primero, el tiempo de cada operación, inspección, movimiento, retraso y almacenamiento; y segundo, la distancia de recorrido cada vez que se transporta el componente.

Para eliminar o reducir al mínimo los de los tiempos de retraso y almacenamiento a fin de mejorar las entregas a los clientes, así como para reducir costos, el analista debe considerar estas preguntas de comprobación al estudiar el trabajo:

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CASO SEDAPAL

La empresa de agua presenta múltiples problemas de funcionamiento en cada uno de sus procesos, muchos de los cuales se hacen evidentes en los servicios que prestan los usuarios y pueden causar el consiguiente malestar y deterioro de la imagen de la empresa. Con el fin de realizar un trabajo de aplicación de las herramientas para el mejoramiento de los procesos, se seleccionó específicamente el proceso de instalación de conexiones domiciliarias de agua y alcantarillado. La razón de esta selección radica en la importancia de este proceso pues, a partir de éste, el usuario ingresa en el sistema y de él depende la imagen que proyecta la empresa. El esquema de trabajo desarrollado se inicia con la presentación del proceso seleccionado, a partir de los cuales se hace un análisis de la situación actual, mediante el uso de las herramientas básicas para el mejoramiento continuo.

Para el caso de la instalación de conexiones domiciliarias de agua y/o alcantarillado, se determinó que el proceso se inicia con la llegada del cliente en busca de información para solicitar su conexión, y finaliza con la emisión de un informe que va al catastro de nuevos usuarios.

De manera preliminar se estableció que las demoras fueron causadas en las siguientes etapas del proceso:

- Solicitud de información de los requisitos por parte del cliente.

- Revisión de documentación presentada.

- Inspección y/o medición técnica.

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Cadena integra jerárquica de la empresa

Cadena vertical

Cadena de progresión del producto hacia el mercado

Cadena de referencia con los competidores

Cadena transversal

Cadena horizontal

Se envía técnico para inspección/medición

Se revisa documentación presentada

Solicita conexión de agua y/o desagüe

Solicitud de información por parte del cliente (requisitos)

Llegada del cliente

Flujo del proceso de un restaurante

Se realiza inspección

Se elabora informe de factibilidad

Hay factibilidad de servicio

A

Elaboración de presupuesto

Pago de conexión

Se programa ejecución de obra

Instalación de conexión domiciliaria agua y/o alcantarillado

Control de calidad

Se expide conformidad de obra

Informe a catastro nuevo usuario

No prueba

Si se puede

No conforme

Conforme

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