Control interno en el ciclo de ingresos

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Tarea 2

Control interno en el ciclo de ingresos.

El ciclo de control interno de ingresos se refiere a todas las políticas y procedimientos implementados para verificar que las transacciones que se relacionan con el ingreso de efectivo a la entidad, desde su pedido (etapa de insumos) hasta desarrollo de producto y la cobranza, se reflejan en la contabilidad de la empresa.

El objetivo del control interno es que todas las operaciones que se llevan a cabo en el ciclo se apeguen a los procedimientos y políticas implementadas en el control interno del ciclo de ingresos, tales como:

• Políticas de ventas
• Quienes se encargarán (personas) de la facturación, de la administración de las cuentas por cobrar¸ de la cobranza.
• Políticas de crédito
• Los tipos de documentos por cobrar.
• Políticas obre intereses por mora.
• Cuentas incobrables de las cuentas por cobrar.

Objetivos:

• Ejemplificar los componentes principales dentro del ciclo de ingresos de una entidad. Aplicar las técnicas y procedimientos de auditoría en el ciclo de ingresos.

Instrucciones:

Revisa los recursos de la semana 2:

 Lectura

1. Auditoría integral: normas y procedimientos (2a. ed.) (Blanco, 2012).
   Consulta del capítulo 4 “Auditoría del Control Interno”, pp. 206-230.

Es importante leer las páginas, ya que hablan de la importancia del control, y del ciclo de ingresos.

[pic 8]  Video

• Video 7. Control interno. introducción (Auditool.org, s/f).
  Video que muestra qué función tiene el análisis financiero para tener un control interno efectivo en las empresas.

    Criterios de evaluación:

Lee el siguiente Planteamiento:

Caso:

Una empresa que vende abarrotes al mayoreo desea evaluar el control interno de ingresos que tiene implementado. El consejo de administración decide contratar a un despacho experto en Control Interno en las empresas, ya que desea tomar la decisión de conseguir futuros inversionistas para poder expandir su empresa que es regional a una de nivel nacional.

La empresa presenta los siguientes datos al despacho;

• Políticas de ventas de la empresa (que tiene más de diez años que no se actualizan)
• Facturación.
• Cuentas por cobrar, consta de un encargado y un auxiliar de cobranza, además de un cobrador.
• La empresa tiene 500 clientes fijos y otros 200 que son esporádicos.
• Sistemas, un capturista recibe los pedidos de los vendedores todos los días.
• Políticas de crédito; otorga 25 días de crédito. La última vez que se actualizaron los expedientes de los clientes fue hace cuatro años.
• Como dato adicional, la empresa paga en promedio a sus proveedores a los 26 días.

Se solicita que Ud. como experto del despacho contratado en el diagnóstico, que presente, en un lapso de dos meses máximo, al consejo de administración de la empresa lo siguiente, dividido en dos partes y una opinión final;

Ejercicio

PARTE 1. Evalué el control interno existente de cada punto presentado por la empresa.

Control interno contas de 5 componentes interrelacionados que se derivan de la forma como la administración maneja el negocio y están integrados a los procesos administrativos (Blanco, 2012)

• Ambiente de control: se tendría que analizar si la organización tiene personal con integridad en los valores éticos para supervisar todas las actividades del personal que se desempeña y cuente con las condiciones que eviten una práctica deshonesta.
• Los procesos de valoración de riesgo de la entidad: en la empresa que se analiza es importante identificar que la información obtenida sea confiable y actualizada, para evitar un mal análisis de sus resultados financieros. Recordemos que los riegos pueden ser desde personal nuevo, nueva tecnología, crecimiento rápido y nuevos productos.
• Sistemas de información y comunicación: En la implementación de un software o sistema que analice toda la información que se genera de la empresa, tiene como objetivo identificar las transacciones más detallas que se generan en los activos y pasivos de la empresa que se está evaluando, se pueda medir en un lapso determinado.

Para mayor practicidad la comunicación tiene que ser la igual para todos por ello la podemos encontrar en los manuales de cada área de la empresa con la finalidad de que la administración pueda validar y retroalimentar mediante comunicados o memorandos.

• Los procedimientos de control: como podemos observar en todos los procesos la empresa debe de contar con una segregación de funciones, tener controles físicos que nos permita validar la seguridad de los activos fijos y que todas las transacciones sean autorizadas y registradas conforme a la norma establecida.
• La supervisión y el seguimiento de los controles: La supervisión en la empresa importante analizar ya que se tiene que validar la cobranza se adecuada, utilizando el proceso correcto, verificar por medio de evaluaciones por separadas los controles sean operados correctamente, demás la supervisión nos permitirá evitar algún riesgo o incumplimiento legal, en este caso la actualización constante de la información del cliente.

PARTE 2. Proponga mejoras que contengan:

1. Funciones típicas bien definidas:

• Otorgamiento de crédito a las ventas, se actualizará la política de venta, estipular algún descuesto por venta a mayore, definir el tiempo de crédito y descuentos por pago anticipado.
• Cobranza efectiva con las cuentas a crédito, dar seguimiento puntual y validar que la información del cliente este actualizada antes de la venta como requisito, además la cobranza deberá de tener etapas de recordatorio y recuperación.
• La facturación del producto deberá de ser dentro del mes de la compra y todas las facturas serán enviadas al correo del cliente.
• Las cuentas por cobrar deberán estar debidamente identificadas y se les dará puntual seguimiento para evitar que se genere una cuenta incobrable. El encargado de revisar estas cuentas es el jefe de área y el cobrador es quien visitara a los clientes y recuperara dicha cuenta.

1. Mención de asientos (registros) contables necesarios del ciclo.

• Se generar una planta para una persona idónea que lleve la contabilidad de la empresa.
• Todos los días deberá de registrar los asientos contables que genera le empresa.
• Todos los días tendrá comunicación con todas las áreas para identificar descuentos, devoluciones y nominas para tener un detalle exacto de todos los movimientos financieros de la empresa.
• Tener un expediente por cliente fijo y esporádico.

C. Formas y documentos importantes que se deben utilizar.

• El personal de sistemas tendrá un registro en físico de todos los pedidos levantados por el personal de ventas.
• Tener un registro de entradas y salidas de mercancía.
• Contar con un registro de ventas diarias.
• Tener la documentación completa y especifica de las devoluciones de cada uno de los clientes.
• Tener un soporte y registro de autorización de descuentos y ajustes en las cuentas de los clientes.

D. Bases de datos mínimas que se deben llevar.

• Contar con una base de datos actualizada de los clientes a crédito, cada seis meses.
• Actualizar la lista de catálogo de productos.
• Actualizar las listas de proveedores cada seis mes
• Estadísticas de ventas mensuales
• Seguimiento de ventas diarias, para identificar ganancia o pérdida.

E. Enlaces con otros ciclos. Que se establezca fehacientemente con qué otros ciclos necesariamente deben interrelacionarse.

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