Contabilidad Gubernamental

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

Aprueban normas técnicas de control interno para el Sector Público

RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 072-98-CG

CONCORDANCIAS: R. DE CONTRALORÍA GENERAL Nº 054-2001-CG

R.J. N° 053-2003-INEI

R. N° 193-2003-CG (DIRECTIVA N° 002-2003-CG-SE)

R.C. N° 368-2003-CG

R.D. N° 082-2003-EF-77.15

R.C. N° 143-2004-CG

Lima, 26 de junio de 1998

Vistos; memorandum Nº 001-98-CG de 10.FEB.98 de la Comisión de Apoyo al

Comité Técnico del Proyecto USAID Nº 527-0356, en la formulación de la propuesta de

Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público;

CONSIDERANDO:

Que, conforme al Decreto Ley Nº 26162, es atribución de la Contraloría General de la República como Ente Rector del Sistema Nacional de Control, formular procedimientos y operaciones a ser empleados por las entidades públicas en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos de gestión y control interno;

Que, dentro de la política de modernización del Estado corresponde establecer pautas básicas homogéneas que orienten el accionar de las entidades del Sector Público, hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones, en el marco de una adecuada estructura del Control Interno y probidad administrativa; Que las funciones inherentes a los sistemas administrativos del personal, racionalización y abastecimiento a cargo del INAP fueron trasladados a cada entidad del

Sector Público, otorgándose en tales aspectos mayor flexibilidad al manejo gerencial;

En tal sentido, en el marco de flexibilidad señalado, resulta necesario proporcionar a las Entidades Públicas normas técnicas de control gerencial, que coadyuven a una adecuada orientación y unificación de sus controles internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme de la gestión pública y de utilización de los recursos públicos, en un ambiente satisfactorio de control interno y probidad; Que, conforme al documento de vistos, la Comisión de Apoyo al Comité Técnico del Proyecto USAID Nº 5270356, ha otorgado opinión favorable a la propuesta de Normas

Técnicas de Control Interno para el sector Público, resultando necesaria su aprobación; En uso de las facultades conferidas en los Artículos 16 y 24 del Decreto ley Nº 26162, Ley del Sistema nacional de Control.

230 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA

La Tesorería pública constituye la síntesis de la gestión financiera gubernamental; por ser la que administra y regula el flujo de fondos del Estado e interviene en su equilibrio económico y monetario. El sistema de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuantía de los ingresos tributarios y no tributarios (programación financiera); captar fondos (recaudación); pagar a su vencimiento las obligaciones del Estado (procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar la adquisición de bienes y servicios en el sector público y, recibir y custodiar los títulos y valores pertinentes.

Las normas de control interno para el área de tesorería, tienen el propósito de brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valores públicos. Estas normas son de aplicación en las entidades que administren fondos del Tesoro Público.

CONTENIDO

230-01Unidad de caja en la tesorería.

230-02Utilización del flujo de caja en la programación financiera.

230-03Conciliaciones bancarias.

230-04Garantía de responsables del manejo o custodia de fondos o valores.

230-05Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores.

230-06Control y custodia de cartas-fianza.

230-07Uso de formularios membretados pre-numerados para el movimiento de fondos.

230-08Uso de sello restrictivo para documentos pagados por la tesorería.

230-09Transferencia de fondos por medios electrónicos.

230-10Uso del Fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

230-11Depósito oportuno en cuentas bancarias.

230-12Arqueos de fondos y valores.

230-13Requisitos de los comprobantes de pago recibidos por entidades públicas.

230-01UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERIA

Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles.

Comentario:

01. Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de

Tesorería para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de la tesorería de la entidad. Este concepto no se opone a la implementación de mecanismos descentralizados de los procesos de pago.02. La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en función a las prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicación hace posible que los fondos puedan ser colocados donde más se necesitan y ser retraídos, cuando el proceso de gestión muestre insuficiente capacidad de gasto.

03. El concepto de unidad de caja debe aplicarse en ámbitos que constituyen un universo determinado, como: el nivel de gobierno central para los recursos provenientes del Tesoro Público, y en el nivel regional, cuando constituyan ámbitos con autonomía económica y administrativa y dispongan de una Tesorería Regional.

230-02UTILIZACION DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACION

FINANCIERA

Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos.

Comentario:

01. La programación financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos.

Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

02. Un instrumento de la programación financiera es el Flujo de Caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de financiamiento en el corto plazo, así como los posibles excedentes de caja.

03. El flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal similar al ejercicio presupuestal; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades.

Limitaciones al alcance

04. Esta norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus actividades exclusivamente con fondos del Tesoro Público, salvo que lo consideren necesario.

230-03CONCILIACIONES BANCARIAS

Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de Tesorería.

Comentario:

01. Se denomina conciliación bancaria a la contratación de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad.

02. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según tesorería, con los registros contables.

03. En el caso de las sub-cuentas del Tesoro, la conciliación con los extractos remitidos por el Banco de la Nación, debe referirse a los cheques pagados por éste, debiendo controlarse los cheques girados aún no pagados, identificando cheques en tránsito y cheques en cartera (según arqueo físico).

04. Debe conciliarse con el órgano rector del sistema (Tesoro Público) la totalidad de cheques girados por la entidad, contra la respectiva autorización de giro emitida por aquel y la información alcanzada por el Banco de la Nación.

05. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a la administración designar al funcionario, responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario.

06. La Oficina de Auditoría Interna de cada entidad debe revisar periódicamente dentro del examen al área de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su realización en forma oportuna y correcta.

230-04GARANTIA DE RESPONSABLES DEL MANEJO O CUSTODIA DE FONDOS

O VALORES

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

Comentario:

01. La garantía, también denominada fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una entidad, ante situaciones de pérdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo etc., de los recursos que se desea proteger.

02. La garantía aplicada al ámbito de la tesorería está orientada a permitir que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y/o valores esté respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente

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