LECCIONES APRENDIDAS

Buenas tardes profesor y compañeros de trabajo, en esta semana tenemos como pregunta detonante

¿Cuál es la importancia de documentar las Lecciones Aprendidas y qué debemos de plasmar en este documento? (sé específico).

Antes de adentrarnos al tema es necesario definir el término Lecciones aprendidas:

Lección se define como:

“Cualquier acontecimiento, ejemplo o acción ajena que, de palabra o con el ejemplo, nos enseña algo” www.wordreference.com

Aprendida se define como:

“Adquirir el conocimiento de alguna cosa” mientras que en www.rae.es la definición es: “Adquirir el conocimiento de algo por medio del estudio o de la experiencia.” www.wordreference.com

Por tanto podemos decir que lección aprendida es la educación que se adquiere por una experiencia.

Sin embargo el PMI (Project Management Institute) define una lección aprendida como “Lo que se aprende en el proceso de realización del proyecto”

No solo se trata de evitar repetir los mismos errores sino de revisar los hechos, las causas que los generaron, las consecuencias que produjeron y principalmente establecer los mecanismos para lograr capitalizar ese conocimiento en beneficio de todos las enseñanzas que aportaron. De ahí la importancia de documentar este tipo de situaciones, además de que es importante que en las actividades que se realizan, en los procesos que se llevan a cabo en las organizaciones y la misma vida personal se pueda aplicar el conocimiento adquirido para optimizar la forma de proceder.

Si bien Los siguientes son aspectos importantes a tener en cuenta a la hora de documentar dichas situaciones:

• Nombre del Proyecto, Proceso y/o Actividad

• Fecha (puede incluir la hora)

• Nombre y Descripción del evento

• Actores (nombre y cargo)

• Causa del Evento

• Solución dada al Evento

• Lección Aprendida (lo que realmente se debió hacer)

• Relación de Anexos

• Observaciones-Notas

Cabe mencionar que es importante tener en cuenta el área para la cual se desea implementar esta información, determinar el objetivo principal por el cual se va a crear, llevar a cabo un proceso de sensibilización en toda la organización y determinar los componentes de la información que va a conforman esta base de conocimiento.

En el libro “Bringing the PMBOK Guide to Life: A Companion for the Practicing Project Manager” de los autores Saladis, Frank P. Kerzner y Harold Saladis, se destaca que documentar las lecciones aprendidas puede salvar al equipo de proyecto y a la organización de una cantidad considerable de tiempo y de inversión en dinero en proyectos futuros.

Los principales beneficios de documentar las lecciones aprendidas en forma organizada y con el apoyo de herramientas de bases de datos son:

• Optimización de recursos.

• Evitar sobrecostos.

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