Organizacion y metodo. PREGUNTAS DE ANALISIS DEL CAP. 4

                                                                                                                                                 8/9/2015

ORGANIZACION Y METODOS                        

SAÚL RODRÍGUEZ

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Sección: 06

PREGUNTAS DE ANALISIS DEL CAP. 4._

1. Indique cuáles son los fines que perseguirá un departamento de sistema y procedimientos.

Los fines que perseguirá un departamento de sistemas y procedimientos serán asesorar la dirección superior, desarrollando los siguientes aspectos:

-Elaboración de programas que marquen directrices para coordinar las actividades a realizar.

-Evaluación de los planes de acción relativos a la ejecución del trabajo para determinar su efectividad.

-Control del flujo de formas, informes, para determinar si son eficaces, oportunos y complejos.

-Buscar y establecer en forma constante nuevos métodos de información para apoyar la toma de decisiones.

-Ayudar a obtener métodos eficientes para simplificar y medir el trabajo.

-Activación de estudios especializados, cuando así lo requiera el volumen y el complejo de operaciones para proporcionar soluciones y recomendaciones. 

1. Explique cuál es su punto de vista para la ubicación interna del departamento de sistemas y procedimientos.

Desde mi punto de vista, el departamento de sistemas y procedimientos debería estar ubicado al lado de la dirección general, ya que, este departamento fue creado para diseñar la estructura de la organización, y medir el grado de eficiencia de la misma. Una vez ubicado en lo más alto de la jerarquía, los demás departamentos se verán obligados a trabajar bajo su asesoramiento.

1. Enumere cuáles son las funciones que debe desempeñar un departamento de sistemas y procedimientos.

El departamento de sistema y procedimientos debe ejecutar las siguientes funciones:

1. Estudiar y analizar permanentemente la organización y el funcionamiento general de la empresa o área de estudio, tratando de:

1. Recabar los datos necesarios que permitan conocer objetivos y políticas de la organización.
2. Analizar la estructura y las funciones de cada una de las unidades administrativas que integran la empresa.
3. Proponer y, en su caso, adaptar los sistemas administrativos y modificaciones que permitan elevar la eficiencia.

1. Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información con el fin de:

1. Recabar datos que permitan evaluar constantemente, la eficacia de los sistemas utilizados.
2. Analizar el flujo de datos y los sistemas para determinar  si cada nivel de la organización recibe la información significativa para la toma de decisiones que les corresponde.
3. Realizar el análisis, diseño y control de formas impresas, procurando su adecuación al funcionamiento de los sistemas establecidos.

1. Estudiar y analizar permanentemente los procedimientos y relaciones de organización en términos del límite en la estandarización del trabajo, la simplificación y la medición de la productividad, para lo cual se necesita:

1. Aplicar sistemas de oficina, enfatizando los flujos de trabajo administrativo y las relaciones de organización establecidas para el proceso de trabajo.
2. Determinar unidades medibles de trabajo, relacionándolas con el número de empleados que se necesitan para la ejecución de cierto volumen de trabajo.

1. Diseñar sistemas más eficientes y comparar las distintas opciones para seleccionar la más indicada; incluyendo el estudio de métodos manuales, mecanizados o electrónicos, con el fin de:

1. Diseñar procedimientos correspondientes a los sistemas nuevos o modificados.
2. En su caso, diseñar y aprobar modelos para la simulación de sistemas con el fin de seleccionar la alternativa más   adecuada.

1. Formular los manuales administrativos que incluyan todos los elementos necesarios para cada sistema aprobado, observando su aplicación y actualización.

1. Revisar la implantación de nuevos métodos, y realizar la revisión periódica, sobre bases comparativas, de la efectividad de los sistemas y procedimientos, para lo cual hay que aplicar programas de valoración, aunque podría considerarse como la fase final del programa de sistemas de oficina, se desarrolla por separado.

1. Represente gráficamente el modelo de estructura orgánica por productos, para una unidad de sistemas y procedimientos.

1. El empleo de consultores en sistemas y procedimientos administrativos es una práctica necesaria, ¿cuándo se utiliza el empleo de estos consultores?

Se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno, o bien cuando se requiera una opinión de carácter independiente.

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