Sistema Numerico De Archivo

Sistema Numerico

Es un conjunto de números y combinaciones numericas de las cuales nos valemos para asignar una codificación a los expedientes que tomemos en conservar ordenadamente en un archivo.

El sistema númerico puede usarse ventajosamente en las circunstancias siguientes:

1. En Negocios

Donde los papeles o documentos se agrupan alrededor de casos de determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencias extensivas y permanentes.

2. En Operaciones

Donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que se relaciona como nombre de personas.

3. Las compañias de seguros

Usa los números de las pólizas en vez de los nombres de las aseguradoras.

NUMERICO DIRECTO

El número es parte del documento en si mismo y puede ser:

Natural: sigue el orden natural de los números como: facturas, cheques, recibos, etc.

Por fechas Naturales: como las facturas archivadas por fecha de pago, los contratos por fecha de finalización etc.

Cada documento va numerado y se ordena en funcion de ese número, dentro del orden natural se encuentran los archivos.

Cronologico: se ordena por fecha (dia, mes, año) El archivo tiene una vigencia corta (puede ser de una año) este archivo en informatica equivale a las copias de seguridad y su uso es el mismo, siempre y cuando se hagan con frecuencia, por ejemplo: cada semana.

De Asuntos Pendientes: es el archivo en el cual guardamos los asuntos pendientes de resolución.

Terminal: se usa para gran volumen de documentos qeu ya vienen numerados.

Para ordenar hay que tener en cuenta:

Número Primario: son las dos ultimas cifras.

Número Segundario: las dos cifras anteriores.

Número Terminal: cifras restantes.

EJEMPLO:

16200

No. Terminal No. Segundario No.Primario

1 62 00

NÚMERICO INDIRECTO O CODIFICADO

Establecido por el responsable del archivo, su ventaja es de que es solamente un número y no un encabezamiento largo de nombre o tema, se registra en el documento.

Pero el responsable del archivo debe consultar en un indice auxiliar alfabético para determinar el número de codigo del documento.

NÚMERICO DUPLEX

Es el sistema númerico más practico y se suele llegar al NUMERICO DUPLEX partiendo de un Alfabetico, usa número, un punto y un segundo número.

1. Ministerio de Finanzas Públicas

1.1 Nivel de A sesoria y Planeamiento

1.1.1 Asesoria Especifica

1.1.2 Asesoria Juridica

1.2 Area de Administración Financiera

1.2.1 Dirección tecnica del presupuesto

1.2.2 Dirección tecnica de contabilidad el Estado

1.2.3 Tesoreria Nacional

1.2.4 Dirección de credito público

1.2.5 Dirección de analisis y estudios económicos y fiscales

“Organización del archivo númerico Indirecto de Correspondencia”

Este consta de:

Indice númerico Principal

Contiene:

1. Guias Primarias, secundarias y especiales.

2. Carpetas individuales con encabezamiento númerico.

Cada carpeta contiene documentos de un solo asunto, cliente, etc. Ordenado cronologicamente, con el documento más reciente delante.

Cada vez que se establece un nuevo cliente o asunto, a la nueva carpeta se le asigna un número. Los números y nombres se registran en el indice del archivo.

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