Manejo Oportuno Y Correcto Para Tomas De Decisiones

Introducción

El desconocimiento de información fundamental de algunas áreas de la organización la vuelve cada vez más vulnerable ante la inmensa ola de factores internos y externos. Por tal motivo se reconoce como prioridad la realización de esfuerzos para adquirir nuevos conocimientos, que se darán a través de la obtención de información.

Esta información que se obtiene desgraciadamente viene en grandes cantidades, sin forma, poco clara y precisa, es decir, es información difusa a la cual se le tiene que dar forma, coherencia, se tiene que verificar su autenticidad, etc. con el propósito de servir de apoyo fundamental en la toma de decisiones.

En el presente trabajo se abordara la forma de manejar esta información para que resulte benéfica para la organización, ahorrando mucho tiempo y esfuerzo, pero sobre todo para una correcta toma de decisiones.

Definición

Información:

“La información es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un cierto fenómeno o entidad. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su uso racional es la base del conocimiento”.

Difusa:

Que es poco clara, exacta o concreta.

Información difusa: es el conjunto organizado de datos que constituye un mensaje sobre un cierto fenómeno o entidad pero que tiene la característica de ser poco clara, exacta o concreta.

Para la mayoría de las organizaciones la información constituye un elemento que no se podría obviar ni improvisar. En la actualidad el correcto manejo de la información permite afrontar con muchísimas más probabilidades de éxito el futuro y la competencia empresarial.

El proceso para llegar al punto en donde la información de la que dispone la empresa sea lo suficientemente confiable para la toma de decisiones es muy complejo y se puede llevar a cabo con la ayuda de los siguientes elementos:

Proceso del manejo de la información difusa

El proceso tiene que abarcar toda la organización y es punto clave el que se implemente desde la alta dirección de la empresa, quien es la encargada de plantear las necesidades de información de la organización desde el punto de vista estratégico.

Necesidad de información

Es aquí donde nace la inquietud por el conocimiento sobre:

- Entorno interno y externo de la empresa:

Reconocer las situaciones ambientales, socioculturales, la posición que tiene la competencia, planes de mercadotecnia, situaciones laborales, economía nacional, local, etc.

- Intereses y objetivos organizacionales

Intereses, necesidades, inquietudes o carencias de la propia organización para así lograr establecer objetivos y metas organizacionales.

- Clientes y/o usuarios

Principalmente para tener el conocimiento de las necesidades que la organización pretende satisfacer

- Sistemas de producción y/u operación

Son los sistemas en los que se centra la capacidad y éxito de la empresa ya que estos sistemas son los que se encargan de proveer de productos a los clientes, por lo que la información que se refiere a los sistemas es muy importante ya que se debe de contar con el ideal para el tipo de necesidades a satisfacer.

- Tecnología

La información sobre la tecnología debe estar al día y a la vanguardia ya que se pueden ahorrar costos de producción y pueden hacer mas eficiente la atención al cliente.

Búsqueda de información

Para la búsqueda de la información se debe de tener muy en claro cuáles son las necesidades de información, es aconsejable elaborar un cronograma de actividades que contenga:

- Las tareas para alcanzar los objetivos organizacionales.

- Ordenar las actividades con orden lógico de acción.

- Determinar los medios y recursos a utilizar.

- Determinar el tiempo de ejecución.

Es necesario reconocer las instituciones que manejan el tipo de información que nos interesa como por ejemplo:

INEGI: Instituto Nacional de Estadística y Geografía

IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información

INFOMEX: información pública del Gobierno Federal.

INFONAVIT: instituto de Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores

Se deben definir estrategias, armar mapas de prioridades y tácticas de búsqueda para no trabajar de más y ahorrar tiempo, además es aconsejable reconocer algunas de las características de los motores de búsqueda en internet para agilizar aun más la búsqueda de la información.

Obtención de todo tipo de información (información difusa).

Durante el proceso donde surge la necesidad de información y posteriormente se busca obtenerla, es muy común que el resultado es una gran cantidad de información, sin clasificar, desorganizada, inestable, con la impresión que carece de fondo y forma.

Para determinar si la información obtenida es difusa se deben plantear los siguientes cuestionamientos:

¿Es adecuada a las necesidades del negocio o empresa?

¿Es lo suficientemente accesible para aquellos miembros de la organización que la necesitan tomando en cuenta el momento y lugar adecuado?

¿Es precisa y completa?

¿Es segura refiriéndose a accesibilidad, integridad y confiabilidad?

¿Presenta o no duplicidades?

Uso de herramientas para localizar y obtener información clara y precisa

Para hacer frente a tanta información, y a tal desorganización, es aconsejable implementar algunas herramientas que harán de ese gran “cuasimodo” una importante fuente de información.

- Identificar las palabras clave

- Conocer y aplicar técnicas de lectura

...