Actividad 1 medidas de control en el ciclo de ingresos

Control de ingresos

Hallazgo:

Identificación de riesgos en el ciclo de control de ingresos en el departamento de alimentos y bebidas (restaurante)

Identificación y descripción de puntos de control

Acciones preventivas (actividad de control)

Límites de control

Procedimiento de monitoreo y responsables

Acciones o medidas correctivas

Procedimientos de verificación

Sistema de registro

• El protocolo del mesero / vendedor señala que debe realizarse la apertura de cheque en comanda y en sistema inmediatamente después de haber tomado la primer orden del cliente /comensal

• El protocolo del mesero/vendedor señala que debe realizarse la apertura de cheque en comanda y en sistema inmediatamente después de haber tomado la primer orden del cliente/ comensal

• Se establece un límite de 5 minutos a partir de la toma de orden del primer alimento o bebida al comensal para que dicha orden se encuentre registrada en cheque y en sistema

• Se establece un procedimiento de monitoreo a cargo del gerente del restaurante y maître o capitán quienes deben verificar la apertura en tiempo y forma de cheques en comanda y en sistema de forma total o aleatoria (por mesero / vendedor)

• En caso de encontrar cheques no registrados antes del tiempo límite de control se procede al levantar un acta administrativa y asignar responsabilidades a quién corresponda

• El gerente de alimentos y bebidas verifica que se cumpla con las acciones preventivas y procedimientos de monitoreo de forma presencial  y por medio la revisión de sistema y entrevista a los colaboradores

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• Se registra y documenta el proceso de monitoreo a través del diseño e implementación de una hoja de control donde se indica el procedimiento, responsable, resultados y observaciones de forma diaria, semanal o mensual según lo determine el nivel de riesgo y las anomalías detectadas

Riesgo: Alto

Riesgos en el departamento de alimentos y bebidas

Hallazgo 1:

No se solicita a los huéspedes en casa que firmen los cheques de consumo

Identificación y descripción de puntos de control

Acciones preventivas (actividad de control)

Límites de control

Procedimiento de monitoreo y responsables

Acciones o medidas correctivas

Procedimientos de verificación

Sistema de registro

• El procedimiento indica que al realizar una venta de una habitación inmediatamente el huésped firme el cheque para al final del turno de cada recepcionista su arqueo cuadre y en las auditorias no falte este cheque

• El procedimiento indica que al realizar una venta de una habitación inmediatamente el huésped firme el cheque para al final del turno de cada recepcionista su arqueo cuadre y en las auditorias no falte este cheque

• inmediatamente una vez realizado el cobro por la venta de habitación

• se realiza el monitoreo por parte del gerente de área para verificar que cada recepcionista no tenga ningún faltante de cheque

• al momento de no encontrar un cheque se levanta un reporte e inmediatamente identificar al responsable para poder cargarle una responsiva

• el gerente de área supervisa las acciones de cada recepcionista para que no haya faltantes en físico y mediante el sistema

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• Se registra y documenta a través de un libro de políticas y procedimientos donde se indica cómo debe de realizarse la firma de los cheques, añadiendo a esto una bitácora donde se hacen las observaciones de forma diaria a cada colaborador para ver las anomalías día por día y se archivan para que se tengan mensualmente

Riesgo: alto

Riesgos en el departamento de alimentos y bebidas

Hallazgo 2:

El Capitán cubre los descansos de las cajeras del centro de consumo sin contar con el 100% de las habilidades necesarias para el correcto y ágil cobro de cuentas en horas pico.

Identificación y descripción de puntos de control

Acciones preventivas (actividad de control)

Límites de control

Procedimiento de monitoreo y responsables

Acciones o medidas correctivas

Procedimientos de verificación

Sistema de registro

• es necesario que cada jefe de departamento delimite funciones y responsabilidades a cada uno de los colaboradores

• es necesario que cada jefe de departamento delimite funciones y responsabilidades a cada uno de los colaboradores

• al momento de realizar una contratación del personal y este mismo unirse al departamento a trabajar el jefe inmediato debe establecerle específicamente las funciones para evitar errores en el proceso

• se realiza la supervisión de actividades de cada uno de los trabajadores para realizar el proceso de alguna actividad evitando riesgos y sugiriendo mejoras

• en el momento de encontrar que un colaborador realiza actividades que no le corresponden, se opta por hablar con el directamente y establecer los métodos, así como también contar con un cubre turnos de la misma área

• el gerente de área así como el supervisor se encargan de verificar que cada empleado cumpla específicamente con sus tareas y  no realicen otras que no le corresponden

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• las tareas establecidas por medio de los organigramas que marcan las jerarquías es o que delega los puestos y las funciones de cada uno de los empleados, las cuales son mencionadas al momento de la contratación

Riesgo: medio

Control de riesgos en el ciclo de control de ingresos en el departamento de recepción

Hallazgo 4:

Se generan modificaciones manuales en las tarifas debido a que existen discrepancias en las tarifas publicadas en las páginas de Internet y las cargadas en el sistema de Recepción, lo cual puede generar pérdidas financieras por otorgar descuentos indebidos.

Identificación y descripción de puntos de control

Acciones preventivas (actividad de control)

Límites de control

Procedimiento de monitoreo y responsables

Acciones o medidas correctivas

Procedimientos de verificación

Sistema de registro

• el manual de políticas del indica que ninguna persona puede realizar modificaciones manuales en tarifas por algún problema en la web, es necesario que este cambio se realice bajo autorización de promedio del gerente general o por medio del corporativo al que pertenezca el hotel

• el manual de políticas del indica que ninguna persona puede realizar modificaciones manuales en tarifas por algún problema en la web, es necesario que este cambio se realice bajo autorización por medio del gerente general o por medio del corporativo al que pertenezca el hotel

• no hay un tiempo límite para el reporte de esta actividad ya que no está permitido realizarlo ya que puede traer serias confusiones hacia huéspedes y problemas económicos hacia la empresa

•se establece un sistema y un proceso de supervisión en las tarifas del hotel cotidianamente tanto en las redes del internet como en los lugares donde se publiquen las mismas para estar al pendiente de dichos cambios  

• en caso se generar un cambio no autorizado se levanta una acta administrativa hacia el colaborador y generar de igual manera una responsiva para penalizar el cambio de tarifas ya que el hotel pudo haber tenido una perdida en una venta

•El gerente de recepción verifica que se cumpla con las acciones preventivas y procedimientos de monitoreo de forma presencial  y por medio la revisión de sistema y entrevista a los colaboradores que se encontraban ahí en ese momento

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•Se registra y documenta el proceso de monitoreo a través del diseño y de igual manera se registra dicha acta dentro de la carpeta de penalizaciones del área

Riesgo: alto

Riesgos en el ciclo de control de ingresos en el departamento de recepción

Hallazgo 4:

Se identifica que durante la ejecución del procedimiento de check in, no se recaba la firma de autorización de los huéspedes en los vouchers de verificación, lo que puede generar que en caso de que no reconozcan los cargos se generen contra - cargos por las instituciones bancarias.

Identificación y descripción de puntos de control

Acciones preventivas (actividad de control)

Límites de control

Procedimiento de monitoreo y responsables

Acciones o medidas correctivas

Procedimientos de verificación

Sistema de registro

•durante la venta de una habitación, una vez realizado el cobro  por medio de terminales bancarias, el huésped forzosamente tiene que firmar los vouchers para comprobar ante las instituciones bancarias dicho cobro, una vez realizado el cobro el huésped corrobora información en conjunto con el recepcionista para evitar errores

•durante la venta de una habitación, una vez realizado el cobro  por medio de terminales bancarias, el huésped forzosamente tiene que firmar los vouchers para comprobar ante las instituciones bancarias dicho cobro, una vez realizado el cobro el huésped corrobora información en conjunto con el recepcionista para evitar errores

•no más de 5 minutos después de haber realizado el cobro por terminarles, el voucher es entregado inmediatamente y se procede a checar datos con el huésped  

•se realiza la supervisión por medio del gerente de área o supervisor en turno de cada uno de los cobros ya sea en efectivo o vía electrónica  

•arqueos periódicos de caja para verificar las transacciones correctas, así como mantenerlos en la numeración correcta para el fácil acceso encaso de auditoria  

•el gerente de área y supervisor en turno se encargan de verificar que los arqueos, vouchers y comprobantes estén en correcto orden en base a las habitaciones registradas en el sistema para evitar una pérdida de la empresa  

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• al registrar la venta en el sistema automáticamente en la realización de los arqueos y presentación de comprobantes no debe de haber ningún faltante, así como el registro en bitácora para aclaración de huéspedes o auditorias que pudieran presentarse y fuera necesario el demostrarlas

Riesgo: alto