Vigilancia y control para la afiliación, promoción y prevención en riesgos profesionales

CIRCULAR 001 DE 2003.

(Junio 17)

Vigilancia y control para la afiliación, promoción y prevención en riesgos profesionales.

De: Dirección General de Riesgos Profesionales.

Para: Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales y Empresas del Sector Público y Privado.

Asunto: Vigilancia y control para la afiliación, promoción y prevención en riesgos profesionales.

Fecha: 17 de junio de 2003.

La Dirección General de Riesgos Profesionales del Ministerio de la Protección Social, en uso de sus facultades legales y conforme a lo dispuesto en los artículos 56, 57, 58, 59, 60, 62, 84 y 91 del Decreto Ley 1295 de 1994; artículos 4° del Decreto 1530 de 1996 y 25 del Decreto 205 de 2003, con el objeto de velar por el buen funcionamiento y desarrollo del Sistema General de Riesgos Profesionales, teniendo en cuenta:

Que los empleadores están obligados a procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y de los ambientes de trabajo y son los responsables directos de la salud ocupacional, debiendo suministrar y acondicionar locales y equipos de trabajo que garanticen la seguridad y salud de los trabajadores, adoptando las medidas de higiene y seguridad indispensables para la protección de la vida, la salud y la moralidad de los trabajadores a su servicio.

Que en tal sentido, el empleador es responsable del control de los diferentes factores de riesgo, de la compra de herramientas y elementos de protección personal y de garantizar las condiciones de trabajo y salud de sus trabajadores.

Que las Administradoras de Riesgos Profesionales son entidades asesoras y consultoras de los empleadores y trabajadores conforme a lo establecido en los artículos 19, 35 y 80 del Decreto-ley 1295 de 1994. Por lo tanto, su actividad en salud ocupacional, higiene y seguridad industrial en control del riesgo, llega hasta el diseño de sistemas de control de los factores de riesgos, creando, implementando y desarrollando sistemas de vigilancia epidemiológica, incluso diseñando maquinaria, herramientas y equipos que garanticen la vida y salud de los trabajadores, pero no pueden realizar actividades del control del riesgo que por ley le corresponden al empleador.

Con base en lo anterior, se imparten las siguientes instrucciones determinaciones de obligatorio cumplimiento.

1. Afiliación de pequeñas empresas

Para efectos de darle cumplimiento al artículo 85 del Decreto-ley 1295 de 1994, las entidades Administradoras de Riesgos Profesionales no podrán rechazar, dilatar, dificultar o negar la afiliación de las pequeñas empresas, ni a los trabajadores de estas. Incurrir en estas conductas genera multas sucesivas de hasta mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, según lo establece el citado decreto.

Los empleadores, trabajadores y personas que tengan conocimiento y las pruebas correspondientes sobre el rechazo o no afiliación de los trabajadores de las pequeñas empresas, pueden presentar la queja correspondiente ante las Direcciones Territoriales del Ministerio de la Protección Social, dependencias que deben iniciar la investigación administrativa correspondiente.

2. Afiliación del servicio doméstico

Las Administradoras de Riesgos Profesionales no podrán rechazar la afiliación de empleadores que tengan a su cargo trabajadores del servicio doméstico. Las conductas realizadas por los funcionarios para rechazar, dilatar, dificultar o negar su afiliación, generan multas sucesivas de hasta mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes según el artículo 91 del Decreto-ley 1295 de 1994.

3. Control a la evasión y elusión

a) Evasión en el Sistema General de Riesgos Profesionales: Es la omisión de la obligación legal del empleador de afiliar al trabajador al Sistema General de Riesgos Profesionales que genera a la empresa o empleador una sanción de hasta quinientos (500) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes;

b) Elusión en el Sistema General de Riesgos Profesionales: Es la práctica mediante la cual se cotiza al Sistema General de Riesgos Profesionales, sobre un valor inferior al realmente devengado por el trabajador. Ejemplo: El empleador que cotiza sobre el salario mínimo mensual legal vigente cuando en realidad el trabajador devenga una suma superior. Constituye también elusión, cotizar por la actividad o clase de riesgo que no corresponde, cotizando menos de lo que efectivamente debe cancelar. Estas conductas se sancionan con multa de hasta quinientos (500) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.

Con el objeto de prevenir estas conductas, las Administradoras de Riesgos Profesionales deben realizar campañas y acciones de capacitación entre sus empresas afiliadas y deberán presentar en el mes de julio de cada año, un informe ante la Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y Control del Ministerio de la Protección Social, del desarrollo de las mismas en el que se establezca como mínimo, la relación entre el número total de empresas y trabajadores afiliados y número de empresas y trabajadores capacitados a nivel nacional y departamental.

Cualquier persona interesada o que tenga conocimiento de la evasión y elusión de aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, puede presentar la respectiva queja ante las Direcciones Territoriales a nivel departamental, donde se iniciará la investigación administrativa laboral conforme a los artículos 84 y 91 del Decreto-ley 1295 de 1994.

4. Empresas desafiliadas automáticamente

El no pago de dos o más cotizaciones periódicas (continuas), por parte de los empleadores, ocasiona multa de hasta quinientos (500) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes, las cuales serán impuestas por los Directores Territoriales del Ministerio de la Protección Social y conlleva la desafiliación automática al Sistema General de Riesgos Profesionales, quedando a cargo del empleador y bajo su responsabilidad el pago, reconocimiento y costo de las prestaciones económicas y asistenciales establecidas en el Decreto-ley 1295 de 1994.

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deberán conservar los antecedentes y documentos de las empresas desafiliadas automáticamente.

5. Procedimiento de cobro coactivo

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Decreto 1772 de 1994, las entidades Administradoras de Riesgos Profesionales deben adelantar las acciones de cobro contra los empleadores por las cotizaciones que se encuentren en mora, así como por los intereses de mora que se generen, para lo cual deberán observar el siguiente procedimiento:

1. Adoptar un sistema de cartera que les permita identificar cuándo una empresa o empleador se encuentra en mora, así como las cotizaciones adeudadas y los respectivos intereses.

2. Verificado el atraso en el pago de las cotizaciones, la Administradora de Riesgos Profesionales deberá identificar la empresa o empleador, con nombre exacto, NIT, ciudad, teléfono, dirección y todos los datos que permitan una correcta y plena identificación del nombre y número de trabajadores que quedan sin cobertura del Sistema General de Riesgos Profesionales y el monto de la deuda por las cotizaciones en mora y sus respectivos intereses.

3. Efectuar los requerimientos y cuentas de cobro. El requerimiento se efectuará mediante escrito que deberá contener como mínimo:

a) La advertencia de las consecuencias de la mora en el pago de las cotizaciones:

Esto es, la desafiliación automática que se producirá a partir del segundo mes de mora y la consecuente responsabilidad del empleador de asumir el pago de las prestaciones económicas y asistenciales que se deriven de un accidente de trabajo durante el período de desprotección del trabajador, así como el pago de intereses y de las sanciones pecuniarias a que hubiere lugar por el incumplimiento de sus obligaciones legales;

b) La advertencia de no poderse trasladar de administradora hasta no estar al día en los aportes y pago de intereses;

c) La fecha exacta en la cual la empresa quedará desafiliada automáticamente.

4. Al segundo mes de mora, se deberá realizar un segundo requerimiento al empleador conforme a las previsiones enunciadas en el numeral 4, con la advertencia al empleador que la Administradora de Riesgos Profesionales, está obligada a informar y remitir copia de la documentación del empleador moroso a la Dirección Territorial del Ministerio de le Protección Social, para que esta inicie la investigación administrativa correspondiente.

En todo caso, las Administradoras de Riesgos Profesionales deberán iniciar el proceso de cobro coactivo al segundo mes de mora en el pago de las cotizaciones, según lo dispuesto en los artículos 23 del Decreto-ley 1295 de 1994 y 17 del Decreto 1772 de 1994.

6. Devolución en dinero, bienes y servicios a las empresas

Las Administradoras de Riesgos Profesionales no pueden reemplazar las obligaciones y deberes que en materia de salud ocupacional tienen los empleadores; tampoco pueden devolver o dar tasa o cuota de retorno a los empleadores, ya sea en dinero, bienes o servicios fuera de los objetivos de la salud ocupacional, porque los aportes al Sistema General de Riesgos Profesionales, según el Decreto-ley 1295 de 1994, son dineros públicos y tienen una destinación específica y concreta.

En consecuencia, las Administradoras de Riesgos Profesionales no pueden efectuar reparaciones locativas en las empresas afiliadas, ni darles bienes y servicios, tales como computadores, equipos médicos, salas de enfermería, elementos de señalización, equipos de medición ambiental y televisores, ni suministrarles pasajes para viajes nacionales e internacionales, salvo que estos viajes

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