GUIA ADMINISTRATIVA PARA REDACTAR DOCUMENTOS

COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA

DISTRITO ESCOLAR 16-01-04

COBÁN, ALTA VERAPAZ

GUÍA PARA LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE HUMANIDADES

SECCIÓN, COBÁN, A.V.

DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA

GUATEMALA, MAYO DE 2013 

COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA

DISTRITO ESCOLAR 16-01-04

COBÁN, ALTA VERAPAZ

GUÍA PARA LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE HUMANIDADES

SECCIÓN, COBÁN, A.V.

DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA

GUATEMALA, MAYO DE 2013

INDICE

Introducción…………………………………………………………………....................i

Objetivos Generales…………………………………………………………………..…ii

Objetivos Específicos………………………………………………………………..…..ii

Fundamentación Legal…………………………………………………………….........1

Fundamentación Teórica…………………………………………………………......…5

Etapa de la administración educativa………………………………………..………...6

Capítulo I Correspondencia Oficial……………………………………………..….......8

Actas………………………………………………………………………………..….......9

Certificación de Actas…………………………………………….……………….….…15

Circulares…………………………………………………………………………….…...19

Conocimientos……………………………………………………………………..….…21

Memorándum……………………………………………………………………….……23

Oficio………………………………………………………………………………….…...25

Resoluciones……………………………………………………………………….….…27

Solicitudes…………………………………………………………………………….….29

Capítulo II Cuadros de movimiento de personal y

Hojas de servicio ………………………………………………………………………..33

Cuadros de movimiento de personal………………………………………………….34

Hojas de servicio……………………………………………………………………..….37

Capítulo III Libros Administrativos, de Registros y Controles en los Establecimientos Educativos……………………………………….………………..…43

Libro de Actas……………………………………………………………………….……44

Libro de asistencia del alumnado…………………………………………………..….44

Libro de asistencia de personal…………………………………………………….…..44

Libro de Caja (finanzas)……………………………………………………………..….44

Libro de Conocimientos…………………………………………………………………45

Libro de Inscripciones………………………………………………………………...…45

Libro de Inventario……………………………………………………………………… 46

Libro de Inventario Auxiliar………………………………………………….………..…47

Capítulo IV Reposición de Diplomas y Razonamientos……..…………………..…..48

Lineamientos para reposición de diplomas…………………………………..……….49

Razonamiento de diplomas……………………………………………………………..49

Capítulo V Controles de Asistencia del personal Docente…………………….……51

Reportes de asistencia de personal…………………………………………..……….52

Permisos………………………………………………………………………………….53

Capítulo VI Trámite de autorización para Excursiones………………………..…….54

Trámite para realizar excursiones………………………………………………….…..55

Recomendaciones……………………………………………………………………….57

Bibliografía……………………………………………………………………………..…58

INTRODUCCIÓN

Partiendo de la necesidad de disponer de una Guía para la redacción de documentos administrativos que oriente la labor de todo director y directora de los centros educativos del distrito escolar 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz, se elaboró el presente documento con la finalidad de orientar y fortalecer el proceso administrativo entre Coordinación Técnica Administrativa y Establecimientos Educativos.

La estructura de la presente guía tiene la finalidad de orientar las diversas gestiones y trámites que todo director realiza dentro del establecimiento educativo como ante la supervisión Educativa, presentación por medio de seis capítulos en los cuales se contempla la descripción del documento, su aplicación y un ejemplo.

Este documento reúne características particulares basadas en las necesidades que fueron observadas durante su estudio y que pretenden contribuir al mejor desempeño de la labor administrativa de todo director o directora del distrito escolar 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.

OBJETIVO GENERAL

 Disponer de una Guía para la redacción de documentos administrativos que oriente la labor administrativa de los directores de centros escolares del distrito escolar 16-01-04 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Describir documentos administrativos, su aplicación y un ejemplo que facilite el quehacer administrativo de cada director o directora de los establecimientos educativos del distrito escolar 16-01-04, del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.

 Clasificar los documentos administrativos de acuerdo a las características específicas de los mismos.

1. FUNDAMENTACION LEGAL

1.1 Acuerdo Presidencial No. 339

Fecha: 07 de diciembre de 1968

(Modificado por Acuerdo Gubernativo No. 968-2000 de fecha 30-12-99)

Reglamento de Recaudaciones de fondos en los establecimientos educativos oficiales de la República

1.1.2 Artículo 4°. Los Libros de caja y auxiliares que sean necesarios, así como talonarios de recibos del comité de Finanzas, deberán ser autorizados y sellados por las Direcciones Departamentales de Educación.

1.2 Acuerdo Gubernativo No. M. de E. 3-70

De los fondos Documentales de los Archivos Escolares Capítulo III

1.2.1 Artículo 8 Inciso p) Libros de actas, inscripción, Inventario, movimiento de personal, conocimientos, asistencia de maestros.

1.3 Constitución Política de la República de Guatemala.

1.3.1 Artículo 81. Títulos y Diplomas. Los títulos y diplomas cuya expedición correspondan al Estado, tienen plena validez legal. Los derechos adquiridos por el ejercicio de las profesiones acreditadas por dichos títulos, deben ser respetados y no podrán emitirse disposiciones de cualquier clase que los limiten o restrinjan.

1.4 Decreto Legislativo No. 12-91. Ley de Educación Nacional.

1.4.1 Artículo 77. Diploma y Títulos. El ministerio de Educación por medio de las Direcciones Regionales, extenderá los diplomas y títulos que acreditan la validez de los estudios en los niveles y modalidades de su competencia.

1.5 Acuerdo Gubernativo No. 670-97

Reglamento para la extensión de los Títulos o diplomas por lo que el Ministerio de Educación acredita la validez de los estudios realizados en los centros educativos del sistema educativo Nacional.

Según el acuerdo ministerial el presente reglamento regula todo lo relacionado con el procedimiento de emisión de títulos y diplomas que extiende el Ministerio de Educación y que acreditan la validez de los estudios realizados después de haberse satisfecho los planes y programas de estudios autorizados.

No existe un artículo específico para fundamentar las reposiciones de Titulo pero en la Constitución de la República de Guatemala está bien claro que son derechos adquiridos del estudiante, deben ser respetados y no negarles el titulo de diploma que están solicitando.

1.5.1 Articulo 7 Archivo de Información: Los respectivos Directores Regionales de Educación son los son los depositarios de la información que los

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