PARTIDA SIMPLE

ESTADOS FINANCIEROS CON DATOS INCOMPLETOS

PARTIDA SIMPLE

Cuando las operaciones no se registren por medio de cargos y abonos de cantidades iguales, el sistema empleado se denomina de partida simple. El sistema de partida simple que se adopte puede variar desde la narración de las operaciones anotadas en un solo libro diario, a un juego relativamente completo de diarios, y un libro mayor que contenga cuentas de todas las partidas importantes. La diferencia en los planes adoptados depende de las necesidades de la organización.

APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD POR PARTIDA SIMPLE

Puede suceder que en cierto número de pequeños negocios especialmente cuando pertenecen a un solo propietario, organismos no lucrativos y personas que estén actuando como fiduciarias; se encuentre que no lleven contabilidad por partida doble, porque el volumen de sus actividades no permite el empleo continuo de los servicios de un contador. Sin embargo el contador se encuentra frecuentemente al ser solicitados sus servicios para que prepare estados financieros, para examinar libros y registros y para redactar declaraciones oficiales de impuestos. Los sistemas de partida simple se emplean, a causa de sencillez y economía.

REGISTROS EN LA CONTABILIDAD POR PARTIDA SIMPLE

Un sistema característico consistirá en:

1. Diario general

2. Un libro de caja

3. Cuentas de mayor con saldos deudores y acreedores.

La forma más sencilla es en un libro diario en que se explican las transacciones por orden cronológico y no se llevan cuentas. Pueden llevarse cuentas de deudores, de acreedores y del propietario, así como de otras partidas importantes, tales como ventas, compras, y gastos.

SUELEN ADOPTAR LA SIGUIENTE FORMA:

Se lleva un libro de caja que recoge todas las transacciones que afectan a la caja y en vez de indicar las cuentas que deben cargarse o abonarse como resultado de las entradas y salidas de caja, se ofrece una descripción de la operación efectuada. Las operaciones que no aparecen en caja se registran en un libro diario en forma explicativa. Cuando se afecta la cuenta de un deudor, de un acreedor o del propietario, se advierte que hay que hacer el pase anotado Debe o Haber antes de la cantidad. No aparecen cargos o abonos que se compensen ya que las cuentas del mayor se llevan solamente para clientes, acreedores y propietario.

INCONVENIENTES DE LA CONTABILIDAD POR PARTIDA SIMPLE:

1. Debido a la falta del registro de operaciones en términos de cargos y abonos, no es posible preparar un balance de comprobación que ofrezca una prueba de exactitud matemática.

2. A la falta de cuentas para la mayoría de las partidas de activo y pasivo, la preparación del balance tomando como base diversas fuentes y anotaciones puede dar por resultado que se incurra en omisiones o errores.

3. Careciendo de cuentas nominales, es necesario el análisis detallado de las operaciones para obtener los datos relativos a éstas. Los errores en el activo y en el pasivo, especialmente la omisión de registrar los bienes de activo con sus saldos debidamente depreciados o amortizados, afectan a los ingresos y a los gastos y pueden dar por resultado la presentación errónea de las ganancias o pérdidas.

4. Se carece de un sistema centralizado y coordinado sujeto a verificación interna, que pueda ser revisado convenientemente por parte de interventores privados o del gobierno.

CAMBIO DE PARTIDA SIMPLE A PARTIDA DOBLE

Este cambio puede efectuarse practicando primero un balance en la fecha del cambio, balance que se usara como base para un asiento de diario compuesto, con cargos a todas las cuentas de activos, abonos a las reservas de activo y a las cuentas de pasivo, y abonos a los elementos del capital. Si se van a agregar nuevas cuentas a un libro mayor que ya esté en uso, se marcan los folios junto a los saldos que aparecen ya en el mayor, y se abren las cuentas y se registran los saldos de las partidas que no estén marcadas en esa forma. Si se van a usar nuevos libros, se abren cuentas y se registran los saldos de todas las partidas enumeradas en el asiento de apertura.

PREPARACIÓN DEL BALANCE GENERAL

Como en el libro mayor no se encuentran generalmente partidas de activo y pasivo que no sean créditos y adeudos, es necesario acudir a otras fuentes para determinar las restantes partidas del balance.

- La caja se hace figurar de acuerdo con el saldo que aparece en el libro de caja, después que esta cifra se ha ajustado de acuerdo con los totales del efectivo en existencia y del depositado en el banco.

- Las cantidades de créditos y adeudos se resumen tomándolas de las cuentas que se llevan a deudores y acreedores.

- Los saldos de mercancías y suministros se averiguan practicando inventarios físicos.

- Para determinar el valor en libros de las partidas de activo sujetas a depreciación se examinan estados anteriores, registros de caja y otros documentos.

- Otras partidas de activo y de pasivo incluyendo las acumuladas y las diferidas, se determinan mediante una revisión de los registros, incluyendo facturas, documentos y otras fuentes disponibles que ofrezcan pruebas o informes concernientes a las operaciones pasadas, presentes y futuras.

- El capital, en la contabilidad por partida doble, representa un saldo al que se llega combinando el capital inicial, las aportaciones adicionales y los retiros, así como los saldos de las cuentas de ingresos y gastos; pero en la contabilidad por partida simple es sencillamente un residuo, o sea el total de los valores asignados al activo menos el total de las partidas del pasivo.

DETERMINACIÓN DE LA GANANCIA O PÉRDIDA SEGÚN LOS BALANCES COMPARATIVOS

A falta de cuentas de ingresos y gastos, la ganancia o la pérdida habida en un ejercicio puede determinarse averiguando la diferencia entre el capital inicial y el final y ajustando esta diferencia según las aportaciones o retiros que haya hecho el propietario durante el período. Los saldos inicial y final de capital se toman de las hojas de balance redactadas al final del período anterior y al final del actual. Las aportaciones y los retiros se toman de la cuenta de capital y de la cuenta personal que se llevan en el mayor o a falta de éstas, del libro de caja y de otros registros de memorándum.

PREPARACIÓN DEL ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Se puede preparar un estado detallado de pérdidas y ganancias:

1. Anotando de nuevo las transacciones den forma de partida doble

2. Analizando las entradas y salidas de caja junto con los cambios habidos en el activo y el pasivo.

Los aumentos en caja tienen que clasificarse como:

1. Productos de ventas al contado

2. Percepción de ingresos por otros conceptos

3. Cobranzas a cuenta

4. Producto de la venta de bienes aparte de las mercancías

5. Cantidades tomadas en préstamo

6. Aportaciones de los dueños

Los desembolsos en caja se clasifican en:

1. Pagos al contado de mercancías compradas

2. Pago de otros gastos

3. Pagos a cuenta

4. Pagos por cuenta de bienes distintos de las mercancías

5. Pagos de préstamos

6. Extracciones de los propietarios.

Esta información junto con los datos del balance, se utiliza en la preparación del estado de pérdidas y ganancias.

Los saldos de ingresos y gastos se calculan así:

Ventas: la cifra que se presenta como importe de las ventas, consiste en la suma de las ventas al contado y de las ventas a crédito. Las ventas se calculan según el análisis de entradas de caja y los datos de los balances comparativos.

Costo de mercancías vendidas: el inventario que aparece en el balance publicado al final del período de contabilidad anterior, se hace figurar en el estado de pérdidas y ganancias como inventario inicial.

Compras: consisten en compras al contado y compras al crédito. Las compras se calculan basándose en el análisis de salidas de caja y en los datos del balance comparativo.

Inventario final: se hace figurar en el estado de pérdidas y ganancias de acuerdo con la cifra presentada en el balance practicado al cierre del ejercicio corriente.

Partidas de gasto: se computa según el análisis de los desembolsos de caja y de los datos del balance comparativo.

Partidas de ingreso: se calcula según el análisis de entradas de caja y los datos del balance comparativo.

Partidas de pérdidas y ganancias que requieren análisis especial: tales como cuentas incobrables, descuentos sobre ventas y descuentos sobre compras, requiere datos especiales además de la información que ofrecen los registros de caja y los balances comparativos.

Depreciaciones de los equipos durante el período: se calcula agregando al saldo inicial de la cuenta de equipos el costo de las adiciones que se hayan hecho a los equipos durante el período y deduciendo de esta suma el saldo final de la cuenta de equipos y el importe de cualquier objeto que se haya retirado durante el período.

Los sueldos de ventas el período: se calculan agregando a los pagos en efectivo por concepto de sueldos de ventas el importe de los sueldos acumulados al final del período y deduciendo de esta suma el importe de los sueldos acumulados al principio del período de contabilidad.

Las primas de seguros pagadas durante el período: se calculan agregando a los pagos hechos en efectivo por concepto de primas de seguros el importe de las primas de seguros vigentes al principio del

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