Equipos de alto rendimiento

Materia: EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO

Docente: GABRIEL LOPEZ GUTIERREZ

Equipo 2

Rosario

L. Patricia Baltazar Rangel

José Alberto Bazán Juárez

Ricardo Flores

FUNCIONES DEL EQUIPO DE Y TRABAJO

A) MANEJO DE REUNIONES

Cómo preparar una reunión: actividades a realizar antes, durante y después de las juntas de trabajo

Antes

• Planificar la reunión (tiempo y lugar)

Invitar a:

• Los que conocen los problemas

• Los que proporcionen soluciones (creativos con iniciativa)

• Los que controlan los recursos

• Los tomadores de decisiones

• Tomar decisiones de negocio no de política, considerando el impacto humano y económico.

• Con agenda definida definimos tiempos de los temas

• Entregarla con tiempo.

• Enviar el tiempo aproximado de exposición por tema a los participantes

• Confirmar a los asistentes.

Durante

• Entrar sin distractores

• Lograr acuerdos de manera concreta.

• Seguir la agenda y utilizar símbolos o acrónimos ejemplo:

• Acciones o tareas

• datos importantes

• Recordatorio

• Asignar a (una tarea para otra persona)

• Referencia o investigar

• Temas claro y puntual

• Tiempo definido para cada tema respetarlo

• Observar a los participantes.

• Separar a los equipos conflictivos.

• Llevar propuestas variadas para resolver los problemas de inmediato.

Después

• La minuta, debe ser concreta, clara oportuna.

• Repasar los puntos de la agenda así como las soluciones propuestas y los involucrados la firmen de conformidad, con las fechas establecidas por todos los participantes.

• Entregarle a los involucrados en la junta copia de los temas tratados y firmen de compromiso en resolver los puntos tratados.

• O enviarla por correo y envíen de regreso de recibida para su seguimiento. Y de esa manera ya se forma un compromiso.

Susan HeathField expresa en su artículo titulado “Effective Meetings produce results: Tips for meeting management” que debemos incluir los siguientes items para tener un plan de acción efectivo:

• El punto de acción específico

• El nombre de la persona a quién se le asignó el punto de acción

• La fecha en que se completará.

Ventajas y desventajas de las reuniones de trabajo

Desventajas

1. No llegar a tiempo los adecuados y los adecuados

2. Juntas largas / lugares inapropiados

3. Duración tiempos.

4. Distractores

5. Sin agenda, no hay orden

6. Talento no enfocado

7. Sin objetivo en común

8. Juntas son tiempo de inacción.

Ventajas

1. Mejorar el ambiente laboral.

2. Llegar a mejores resultados.

3. Formación de equipos realmente productivos.

4. Llegar a la meta establecida propuesta por el líder.

5. Explotación de talentos.

6. La empresa funciona de manera correcta.

Cierre de la reunión

1. Cierre y documentación Siempre debemos dejar constancia de: Fecha de la reunión Asistentes temas tratados, acuerdos tomados Temas pendientes fecha de la próxima reunión

2. Seguimiento Los acuerdos deben llevarse a la práctica El responsable debe comprobar el inicio, momento y finalización de las tareas para lo consecución de los resultados acordados Una reunión sin resultados no sirve para nada.

3. Termine una reunión programada regularmente cuando el propósito para realizarla ya no exista.

Beneficios de la solución de problemas en grupo

• Mayor conocimiento e información:

Sin importar cuánto conocimiento aporta una persona al proceso, la información total procesada por todos los miembros será necesariamente mayor.

• Más métodos de abordar un problema:

Cuántos más métodos para resolver un problema se considere, mayores probabilidades habrá de encontrar la solución de un problema. Sin duda, un grupo de personas generará muchos más métodos que una sola.

• Mejor aceptación para soluciones:

Una decisión no será eficaz si los que la ponen en práctica no aceptan la decisión a cumplir. Cuando la gente participa en la solución de un problema, considera "suya" la solución y se compromete para que la aplicación sea exitosa.

• Mejor comprensión de la decisión:

A menudo la no realización de las decisiones en forma eficaz, se debe a una comunicación deficiente entre quien la toma y quien la realiza. Cuando quienes deben ponerla en práctica han participado en el proceso de la toma de decisiones, se reduce la posibilidad de una falla en la comunicación.

• Aumenta la calidad del trabajo al tomarse las decisiones por consenso.

• Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.

• Se reducen los tiempos en las investigaciones al aportar y discutir en grupo las soluciones.

• Disminuyen los gastos institucionales.

• Existe un mayor conocimiento e información.

• Surgen nuevas formas de abordar un problema.

• Se comprenden mejor las decisiones.

• Son más diversos los puntos de vista.

• Hay una mayor aceptación de las soluciones.

Desventajas de la Solución de Problemas en Grupo:

• Decisiones prematuras:

Con frecuencia, la primera solución del grupo y la que tiene bastante apoyo, es la que se adopta, aún cuando esto se deba más a una presentación convincente que a una cualidad objetiva. Conformismo o "pensamiento de grupo" pueden afectar la calidad de las soluciones que surgen en un grupo.

• Dominio Individual:

Un líder puede dominar la discusión de un grupo e influir profundamente en el resultado, aún cuando su capacidad para resolver problemas sea limitada. El dominio, sin importar su procedencia, puede poner freno a los miembros del grupo más capaces de resolver problemas.

• Otras formas contrarias:

Cuando el grupo propone soluciones a un problema, los miembros pueden considerar y defender su solución desde el punto de vista "ganar o perder", en lugar de juzgar objetivamente la pertinencia de cada alternativa.

• Soluciones Preconcebidas:

Algunos miembros pueden tener una solución preconcebida en particular. En vez de buscar con mente abierta la mejor decisión posible, defenderán con firmeza su propuesta sin tener en cuenta las otras. Una vez tomada la decisión, lo grupos tienden a aumentar su compromiso con ella, aún cuando se presente evidencia de que la decisión fue ineficaz.

Proceso de Toma de Decisiones

1. Diagnóstico del problema: Es la determinación del área problema; es decir, detectar la desviación entre lo que se había planeado y lo realizado; es el punto de partida y de él dependen los pasos siguientes.

2. Investigación u obtención de información: Es la recopilación de toda la información necesaria para la adecuada toma de decisión; sin dicha información, el área de riesgo aumenta, porque la probabilidad de equivocarnos es mayor debido al desconocimiento de los elementos esenciales.

3. Desarrollo de alternativas: La solución de problemas puede lograrse por varios caminos; o alternativas de solución; algunos autores consideran que este paso del proceso es la etapa de formulación de hipótesis; porque una alternativa de solución no es científica si se basa en la incertidumbre.

4. Experimentación: El administrador deberá acercarse al ideal científico y poner a prueba sus decisiones cada vez que pueda, sobre todo cuando éstas involucran un cambio profundo en la operación. En muchos casos se recomienda experimentar con solo algunos grupos de la organización para no comprometer a la totalidad.

5. Análisis de restricciones: Muchas veces las restricciones son tantas que paralizan a quienes tienen que tomar las decisiones; el administrador tiene que tener pues una mente despierta y creativa; siempre tendrá que esforzarse por encontrar soluciones congruentes con la realidad.

6. Evaluación de alternativas: Consiste en evaluar y ver cuál de las alternativas en la mejor; consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco específico de la organización.

7. Toma de decisiones: Una vez que se han evaluado las alternativas el administrador se encuentra en el punto en que puede decidir.

8.-Formulación del plan: Según el problema que se presente, se debe elaborar el plan correspondiente. Puede ser una simple orden, una política, un procedimiento o un programa complejo, incluso una estrategia global.

9.-Ejecución y Control: Este paso es el de la acción, en donde se debe garantizar que el plan se lleve a cabo a tiempo, aplicando los controles adecuados para asegurar que este dentro de los límites deseados.

Figura 1A. Ciclo de Toma de decisiones.

B) DETECCION Y DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

En un ambiente de calidad, la identificación y resolución de problemas debe ser la práctica habitual en el trabajo diario, es el equipo de trabajo quien es el generador de ideas para poder resolver el problema, pues son ellos quienes conocen la esencia de la situación a resolver

...