DISEÑO DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL PARA EL CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR DE JAMUNDÍ

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL PARA EL CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR DE JAMUNDÍ

OSMAN TORRES CASTAÑO

SANTIAGO DE CALI

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

2015

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL PARA EL CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR DE JAMUNDÍ

Trabajo de Grado para optar al Título de

Administrador de Empresas

Tipo de Investigación: Trabajo de Aplicación

Modalidad: Desarrollo Empresarial y Competitividad

OSMAN TORRES

Director de Trabajo de Grado

Alfonso Lucas Rojas

SANTIAGO DE CALI

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

2015

CONTENIDO

1. ANTECEDENTES

Es una de las primeras etapas que debe desarrollarse dentro de una investigación, puesto que su elaboración, que consiste en “ir tras las huellas” del tema que se pretende investigar, permite determinar cómo ha sido tratado, cómo se encuentra en el momento de realizar la propuesta de investigación y cuáles son las tendencias^[1].

A continuación se presenta la forma en la que cinco empresas han diseñado su estructura funcional y que pertenecen a distintos sectores de la economía colombiana.  

SUPERMERCADO MERCAMIO S.A. En la propuesta para la Creación del Área de Compras^[2] para el Supermercado MERCAMIO S.A. de Cali, el autor del trabajo de grado realiza un recuento detallado de las actividades que de forma directa e indirecta realiza el área de compras, destacando el valor que tiene esta área de trabajo para este negocio, en el que resulta vital saber comprar porque de ello depende en gran medida el éxito de este tipo de empresa.

De igual forma en este trabajo se hace énfasis en la importancia que tiene la coordinación de actividades en el proceso de compras con el área de ventas puesto que compras es el área experta en las negociaciones con los proveedores mientras que ventas conoce con propiedad lo que están demandando los clientes.

Para el diseño del área de compras; se estructuro de forma general el proceso de compras, se definen las relaciones internas y externas del área de compras, se determinan los cargos que para esta fase del negocio debe tener está área de trabajo, se diseña el organigrama y finalmente se elaboraron los manuales de funciones para los cargos previamente definidos.

ACABADOS ALAMEDA Ante el exceso de informalidad en el que operaba la empresa Acabados Alameda y las dificultades que esta forma de trabajo le estaba generando a la empresa, los autores de este proyecto de común acuerdo con los directivos de la empresa decidieron diseñar la estructura funcional y por procesos para la empresa.

En el trabajo de grado “Transformación y Puesta en Marcha de Acabados Alameda Ltda. Como una Empresa Autosostenible y Rentable en el Mediano Plazo^[3]”, los autores elaboran una propuesta con el fin de realizar el diseño de la estructura organizacional para la empresa Alameda Ltda. Para el diseño de la propuesta los autores tuvieron en cuenta dos aspectos básicos; los procesos y las funciones de cada una de las áreas de trabajo.

Determinaron inicialmente las áreas de trabajo y luego los procesos que se debían ejecutar en cada una de ellas. Se definieron en su orden los objetivos, las actividades, los cargos de cada una de las áreas de trabajo y el organigrama de la empresa.

Finalmente se estructuraron los procesos y procedimientos que se consideraban propios de cada una de las áreas de trabajo lo que finalmente sirvió de insumo para elaborar los manuales de funciones de los cargos propuestos para la empresa.

1.3. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA^[4] El Manual específico de funciones y requisitos de esta institución es una herramienta administrativa que ordena la Constitución Nacional (no pueden existir cargos sin funciones) que facilita el manejo del talento humano vinculado a cada uno de los cargos que pertenecen a la planta de personal del SENA.  Contiene de forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos organizacionales necesarios para facilitar la realización de las actividades propias del cargo, en él se definen las actividades y los requerimientos de los cargos que conforman la planta global de personal del SENA y la correspondencia entre los objetivos y la misión institucional con la mencionada planta.  

Entre los principales objetivos se tienen:

“Cumplimiento de los preceptos Constitucionales, legales y reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los cargos que desempeñen las personas al servicio del estado y los requisitos y responsabilidades, para satisfacer las necesidades institucionales y propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la prestación de servicios a los clientes y contribuir con el logro de la competitividad”.

“Formalizar la razón de ser de cada empleo y determinar para ellos, sus funciones, responsabilidades y requisitos de educación, capacitación y experiencia laboral”.

“Servir de insumo para la selección de personal en la entidad, específicamente en la elaboración de convocatorias para concursos y en los procesos de reclutamiento en general, aprovechar el manual específico de funciones y requisitos para los procesos de inducción y reinducción, entrenamiento en el puesto de trabajo, evaluación del desempeño y en general, lo referente a los programas de necesidades de personal y perfiles profesionales requeridos para atender la misión institucional”.

Este manual tiene la estructura que se describe a continuación:

Se presenta por Áreas y Niveles Jerárquicos: Directivo, Asesor, Profesional, Instructor, Técnico y Asistencial.

Sobre cada Nivel Jerárquico se presenta el propósito principal, se hace la descripción de funciones esenciales, Contribuciones individuales (criterios de desempeño), Conocimientos básicos o esenciales y en la parte final los requisitos para el desempeño, referentes a educación y experiencia.

1.4. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA UTP^[5] Se validó a partir de este trabajo la funcionalidad de la estructura existente para la Universidad Tecnológica de Pereira teniendo en cuenta las diferentes formas de comunicación interna al interior de esta entidad educativa. Los autores del trabajo lograron determinar las ventajas y desventajas del actual modelo con el que venía funcionando la institución.

Se analizaron los modelos de estructuras de otras universidades del contexto latinoamericano como es el caso de Universidad Católica Silva Henríquez en Chile, Escuela de Graduados en Educación de la Universidad Virtual del Sistema Tecnológico de Monterrey, Universidad Nacional Autónoma de México y de la Universidad Nacional de Colombia. El análisis de estas estructuras funcionales amplio el panorama para formular la propuesta de estructura de la UTP.

Se detectaron los principales nodos de comunicación al igual que los nodos secundarios, se comprobó su funcionalidad y efectividad lo que permitió finalmente presentar una propuesta orgánica alterna para el manejo de las comunicaciones internas y externas que gestiona la UTP.

2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

Los niveles de venta de servicios y la base de clientes activos ha decrecido de forma notable en los últimos meses, al igual que las dificultades en la prestación del servicio a los clientes, dado que la empresa como en sus inicios opera con un alto nivel de informalidad, lo que genera quejas y reclamos de los clientes dada la deficiente calidad del servicio que se presta.

La situación se presenta porque no se cuenta con áreas funcionales en las que se tengan claramente definidas las actividades que les corresponden a cada una de ellas, no tiene un organigrama que muestre los cargos y las áreas de trabajo que reflejen los tipos de comunicación que se manejan al igual que los niveles de autoridad y responsabilidad de los cargos, tampoco cuenta con manuales de funciones que reflejen en buena forma los procesos y procedimientos que maneja la empresa, con el argumento que “todos son responsables de todo” lo que hace que algunos empleados se atengan a otros lo que genera ambigüedad en el cumplimiento de los compromisos asumidos por los empleados deteriorando el servicio que esperan los clientes.

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