BOLETIN 6010 CICLO DE INGRESOS

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE INGRESOS

GENERALIDADES

INTRODUCCION

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos y servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberán efectuar para cada caso en particular.

FUNCIONES TIPICAS

Es necesario señalar las Funciones Típicas de un ciclo de Ingresos y podrían ser las siguientes:

 Otorgamiento de crédito

 Toma de pedidos

 Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio

 Facturación

 Contabilización de comisiones

 Contabilización de garantías

 Cuentas por cobrar

 Cobranza

 Ingreso del efectivo

 Ajuste a Facturas y/o notas de crédito

 Determinación del costo de ventas

ASIENTOS CONTABLES COMUNES

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables mas comunes:

 Ventas

 Costo de ventas

 Ingresos de caja

 Devoluciones y rebajas sobre ventas

 Descuentos por pronto pago

 Provisiones para cuentas de cobro dudoso

 Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables

 Gastos de comisiones

 Creación de pasivos por el impuesto a las ventas

 Provisiones para gastos de garantía

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser:

 Pedidos de clientes

 Órdenes de venta y embarque

 Conocimientos de embarque

 Facturas de venta

 Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas

 Avisos de remesas de clientes

 Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes

BASES USUALES DE DATOS

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

a) BASES DE REFERENCIA: Representadas por información que se utiliza para el proceso de transacciones.

 Listas y/o archivos maestros de clientes de crédito

 Catálogos de productos y listados o archivos de precios

b) BASES DINAMICAS: Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

 Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir

 Auxiliares de clientes

 Estadísticas de ventas

 Diarios de ventas

ENLACES CON OTROS CICLOS

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

 Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería

 Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de producción

 Concentraciones de actividades ( Pólizas de registro contable), que se enlazan con el ciclo de informe financiero

Objetivos específicos de control interno del ciclo de ingresos

OBJETIVOS:

Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

 De autorización

 De procesamiento y clasificación de transacción

 De verificación y evaluación

 De salvaguarda física

a) OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN

Los objetivos de Autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que éstos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

1.- Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

2.- El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

3.- Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gasto de ventas y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

4.- Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

b) OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

5.- Sólo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.

6.- Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios.

7.- Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente

8.- Todos y únicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturación.

9.- Las facturas deben preparase correcta y adecuadamente.

10.- Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito.

11.- Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

12.- Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

13.- La información del efectivo debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

14.- Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente

15.- Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente.

16.- En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos.

17.- Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia.

18.- La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente.

c) OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Este objetivo para el ciclo de ingresos es:

19.- Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas.

d) OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

20.- El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería.

21.- El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia.

Identificación de objetivos con los riesgos de no cumplimiento

Una vez identificado los objetivos de control interno para el ciclo de ingresos, es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.

Lo anterior como se menciona en la " Metodología para el estudio y evaluación del control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría que se va a llevar a cabo el auditor.

Vamos a mostrar

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